Программа "Научный фонд НИУ ВШЭ"

Положение о конкурсе Программы «Научный фонд НИУ ВШЭ»

на поддержку участия сотрудников, аспирантов, студентов НИУ ВШЭ и  филиалов НИУ ВШЭ в международных научных мероприятиях за рубежом

1.     ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.           Основным приоритетом конкурса, объявляемого Программой «Научный фонд НИУ ВШЭ» (далее по тексту – Фонд) является поддержка академических научных исследований в рамках общих направлений академической деятельности, определяемых ученым советом НИУ ВШЭ.

1.2.   Научное мероприятие (конференция) должно носить академический характер. В программе мероприятия должны быть широко представлены фундаментальные аспекты науки по направлениям, поддерживаемым Фондом.

1.3. Заявки на форумы, круглые столы, методические семинары, студенческие конференции, летние и зимние школы не принимаются.

2.     УЧАСТНИКИ КОНКУРСА

2.1.     В конкурсе могут принять участие:

• преподаватели факультетов НИУ ВШЭ и его филиалов, работающие на полную ставку (в т.ч. при установлении различных режимов рабочего времени – гибкого графика, неполного рабочего дня и пр.);
• научные сотрудники и сотрудники проектно-учебных лабораторий (ПУЛ) НИУ ВШЭ и его филиалов, работающие на полную ставку;
• аспиранты очной формы обучения;
• студенты очной формы обучения.

Поддержку в данном виде конкурса Заявитель может получить только один раз в год.

Если заявка не была поддержана, в течение этого года Заявитель снова может участвовать в этом виде конкурса.

Согласно Положению о конкурсах Программы «Научный фонд НИУ ВШЭ», к участию в конкурсе не допускаются заявки от лиц (в случае коллективных проектов – руководителей проектов), не выполнивших требования по представлению отчетности в текущем и прошлом годах по ранее полученным проектам Фонда.

2.2.  Если доклад коллективный, то поддерживается один из соавторов доклада. Преимуществом пользуются проекты, в финансировании которых принимают участие организаторы мероприятий или используются иные внешние источники финансирования. Участие в других конкурсах и проектах Фонда не является препятствием для участия в данном конкурсе.

2.3. В соответствии с приказом № 6.18.1-06/0604-03 от 06.04.2012 в конкурсе не могут участвовать ректор, научный руководитель, президент, первые проректоры, проректоры, директора по направлениям, директора филиалов НИУ ВШЭ.

3.     СРОКИ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ЗАЯВОК

3.1. Заявки на конкурс могут подаваться в течение всего года. Заявки представляются не позднее, чем за 45 дней до начала мероприятия в Управление академических исследований.

3.2. На одно мероприятие не может быть поддержано более 5 заявок (заявки рассматриваются в порядке поступления), при этом при отклонении принятых  заявок, вновь поступающие заявки рассматриваются в порядке поступления.

4.     ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ЗАЯВЛЯЕМЫМ ПРОЕКТАМ

• наличие приглашения и/или извещения международного оргкомитета о том, что представленный заявителем доклад включен в программу мероприятия (с указанием автора, названия и типа доклада, аффилиации автора);
•  доклад или расширенная аннотация доклада (объемом не менее 3-х л.), содержащая следующие ключевые моменты: актуальность и новизна исследования (проблемы), цель исследования, краткое содержание и результаты (выводы) исследования. Представляется на рабочем языке научного мероприятия;  
• научная программа мероприятия;

·       сведения о научном мероприятии и организации, осуществляющей подготовку данного научного мероприятия (включая ссылки на сайт научного мероприятия и организации),

·       информация о финансовых условиях пребывания заявителя за рубежом;

• для  филиалов НИУ ВШЭ - справка от преподавателей факультетов и научных сотрудников филиалов НИУ ВШЭ с места работы, удостоверяющая, что данный заявитель является штатным сотрудником филиала НИУ ВШЭ, с указанием должности, занимаемой им на полную ставку в соответствии со штатным расписанием факультета, кафедры или научного подразделения в филиале НИУ ВШЭ (обязательно указываются названия факультета и кафедры или научного подразделения филиала НИУ ВШЭ);

·        для студентов и аспирантов - справка с места учебы.

