Ивент-менеджмент: создание и проведение успешных мероприятий

Программа обучения

• Тема 1: С чего начинается событие

  • Создание события – универсальный менеджмент. Уникальные навыки
  • С чего все начинается: идея и нейминг мероприятия
  • Управляющая идея. Инструмент в помощь организатору
  • Основы сторителлинга в формировании концепции мероприятия. Восемь принципов события. Что нужно учесть в самом начале, чтобы мероприятие стало событием
  • Как восемь принципов помогают в продвижение мероприятия
  • Практика. Определение управляющей идеи мероприятий 

• Тема 2: Формат мероприятия

  • Выбор формата мероприятия, ориентированного на целевую аудиторию. Форматы мероприятий: В2В, В2С, G2B, G2C и другие, а также их виды: деловой форум, конференция, круглый стол, выставка, концерт, фестиваль, спортивные и культурные форматы мероприятий
  • Комбинированный формат мероприятия. Как сочетание форматов может сделать ивент более привлекательным для участников и партнеров
  • Практика. Комбинирование форматов в различных мероприятиях

• Тема 3: Концепция мероприятия

  • Зачем необходима концепция мероприятия
  • Презентация мероприятия, как визуализация концепции. Функции презентации концепции
  • Составные элементы концепции
  • Как сделать презентацию концепции мероприятия. Как включить самое необходимое, что делать не следует
  • Архитектура мероприятия: как часть концепции и как отдельный документ-навигатор по всему мероприятию 
  • Практика. Учимся разрабатывать архитектуру мероприятия

• Тема 4: Техническое задание

  • Две стороны создания события. Сторона заказчика и сторона исполнителя (подрядчика, оператора) мероприятия
  •        Техническое задание. Как правильно составить техзадание
  • Как техническое задание формирует бюджет. Откуда берутся дополнительные расходы
  • Практика. Чек-лист мероприятия.  Первичный опросный-лист для составления технического задания

• Тема 5: Оформление проекта мероприятия

  •        Утверждение мероприятия. Механизмы принятия ключевых решений 
  • Организационный комитет и рабочие группы.  Инструмент решения организационных вопросов
  • Застройка площадки 
  • Взаимодействие c органами власти, GR
  • Ведение совещаний и протоколов при подготовке мероприятий
  •        Правила работы с заказчиком и подрядчиками (субподрядчиками)
  •        Ключевые даты подготовки
  • Принцип обратного календаря. Дедлайн как управитель тайм-менеджмента организатора мероприятия
  • Практика. Определяем дедлайны
  • Практика. Определяем ключевые даты подготовки мероприятий

• Тема 6: Направления подготовки. Программа и участники. Работа с партнёрами

  • Направления подготовки мероприятия. Универсальный иветн-менеджмент
  •        Деловая программа мероприятия. Форматы деловой программы 
  • Работа со спикерами, подбор модератора и ведущего 
  • Культурная, спортивная и развлекательная программа. Как части составного мероприятия, так и как отдельные события
  • Участники. Привлечение участников. Работа с участниками. Формирование базы участников
  • Регистрация и аккредитация участников
  •        Технические инструменты (в т.ч. онлайн платформы) по регистрации участников
  • Особенности организации масштабных мероприятий
  • Партнеры мероприятия как индикатор успешности мероприятия
  • Как привлечь партнеров. Формирование ценности и продуктов мероприятия
  • Форматы партнерской интеграции в мероприятие
  • Инструменты привлечения партнеров: партнерский пакет, презентация, медиакит
  • Инструменты и платформы по привлечению партнеров и брендов на мероприятия
  • Партнерская работа со СМИ. Продвижение в медиа
  • Практика. Разработка партнерского пакета мероприятия

• Тема 7: Направления подготовки. Площадка мероприятия

  • Выбор и подготовка площадки
  • Организация работы на площадке. Необходимые документы
  • Застройка площадки. График монтажных и демонтажных работ. Основные требования и риски
  • Визуальная навигация и логистика внутри и вокруг площадки
  •        Безопасность организаторов и участников на площадке

• Тема 8: Направления подготовки. Сервисы

  • Организация питания. Как организовать качественное и безопасное питание участников. Партнеры и питание
  • Организация размещения: самостоятельное и организованное
  • Организованное размещение: как разместить участников при нехватке гостиниц и номерного фонда
  • Организация транспорта: от трансфера до организованного закрепленного сопровождения и управление парковкой
  • Информационная служба по работе с участниками. Несколько важных правил
  •        Как заработать на сервисах

• Тема 9: Направления подготовки. Продвижение. Работа со СМИ и временным персоналом

  • Приглашение СМИ и взаимодействие со СМИ во время мероприятия
  •        Продвижение мероприятия до, во время и после
  •        Работа с волонтерами и привлечение временного персонала

• Тема 10: Формирование команды и распределение зон ответственности

  • Как собрать команду. Несколько сценариев
  • Взаимодействие заказчик-исполнитель-(подрядчик)субподрядчик
  • Распределение зон ответственности по направлениям подготовки
  • Практика. Распределение зон ответственности 

• Тема 11: Цифровые инструменты в помощь организатору

  •        CRM и ERP. Есть ли идеальный софт в помощь организатору?
  • Приложения для мероприятий
  • Нейросети, ИИ помощники

• Тема 12: Управление рисками

  •        Как все предусмотреть. Виды рисков
  •        Управление рисками: технические, организационные и финансовые
  • Финансовый риск. Сокращение сметы расходов. Что можно сократить
  • Как реагировать на форс-мажор
  • Практика. Мастер-класс по проработке рисков мероприятий