В Вышке продолжается реинжиниринг обеспечивающих процессов

В университете продолжается проект по реинжинирингу процессов. В его рамках для вышкинцев разрабатываются и внедряются удобные сервисы взамен прежних сложных процедур. О том, каким образом трансформировался порядок оформления служебных командировок в университете — какой путь проделали от традиционных методов до современных цифровых решений, как усовершенствовалась эта процедура и какие дальнейшие шаги запланированы, — «Вышке для своих» рассказал проректор НИУ ВШЭ Шамиль Ахметов.

— Шамиль Камилевич, расскажите, пожалуйста, какие факторы послужили основанием для модернизации процесса оформления служебных командировок.

— С осени 2024 года в университете реализуется проект по совершенствованию бизнес-процессов. Главная задача проекта состояла в том, чтобы переориентировать работу сервисных подразделений на удовлетворение потребностей и обеспечение комфорта преподавателей, студентов и сотрудников, освобождая их дополнительное время для образовательной, научной, проектной и творческой деятельности.

Шамиль Ахметов

© Высшая школа экономики

Лабораторией человекоцентричности и лидерских практик был проведен анализ предоставляемых работникам и студентам сервисов. Сервисы были ранжированы по уровню востребованности — от наиболее востребованных к наименее используемым. Одним из наиболее востребованных оказался сервис по оформлению служебных командировок и сдаче отчетных документов.

Анализ текущего процесса командирования выявил несколько ключевых проблемных моментов: избыточность реквизитов при заполнении заявки на командирование, длительное и излишне сложное согласование, значительные временные затраты на подбор проездных билетов и проживания через многочисленные онлайн-ресурсы, отчетные документы разбросаны по разным источникам хранения, неопределенность процедуры оформления командировок для работников, совмещающих несколько должностей, а также отсутствие четких инструкций по составу и порядку представления отчетных документов после возвращения из служебной поездки.

Эти факторы существенно усложняли оформление командировочных процедур, отвлекали работников от основной профессиональной деятельности и снижали общую эффективность рабочих процессов.

— Что изменилось в оформлении служебных командировок?

— Первым нашим действием стало упрощение формы заявки на командировку путем сокращения количества заполняемых полей. Теперь заявка включает лишь основную информацию: пункт назначения, сроки пребывания и цель поездки.

В январе 2025 года запустили пилотный проект сервиса проверки авансовых отчетов. Работники получили возможность загружать документы по командировке через специальную веб-форму, отправляя их напрямую специалистам Финансовой приемной. На основе полученных файлов те формируют отчет и передают его сотруднику для подписания и последующего предъявления вместе с оригинальными документами. Если возникают дополнительные вопросы, специалисты Финансовой приемной оперативно взаимодействуют с командируемым. Это нововведение позволило значительно сократить число визитов работников в Финансовую приемную.

Сейчас сервис проверки авансовых отчетов успешно функционирует в полном объеме, пользуется спросом у работников университета и регулярно получает положительные отзывы.

Кроме того, с марта 2025 года в университете запущен в пилотном режиме онлайн-сервис для организации служебных командировок работников. Данный сервис позволяет бронировать проездные билеты и отели через простой и наглядный интерфейс единого окна.

Преимущества «Онлайн-сервиса для организации командировок Smartway»

 Подбор ж/д-, авиабилетов и гостиниц в одном приложении

 Удобный поиск отелей по адресам (более 2 млн отелей)

 Документы о служебных поездках хранятся в личном кабинете

 Выкуп проездных билетов и бронирование гостиниц осуществляется сервисом Smartway (отсутствие личных трат)

 Отсутствует необходимость сбора отчетных документов

Тревел-поддержка 24/7

— Расскажите, пожалуйста, подробнее о работе онлайн-сервиса для организации служебных командировок. Какие функции будут доступны работникам?

— Сервис онлайн-бронирования, как я ранее отмечал, является единой информационной платформой с удобным и простым интерфейсом.

Для подачи заявки на создание личного кабинета в данном сервисе необходимо воспользоваться личным кабинетом сотрудника НИУ ВШЭ.

Заявка направляется сотрудникам операционного центра обслуживания, которые далее направляют ссылку для регистрации личного кабинета на корпоративную почту работника. Перейдя по полученной ссылке, работник самостоятельно создает пароль для входа в личный кабинет и заполняет персональные данные, включая информацию о паспорте, контактный номер телефона, а также, при наличии, номера бонусных карт авиакомпаний и иных перевозчиков.

Платформа предоставляет возможность бронирования проездных билетов, а также номеров в гостиницах как для внутрироссийских, так и для зарубежных командировок.

Если необходимо внести изменения в поездку, будь то замена или возврат билета либо изменение бронирования отеля, достаточно обратиться в круглосуточную службу поддержки сервиса.

Удобство сервиса состоит в централизованном хранении всех документов по служебным поездкам прямо в личном кабинете каждого сотрудника. Нет необходимости вручную собирать и подавать пакет бумаг по командировке: сервис автоматически передаст все необходимые отчетные документы в университет сразу после возвращения сотрудника. По завершении командировки сотрудник получит на рабочую почту готовый авансовый отчет, оригинал которого потребуется передать в операционный центр обслуживания.

Таким образом, процесс становится быстрым, прозрачным и исключает лишние формальности.

Как получить доступ к «Онлайн-сервису для организации командировок Smartway»

 После согласования заявки на командирование вы получите на почту письмо от Smartway со ссылкой для перехода в личный кабинет

 Установите пароль

 Проверьте ФИО, укажите паспортные данные и телефон

 Ваш личный кабинет настроен и доступен для работы

Видеоинструкция по работе сервиса доступна по ссылке

— Шамиль Камилевич, помимо внедрения цифровых технологий, какие еще меры были приняты для повышения прозрачности и удобства процесса командирования для работников?

