«Не столько информировать коллег, сколько помогать им в навигации»

В октябре в Высшей школе экономики впервые прошел адаптационный семинар для сотрудников, недавно поступивших на работу в университет. Об итогах семинара и перспективах выстраивания в Вышке системы адаптации сотрудников рассказывает начальник управления академического развития ВШЭ Мария Скворцова.

— Мария Владимировна, как родилась идея адаптационного семинара в Вышке? И в каких случаях проведение подобных семинаров в принципе необходимо организации?

— Вопрос о том, нуждается ли та или иная организация в специально выстроенной системе адаптации новых сотрудников, действительно неоднозначен. Не во всех случаях на построение такой системы стоит тратить ресурсы. Например, специальная адаптация не нужна, если организация очень маленькая, или, может быть, и не маленькая, но не растет — в ней нет мощного притока новых кадров, а на одного новичка приходится достаточное количество «старичков», которые вполне быстро возьмут над ним неформальное шефство.

Но в ряде организаций (и университеты — не исключение) точно есть необходимость в специальных мерах по адаптации новичков. Во-первых, если университет быстро растет, причем за счет появления внешних сотрудников, то есть активно проявляет себя на рынке труда. Во-вторых, когда возникают новые подразделения. Если вдуматься, то, например, появление нового факультета означает, что там все — новое, и подавляющее большинство сотрудников заинтересованы в том, чтобы понимать, по каким правилам им сейчас предстоит играть. Пока факультет не устоялся, пока на нем не сложились присущие только ему специфические правила, жить нужно будет по правилам общеуниверситетским, а с ними многие из новых сотрудников могут быть просто незнакомы.

Даже если новых сотрудников мы приглашаем из числа собственных выпускников, они все равно нуждаются в адаптации. Одно дело, когда они на университетскую жизнь смотрят глазами студента, совсем другое дело — обнаружить себя на месте преподавателя. Тут требуется формирование новой профессиональной идентичности, адаптация к новой роли и новому социальному окружению.

Наконец, еще один нюанс, «заостряющий» потребность в системе адаптации — это удаленность подразделений от центра, принимающего решения. В нашем случае, речь идет не только о филиалах, но и о некоторых факультетах внутри Москвы.

Если хотя бы один из перечисленных факторов работает, организации весьма полезно внедрять систему адаптации. В Вышке, как видите, работают все эти факторы сразу: мы растем; мы растем, активно привлекая внешних людей; у нас есть новые подразделения; мы территориально рассредоточены. Консолидированное влияние этих четырех факторов привело к тому, что количество людей, не вполне представляющих правила игры, может достичь критической величины, что, в свою очередь, может привести к размыванию корпоративной культуры и некоторых базовых ценностей, создающих каркас нашего университета, его специфику.

— Но кажется, что приобщение сотрудников к корпоративной культуре больше свойственно крупным коммерческим предприятиям — банкам и корпорациям. Причем там оно нередко принимает либо внешние формы (скажем, дресс-код), либо развлекательные, например, «корпоративы»…

— Конечно, перед университетом в этом смысле стоят совершенно другие задачи. Нужно учитывать несколько обстоятельств, начиная с высокого уровня образования наших коллег. Это означает, что «разжевывать» очевидные вещи в университете никому не нужно — все являются экспертами в чем-нибудь. Кроме того, все коллеги отличаются, как правило, независимым и критическим мышлением, и сообщать им что-то в режиме перечисления не получится. Нам нужно учиться не столько информировать коллег, сколько помогать им в навигации по имеющимся в Вышке богатым информационным ресурсам. Я бы даже сказала, что информационный «питательный бульон», который предлагается сотрудникам университета, перенасыщен, и нередко человек, пришедший извне, затрудняется расставить приоритеты и понять, что будет для него более значимо, за что с него обязательно спросят. Возникает иллюзия, что ты все знаешь, а это усложняет процесс адаптации.

На адаптационном семинаре для новых сотрудников

— Какое место в системе адаптации сотрудников ВШЭ отводится семинарам, подобным тому, что прошел 19 октября?

— Этот семинар был для нас своего рода пробным шаром, и он не должен стать единичной акцией. Мы планируем, что в дальнейшем адаптационные семинары будут проходить несколько раз в год. Наиболее логично это было бы делать осенью и в начале календарного года — это периоды, когда мы наблюдаем массовый прием на работу новых преподавателей и исследователей.

— Как составлялась программа семинара? Какие проблемы были обозначены в ней как ключевые?

