Событийный менеджмент

Магистратура 2020/2021

Статус: Курс по выбору (Коммуникации в государственных структурах и НКО)

Направление: 42.04.01. Реклама и связи с общественностью

Кто читает: Школа коммуникаций

Где читается: Факультет креативных индустрий

Когда читается: 1-й курс, 2, 3 модуль

Формат изучения: без онлайн-курса

Преподаватели: Чернов Александр Дмитриевич

Прогр. обучения: Коммуникации в государственных структурах и НКО

Язык: русский

Кредиты: 4

Контактные часы: 44

Полная версия программы учебной дисциплины

Аннотация

Основная задача курса – познакомить студентов с правилами организации и реализации событий в рамках лоббистской деятельности и деятельности НКО. Содержание курса: (1) планирование событийных проектов, (2) основная идея и концепция события, (3) оформление бюджета и сметной документации мероприятия, (4) тайминг мероприятия, (5) определение и вовлечение потенциальных участников мероприятия, (6) оценка эффективности мероприятия (KPI).

Цель освоения дисциплины

Цель освоения дисциплины «Событийный менеджмент» - познакомить студентов со всеми этапами организации и проведения мероприятий. Студенты научатся планировать, разрабатывать стратегии и реализовывать мероприятия различных категорий сложности. Курс сочетает в себе как теоретические аспекты, так и прикладные, наглядно демонстрируя, как данные знания могут быть применены в на реальных кейсах. По результатам освоения данной дисциплины студенты смогут самостоятельно разрабатывать стратегию заявочной кампании, разрабатывать концепцию продвижения и брендирования мероприятия, работать по продвижению мероприятия на всех этапах. Смогут формировать программу мероприятия во всех форматах. Смогут разработать план проведения мероприятия и техническое задание. Смогут формировать и структурировать бюджет мероприятия и контролировать документооборот на всех этапах.

Планируемые результаты обучения

Общее знакомство с понятиями «event-индустрии» и «event-менеджмент».
Умение разработать концепцию мероприятия, деловой и неформальной программы.
Умение разрабатывать и реализовывать деловую программу. Знание основ взаимодействия со спикерами.
Умение разработать программу продвижения мероприятия. Знание каналов продвижения мероприятия. Навыки работы с аудиторией до, во время и после мероприятия.
Знание различий и особенностей организации мероприятий в формате онлайн, офлайн и гибрид.
Умение подготовить план проведения мероприятия, технические задания для подрядчиков. Понимание этапов работы в организации мероприятия.