— Для повышения прозрачности и доступности процесса командирования для сотрудников были созданы понятные и информативные инструкции, объясняющие перечень компенсируемых затрат и правила оформления командировок в случаях совместительства нескольких должностей.

Также была проведена работа над совершенствованием порядка организации командировок сотрудников. В результате разработан проект обновленного положения о служебных командировках университета, которое оптимизирует процедуры отправки сотрудников в командировки, уточняет критерии и условия возмещения расходов, связанных с ними, а также обеспечивает соответствие внутренних документов требованиям действующего законодательства Российской Федерации.

— Какие новые решения и улучшения запланированы в ближайшем будущем для процесса оформления служебных командировок?

— В настоящее время прорабатывается возможность интеграции онлайн-сервиса для организации служебных командировок с личным кабинетом сотрудников университета. Предполагается, что сотрудники смогут оформлять заявки на командировки и осуществлять бронирование через свой персональный аккаунт на сайте вуза или посредством мобильного приложения HSE App X.

Помимо этого, планируется ввести ограничение на число лиц, участвующих в согласовании заявок на командирование. Согласование поездки будет осуществляться Управлением персонала и непосредственным руководителем работника, а при необходимости будет возможность вносить дополнительно согласующих лиц.

— Какой ключевой итог вы считаете наиболее важным в ходе оптимизации процесса командирования работников университета?

— Наиболее значимым достижением считаю создание удобного и эффективного процесса, который значительно сократил временные и трудозатраты сотрудников на организацию командировок. Мы автоматизировали многие рутинные операции и обеспечили быстрый доступ к необходимой информации и сервисам.

Я надеюсь, что все эти изменения будут способствовать повышению производительности труда и снижению издержек, одновременно создавая комфортные условия для преподавателей и сотрудников университета.

Анастасия Тельчарова, менеджер Центра подготовки иностранных слушателей

— Сервис Smartway я использовала в первый раз, и он мне показался очень удобным. Это вообще была моя первая командировка в ВШЭ, и сразу такая комфортная. Мы ездили в командировку в Санкт-Петербург, и нам нужна была гостиница, которая расположена в определенном месте. Через сервис Smartway нам удалось легко ее забронировать. Я бы поставила в целом сервису оценку пять с минусом. Минус, поскольку пока еще не работает заказ такси через сервис, но, насколько мне известно, это планируется сделать в дальнейшем. Также будет удобно, если в сервисе появится возможность сохранять черновики заказа, чтобы можно было вернуться к выбранной ранее для поездки гостинице или поезду.

Юлия Прохорова, директор Центра развития международной деятельности факультета мировой экономики и мировой политики

— Сервис Smartway заметно упростил командировочный процесс. Я смогла без труда подобрать билеты: система показывает все доступные варианты, нет комиссии, что заметно сокращает расходы. С гостиницами выбор чуть уже, чем на агрегаторах, но в моем случае удалось быстро найти удобный вариант. Особенно приятно, что заполнение авансового отчета теперь занимает минимум времени. В целом сервис делает организацию командировок намного комфортнее, и мы уже активно тестируем его во всех подразделениях ФМЭиМП.

Андрей Лавров, старший директор НИУ ВШЭ

— Интерфейс платформы Smartway напоминает популярные сайты OneTwoTrip и «Яндекс.Путешествия», интуитивно он знаком и понятен. Выбор гостиниц и билетов большой даже в период пикового спроса. Так, во время проведения ПМЭФ в этом году в системе было достаточно вариантов размещения. Когда в последний момент возникла необходимость перепланировать поездку во время форума, через систему удалось легко сдать билеты на поезд и купить новые билеты на самолет, а также найти более удобный с учетом изменившейся логистики вариант размещения. Никаких сложностей с переоформлением билетов и брони не возникло. Все нужные документы для отчета после командировки уже были в системе, чеки и подтверждения проживания в гостинице собирать и загружать в систему не пришлось.

Ирина Исаева, директор Центра подготовки иностранных слушателей

— Сервисом на платформе Smartway воспользовались впервые, заметили разницу и оценили удобство в оформлении, которое стало возможным благодаря сервису командировок ВШЭ на базе платформы Smartway. Иных, кроме положительных, отзывов нет. Никакого сравнения с тем, с чем приходилось иметь дело раньше, особенно в части покупки билетов и бронирования гостиницы. Отсутствие необходимости оформлять закупку — это просто волшебный подарок для сотрудников! Напоминание о необходимости сдать авансовый отчет приходит автоматически, все документы уже заполнены, остается только подписать и передать в бухгалтерию. Отличный сервис!

Вероника Смирнова, младший научный сотрудник ЦКЕМИ факультета мировой экономики и мировой политики

— С сервисом Smartway оформление командировок стало гораздо комфортнее. За лето 2025 года я пользовалась им дважды. Перед моей командировкой в Китай в июне коллега сказала, что мы будем оформлять ее через новый сервис. Мне создали личный кабинет, и я легко нашла и отправила на согласование нужные билеты. Из удобных новшеств — их не нужно было оплачивать самостоятельно, а потом оформлять документы на возврат средств. В июле мы так же вместе с коллегами оформляли командировку в Санкт-Петербург. Бронировали через сервис железнодорожные билеты и отель. Все прошло без каких-либо проблем. Коллеги также поделились, что это был самый комфортный опыт оформления командировки, так как не нужно было собирать подтверждающие документы по проезду и проживанию. На стороне сотрудника бюрократически процесс стал проще.

22 сентября, 2025 г.