- A
- A
- A
- АБB
- АБB
- АБB
- А
- А
- А
- А
- А
Эффективнее, комфортнее, быстрее
НИУ ВШЭ продолжает масштабную цифровую трансформацию, направленную на повышение эффективности всех внутренних процессов. Одним из шагов в этом направлении стал запуск SmartEvent (системы бронирования мероприятий) для учебного центра «Вороново» и комплекса «Руза». Эти ключевые площадки для проведения выездных школ, научных конференций, стратегических сессий и образовательных интенсивов теперь стали еще ближе и доступнее.
До недавнего времени процесс планирования мероприятий в этих центрах имел ряд сложностей: ручное согласование расписания, использование разрозненных таблиц и электронной почты, — это создавало риски накладок, двойных бронирований и отнимало значительное время у сотрудников. Электронное бронирование помещений для мероприятий, которое переводит взаимодействие пользователей и администрации в единое цифровое пространство, призвано решить эти проблемы.
С внедрением SmartEvent (СБМ) пользователи получили возможность оперативно бронировать помещения под мероприятия (конференц-залы, переговорные и др.) в «Вороново» и «Рузе», а также номерной фонд «Рузы», использовать интерактивный график с цветовой индикацией занятости, позволяющий быстро оценить доступность и выбрать подходящее время, а также подсказки системы с автоматическим подтверждением брони или предложением альтернативы. Поиск помещений теперь осуществляется по ключевым параметрам: вместимость, тип, оборудование и др.
На этапе внедрения системы также были введены единые правила бронирования для всех подразделений, обеспечивающие равный доступ к ресурсам. Работа по процессу бронирования помещений под мероприятия на данных площадках сейчас будет проходить исключительно в SmartEvent (СБМ).
Вход в систему осуществляется через единую учетную запись ВШЭ, для доступа к системе необходимо перейти по ссылке. Новые пользователи могут воспользоваться инструкциями по работе с сервисом и обратиться в техническую поддержку с начальной страницы.
Запуск системы уже оказывает прямое влияние на эффективность работы учебных центров. Для административного персонала это означает значительное снижение рутинной нагрузки и минимизацию ошибок, связанных с человеческим фактором. Для преподавателей, студентов и организаторов мероприятий это экономия времени и уверенность в том, что площадка для их события будет забронирована быстро и без накладок.
Директор комплекса «Руза»
— Этот новый для нас шаг в первую очередь направлен на повышение комфорта наших дорогих посетителей. Теперь любой организатор мероприятия, будь то стратегическая сессия руководства или практика у студентов, может в режиме реального времени видеть загрузку помещений и осуществлять бронирование без лишних звонков и электронных писем, что не только удобно для организаторов, но и значительно упрощает работу команды комплекса — непосредственно самих сотрудников. Мы стали частью цифровой экосистемы Вышки и очень рады этому.
