Переход на СЭД: вопросы и ответы

С 15 февраля Вышка планировала переход на новую систему электронного документооборота на базе 1С. Однако сроки перехода и этапы внедрения были скорректированы. С 20 февраля в СЭД начнется работа со всеми договорами ГПХ, а с 11 марта — с остальным документопотоком. Собрали ответы на основные вопросы о новой системе.

Где посмотреть инструкции и вебинары по работе в СЭД?

Все инструкции и полезные материалы размещены в Пространстве Пользователя СЭД в соответствующих тематике разделах. Здесь же можно найти видеозаписи прошедших вебинаров с ответами на вопросы пользователей (раздел «Вебинары по СЭД: архив лекций»).

Перед стартом работы в СЭД, начиная с 1 марта, всем пользователям будет назначен базовый курс по работе с системой, небольшая практическая работа, а также тестирование на знание основных процессов и операций. 

Что будет с документами, которые находятся в СДОУ?

Они будут перенесены в СЭД и помечены как архивные. После старта работы в СЭД инициирование документов в СДОУ блокируется. 

Как будут переноситься документы, которые на момент перехода на новую систему будут в статусе согласования?

Начатые в СДОУ процессы завершаются в СДОУ (закрытие договоров ГПХ, согласование документов и т.д.) 

Как подключиться к СЭД?

Если вы инициатор документов, согласующее лицо или эксперт и не подписываете документы усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), используйте систему по ссылке, через удобный для вас браузер. Ссылка будет доступна в Пространстве Пользователя СЭД с 20 февраля — для тех, кто будет инициировать и согласовывать договоры ГПХ, и с 11 марта — для других пользователей. Пока вы можете воспользоваться Тестовой Базой СЭД и создать тестовые документы. 

Если вы подписывающее лицо, использующее усиленную квалифицированную электронную подпись, ваш формат работы — через клиент 1С, установленный на рабочий компьютер. Подайте заявку на подключение через Единый личный кабинет в разделе Сервисы / Административные сервисы / Сервисы ИТ / Информационные системы.

Как войти в тестовую версию системы?

Войти в тестовую базу можно по ссылке под вашим логином и паролем учетной записи НИУ ВШЭ. СЭД-тест поможет ознакомиться с функционалом системы и проверить себя на практике, повторяя действия параллельно с просмотром видеоинструкций. При первом входе в тестовую базу необходимо подать заявку на расширение доступа к системе, чтобы получить права к перечню документов в полном соответствии со своими рабочими задачами.

Доступ к каким задачам и документам предоставлен по умолчанию?

По умолчанию вам предоставлен доступ на создание следующих документов: 

• Договоры (кроме: ГПХ, договоров об образовании, МП)

• Приказы по основной деятельности (кроме: Приказы об изменении оргструктуры, Приказы об отзыве доверенности, Приказы о наделении полномочиями. Приказы о сокращении численности)

• Приказы по организации и проведению мероприятий

• Служебные записки

• Финансовые приказы

Если вы планируете участвовать только в согласовании, подписании или ознакомлении по документам, доступ к документу появится у вас автоматически при включении в лист согласования/рассылки или при указании вас подписантом.

Как запросить расширение прав доступа?

Воспользуйтесь Инструкцией по оформлению заявки на расширение прав. 

Будут ли приходить оповещения на корпоративную почту?

Да, после 20 февраля, при переходе в промышленную базу СЭД.

Как задать вопрос по работе в СЭД?

Обратитесь в техническую поддержку удобным для вас способом:

• через «Горячую линию Вышки» в ЕЛК (раздел «Ошибка в системе»)
• напрямую в СЭД: Сообщение об ошибке (В меню «Главное»)
• по почте DM_support@hse.ru (прием и обработка обращений с 08.00 до 22.00, пн-сб)

При оформлении сообщения об ошибке необходимо предоставить скриншот. Это поможет быстрее определить причину и оказать вам помощь.

15 февраля, 2021 г.