5.     ТРЕБОВАНИЯ К КОНКУРСНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

5.1.   Заявка на конкурс (с личной подписью Заявителя) и комплект документов (п. 4)  представляются в Управление академических исследований в бумажном (1 экз.) виде.

Заявка вводится в интерактивном режиме в базу данных, размещенную по адресу:http://www.hse.ru//user . Заявка распечатывается из базы.

5.2.      Содержание заявки включает следующие обязательные разделы:

• сведения об авторе проекта;
• полное официальное название научного мероприятия (в том числе и на русском языке);
• сведения о научном мероприятии:  название приглашающей организации или зарубежного университета; сроки проведения мероприятия; обоснование научного характера мероприятия с приведением ссылок на сайт мероприятия и организации, осуществляющей подготовку мероприятия; председатель оргкомитета; примерное количество участников;
• название доклада с приложением доклада или расширенной аннотации (объемом не менее 3-х л.);
• общий запрашиваемый объем финансирования (в руб.), в том числе:

– проезд до пункта назначения и обратно без трансфера (авиабилет и/или ж/д экономкласса) (в руб.);

– проживание (в пределах существующих норм – см. Приложение 1) (в руб.);

– суточные (только для штатных сотрудников НИУ ВШЭ)[1];

– прочие расходы (в руб.).

Объем запрашиваемого финансирования не может превышать допустимые настоящим Положением (п.7) лимиты расходов на поездку. Расходы, выходящие за рамки выделенного Фондом  финансирования, могут быть оплачены из других источников.

• другие источники финансирования (если есть конкретизировать).

5.3. Комплект документов должен находиться в прозрачной папке-файле с перфорацией.

5.4.  Документы, оформленные не по правилам и (или) представленные после окончания срока представления заявок, к рассмотрению не принимаются.

6.     ЭКСПЕРТИЗА ЗАЯВОК

6.1. Экспертиза заявки, допущенной к конкурсу, осуществляется в соответствии с Положением об экспертной деятельности Программы «Научный фонд НИУ ВШЭ» в течение двух рабочих дней со дня подачи заявки.

6.2. Информация о прохождении экспертизы и содержании проектов строго конфиденциальна. Отзывы экспертов о проектах без упоминания сведений об экспертах могут быть предоставлены Заявителю.

7.     РЕШЕНИЕ О ПОДДЕРЖКЕ ПРОЕКТОВ И ОБЪЕМЕ ФИНАНСИРОВАНИЯ

Решение о поддержке проекта и объеме его финансирования принимается Бюро Совета фонда на основании результатов экспертизы заявки в соответствии с Положением о Программе «Научный фонд НИУ ВШЭ» в течение четырех рабочих дней.

Объем финансирования в рамках одного проекта не превышает:

– в пределах Европы – 50 000 рублей;

– Азия – 75 000 руб.;

– Северная Америка (США и Канада) – 75 000 руб.;

­– Латинская Америка (включая Мексику, Центральную и Южную Америку) – 80 000 руб.;

– Австралия и ЮАР – 75 000 руб.

Информация о поддержке проекта доводится до сведения Заявителя. Заявителю предоставляется выписка из протокола заседания Бюро Совета фонда о поддержке заявки и выделенном объеме финансирования, в том числе по статьям расходов.

8.     ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Студенты и аспиранты, не работающие в НИУ ВШЭ или его филиале, оформляют договор гражданско-правового характера на сумму, утвержденную Бюро Совета фонда. Договор оформляется по окончании поездки и представлении финансового отчета (с приложением всех документов: авиабилеты, посадочные талоны, квитанции об оплате гостиницы и другие финансовые документы).

На основании выписки из протокола Бюро Совета фонда заявители, штатные сотрудники НИУ ВШЭ, оформляют служебное задание о командировании в соответствии с установленной в НИУ ВШЭ процедурой.

Порядок оформления командировки работников НИУ ВШЭ см. на сайте НИУ ВШЭ (http://www.hse.ru/org/hse/handbook/trip).

При оформлении служебного задания (командирования) заявителю необходимо представить в ПФУ и УБУ основание:  выписку из протокола заседания и приглашение от принимающей стороны.

Сотрудники филиалов НИУ ВШЭ также оформляют служебное задание о командировании в своем филиале на основании выписки и в 3-х -дневный срок после завершения поездки представляют авансовый отчет в бухгалтерию филиала. При превышении расходов по поездке на научное мероприятие сумма, не покрываемая грантом Научного фонда, выплачивается из средств филиала.