Содержание учебной дисциплины

Тема 1. Event-индустрия и Event-менеджмент
1.1. Общие характеристики индустрии. Основные виды конгрессно-выставочных мероприятий. Классификация и характеристики. Офлайн, онлайн, гибрид. Матрица участников. Инициаторы, бенефициары, исполнители. 1.2. Мероприятия как элемент лоббирования. Разовые проекты и долгосрочная стратегия. 1.3. Разработка проекта концепции мероприятия. Основные блоки. Правила оформления концепции. Итерации концепции от идеи до согласования. 1.4. Официальная поддержка. Наблюдательный и экспертный советы, организационный комитет, рабочие группы.
Тема 2. Программа мероприятия
2.1. Архитектура программы. Деловой и неформальный блок. Подбор форматов внутри программы, составление сетки. 2.2. Разработка тем и направлений: актуальность или запрос. Синопсисы, тезисы, презентации, исследования. Тип подготовительной работы «от организатора» или «от модератора». Этапы согласования деловой программы. 2.3. Участники деловой программы. Спикеры, модераторы, интервьюеры, презентаторы. Задачи, стоящие перед различными типами выступающих. Квалификационные требования к различным типам выступающих. Поиск спикеров. Условия сотрудничества. Организация участия спикеров в мероприятии. 2.4. Контроль реализации программы во время проведения мероприятия, в т ч тайминг. 2.5. Подписания соглашений и протокольные встречи. 2.6. Неформальная или «неделовая» часть программы. Тематические бизнес-завтраки и ланчи. Культурные мероприятия и вечерние приемы. Спортивные мероприятия. Современные тренды и коллаборации. 2.7. Участники мероприятия. Пригласительная компания. Целевые аудитории. Условия участия. Контроль количества и качества аудитории.
Тема 4. Продвижение мероприятий
4.1 Мероприятия как бренд. Разработка бренда и айдентики. 4.2. Основные каналы коммуникаций и продвижения. Рекламная коммуникация, PR, digital (сайт, smm, видео). Целевая аудитория, план рекламно-информационной кампании, этапы работы. Точки контроля. 4.3. Рекламно-информационные и мультимедийные материалы. Разработка, производство и распространение. 4.4. Подходы к организации работы со СМИ на мероприятии. Информационные партнеры. Работа пресс-центра, организация пресс-тура, видео- и фотосъемка мероприятия. 4.5. Работа с аудиторией во время мероприятия: распространение информационных материалов, организация онлайн-трансляций, освещение мероприятия в социальных сетях (в том числе ведение специальных каналов в мессенджерах), мобильное приложение, интерактив. 4.6. Инициирование информационно-аналитических материалов по итогам мероприятия, формирование публичной отчетности, follow-up с участниками мероприятия, информационное поле в промежутке до следующего мероприятия.
Тема 3. Выставки и бизнес-миссии
3.1. Классификация выставок. От коммерческого стенда до ЭКСПО. Национальные и региональные экспозиции. Коллективные стенды. Выставка как самостоятельное мероприятие или элемент конгрессного события. 3.2. Подготовка к участию в выставке. Биржа деловых контактов (матч-мейкинг). Байеровские программы. 3.3. Бизнес-миссии. 3.4. Научно-популярные и художественные выставки как проект продвижения любой тематики. 3.5. Возмещение затрат на участие в выставке. Финансовые инструменты поддержки.
Тема 5. Организация мероприятия
5.1. Этапы и план подготовки организации мероприятия. Определение формата и основных параметров мероприятия. Команда. 5.2. Подбор и отбор подрядчиков. Составление технического задания для подрядчиков. Виды договоров в зависимости от вида услуг. Баланс интересов заказчик-подрядчик на разных уровнях. 5.3. Внешняя и внутренняя инфраструктура. Подбор площадки и зонирование пространства. Застройка, оформление и техническое оснащение. Дополнительный персонал и сервисные службы. Регистрация, навигация и системы информирования. Безопасность. Медицинская помощь. Доступность мероприятия для участников с ОВЗ. 5.4. Travel-поддержка и логистика участников. 5.5. Работа с дополнительным персоналом, в т.ч. с волонтерским корпусом. Инструктаж. Мотивация. 5.6. Особенности проведения протокольных мероприятий с участием первых лиц государства. 5.7. Финальная подготовка. Чек-лист, распределение зон ответственности, контакт лист. Правила работы во время проведения мероприятия. Контроль за ходом мероприятия и работой всех служб. Непредвиденные ситуации и варианты их решений. 5.8. Правовые аспекты проведения конгрессно-выставочных мероприятий. Особенности проведения мероприятий в условиях карантина. Специальные условия в договорах для оперативного перехода в гибридный и онлайн-форматы.

Элементы контроля

Активность
Домашние задания
Средняя оценка за индивидуальные и групповые домашние задания. Оценка складывается как среднее арифметическое из всех оценок за домашние задания. Формат домашних заданий, требования и критерии дополнительно высылаются преподавателем. Количество домашних заданий определяется в соответствии с объемами пройденного материала.
Итоговая работа

Промежуточная аттестация

Промежуточная аттестация (3 модуль)
0.4 * Активность + 0.3 * Домашние задания + 0.3 * Итоговая работа

Программа дисциплины