— Составляя программу, мы постарались так расставить акценты, чтобы мимо новичков не прошли какие-то наиболее важные мотивационные сигналы: как и где они могут подать заявку на конкурс, как могут получить гранты или академическую надбавку. Если же говорить об отдельных блоках, составивших программу семинара, то каждый из них нес не столько информационную, сколько ориентационную нагрузку. Мы очень благодарны коллегам и руководителям университета, которые участвовали в проведении семинара и делились своим опытом. Семинар открывали первый проректор Вадим Радаев и проректор Мария Юдкевич. Также у нас выступала директор по финансовой работе Елена Юдина, которая, на мой взгляд, очень полезную информацию о финансовых особенностях контрактов, о структуре заработанной платы донесла в такой форме, которая позволяет над ней поразмыслить и понять, как что считается. На семинаре выступала также исполнительный директор Фонда образовательных инноваций (ФОИ) Оксана Черненко, поскольку ФОИ поддерживает те образовательные инициативы, в которые новичку включиться чуть сложнее, чем адаптированному сотруднику. А мы хотели бы, чтобы человек сразу понимал, что в университете есть структуры, заинтересованные в его инициативе, а не только в выполнении обязательной работы. Чем раньше сотрудник начинает сознавать, что дополнительные действия также находят отклик и поощряются университетом, тем быстрее у него эта активность может проявиться.

— Кто еще из руководителей подразделений Вышки участвовал в семинаре?

— На семинаре выступил директор Центра повышения квалификации Михаил Рожков. С его помощью мы дали коллегам возможность понять, что в Вышке они сами могут интенсивно обучаться и развиваться, а для этого нужно подавать соответствующие заявки. На мой взгляд, очень полезным было выступление Владимира Пислякова, который отвечает за электронные ресурсы библиотеки ВШЭ. Эти ресурсы чрезвычайно богаты, и я не уверена, что коллеги пользуются ими в той мере, в какой это можно было бы делать. На семинар также пришли коллеги из управления персоналом, в частности, Лариса Штроо и Елена Аниськина. Они рассказали о том, как оформляются документы, связанные с кадровым процессом. Это было очень дружелюбное, заинтересованное и, можно сказать, клиенто-ориентированное выступление. Редактор дирекции по порталам Александр Сафонов рассказал о том, как можно наполнять личные страницы сотрудников на портале. Большое количество вопросов, поступивших по поводу личных страниц, показывает, насколько эта тема коллег интересует, ведь они понимают, что личные страницы — это во многом их лицо в университете. Еще одним спикером стала начальник управления академических исследований Ольга Чурикова, которая подробно рассказала об академических надбавках. Ее выступление тоже сопровождалось большим числом вопросов. Получив ответы на них, новые сотрудники могли убедиться, что правила получения надбавок прозрачны и в целом известны заранее.

— Насколько эффективным, на ваш взгляд, оказалось проведение семинара? Планируете ли вы собирать отзывы его участников?

— Ощущение успешности этого мероприятия у нас есть, но чтобы понять, попали ли мы в десятку, мы проведем диагностику. Через месяц после окончания семинара всем его участникам мы разошлем анкету с очень простым вопросом: что из всего услышанного на семинаре они за это время сумели использовать, применить? Как правило, такого рода анкеты достаточно объективно показывают реальную заинтересованность в тех или иных информационных блоках или сообщениях. Мы надеемся, что полученные ответы помогут нам скорректировать программу и сделать ее в следующий раз более приближенной к той реальности, в которой существуют новые сотрудники университета. Кроме того, мы рассчитываем, что чем дальше, тем больше эти семинары будут выходить на режим диалога, причем пролонгированного. Только опираясь на живую обратную связь, мы сможем сделать такие мероприятия действительно эффективными. А если мы докажем их эффективность, то и подразделения ВШЭ будут отправлять своих сотрудников на семинар более осознанно.

Важно понимать, что семинары — это только часть большого процесса адаптации. Мы начали с того, что лежит на поверхности, но по мере приближения к реальному запросу и формированию более точного представления о проблемах, с которыми сталкиваются новички, мы сможем «подтянуть» и другие технологии адаптационной работы. Возможно, это будут формы индивидуального консультирования, возможно, особые формы информационной поддержки; может быть, мы пойдем по пути создания методических материалов.

— Адаптационный семинар ориентирован главным образом на тех, кто работает в Вышке недавно. А могут ли принимать в нем участие «старожилы»?

— Мы не закрываем двери для тех, кто работает в Вышке уже достаточно длительное время. Пожалуйста, приходите, присоединяйтесь. Место и время встреч мы ни от кого скрывать не будем, фейс-контроля у нас нет, в трудовую книжку мы тоже не смотрим. На самом деле, наши семинары позволяют любому сотруднику задать интересующие его вопросы тем коллегам-администраторам, которых они не так уж часто и видят. Так зачем упускать такую возможность?

 

Олег Серегин, Новостная служба портала ВШЭ

Фото Никиты Бензорука