Перечисление средств филиалам осуществляется централизованно бухгалтерией НИУ ВШЭ на основании данных, представленных филиалом и согласованных с Управлением академических исследований. Сверка фактических расходов между бухгалтерией филиала и московским отделением  происходит периодически, по мере представления документов из филиала в бухгалтерию НИУ ВШЭ Ковальской О.П.

9.     МОНИТОРИНГ ПРОЕКТОВ

Все заявители по завершении поездки на научное мероприятие представляют в 10-дневный срок в Управление  академических исследований (Бойковой О.Л.) научный отчет. В качестве научного отчета представляются доклад/презентация и окончательная программа научного мероприятия (если не представлялась в заявке) в бумажном (1 экз.) и электронном видах. Расширенная аннотация, представленная на этапе подачи заявки, не может служить отчетом о научном мероприятии. Обязательным условием финансирования поездки со стороны Фонда является согласие заявителя на размещение в открытом доступе на сайте Фонда доклада/презентации по итогам научного мероприятия.

Кроме научного отчета заявители, из числа штатных сотрудников НИУ ВШЭ, в 3-х-дневный срок представляют авансовый отчет в Управление бухгалтерского учета (О.П. Ковальской). Авансовый отчет подписывается командированным лицом (грантополучателем). К отчету обязательно прилагаются оригиналы:

·       проездных документов;

·       счета из гостиницы;

·       прочие финансовые документы;

·       копии страниц загранпаспорта со сведениями о пересечении границы.

Студенты и аспиранты, не работающие в НИУ ВШЭ, в 10-дневный срок представляют вместе с научным  отчетом  в Управление  академических исследований (Бойковой О.Л.) финансовый отчет по форме авансового отчета (к отчету обязательно прилагаются оригиналыдокументов). Форма финансового отчета дается в Приложении 2.

10. ДОСРОЧНОЕ ПРЕКРАЩЕНИЕ ФИНАНСИРОВАНИЯ ПРОЕКТА

В случае если по каким-то причинам поездка не состоялась, Заявитель обязан незамедлительно сообщить об этом Фонду.

В случае не представления в указанные сроки отчетов или их представления в не соответствующем требованиям виде, Фонд имеет право на досрочное прекращение финансирования проекта.

Приложение 2

Информация для студентов и  аспирантов, не работающих в НИУ ВШЭ, по предоставлению отчетов

Студенты и  аспиранты, не работающие в НИУ ВШЭ, представляют в Управление академических исследований финансовый отчет вместе с научным отчетом не позднее, чем через 10 дней после возвращения из поездки.

В качестве научного отчета представляется доклад и (или) презентация (в бумажном (1 экз.) и электронном видах), сделанные участником научного мероприятия.

К финансовому отчету (форму финансового отчета см. ниже) обязательно прилагаются документы, наклеенные на лист А4 (с одной стороны) в порядке, перечисленном ниже, и пронумерованные):

• оригиналы проездных документов;

• оригинал счета из гостиницы;

• прочие финансовые документы (оригиналы квитанций об оплате организационного взноса, об оплате предоставленной визы об оплате медицинской страховки и медицинская страховка);

• копии страниц загранпаспорта со сведениями о пересечении границы.

Форма финансового отчета (предоставляется в бумажном (1 экз.) и электронном видах):

         - если содержимое какого-либо пункта отсутствует, то строку, содержащую номер и название пункта, следует оставить без изменений

         -если на документе указана сумма не в рублях, а в какой-либо другой валюте, необходимо сделать перерасчет в рубли по курсу ЦБ на день сдачи данного финансового отчета:

1 __________ = ___ руб. ___ коп.     по курсу ЦБ «___»  ________ 200_ г.

   наимен. валюты

«____» ______________ 20__ г.                                                                          / ____________ /

[1] Размер суточных составляет – за рубежом 2 500 руб., в России – 700 руб. Суточные рассчитываются исходя из количества дней пребывания на мероприятии, указанного в приглашении, с учетом дней прибытия и убытия.  При этом  первый день въезда  в страну – составляет 2500 руб., последний (день отъезда) – по факту прибытия в Россию -700 руб.