Вышка победила в конкурсе 1С в номинации «Документооборот»

Конкурс «1С:Проект года» — это возможность для организаций поделиться своим опытом реализации проектов с ИТ-сообществом России и ближнего зарубежья. 

В этом году Вышка представила на конкурс проект по внедрению новой системы электронного документооборота на базе 1С. По итогам оценки экспертного жюри и онлайн-голосования он стал лучшим в предметной области среди 44 участников. 

О промежуточных итогах реализации проекта и планах на будущее рассказали руководители Управления цифровизации административных процессов и руководитель аппарата Ирина Мартусевич.

Новиков Леонид Владимирович
Директор по цифровизации административно-управленческих процессов

Сегодня одна из первостепенных задач цифрового блока — это переход к сервисной бизнес-модели, чтобы все процессы в университете были сквозными (по подразделениям, документам и информационным системам), а пользователь (будь то абитуриент или партнер Вышки) получил единую точку входа для коммуникации с нами.

Те системы, с которыми Вышка работала раньше, не позволяли решить эту задачу, поскольку были написаны на разных платформах и содержали огромное количество исторического материала, который было сложно структурировать. После долгих обсуждений и анализа разных решений мы выбрали платформу 1С для электронного документооборота и с конца февраля этого года постепенно перешли на новую СЭД. 

Это был непростой переход, поскольку за три месяца пользователям пришлось с помощью обучающих материалов осваивать новый функционал, изучать инструкции и привыкать к работе в новом интерфейсе. В техподдержку поступало много вопросов, и наши специалисты старались оперативно решать их. Но в целом такой «период турбулентности»‎ длился около полутора месяцев — для системы более чем с 3000 пользователей это нормальный показатель.

Сейчас у новой платформы три направления развития: синхронизация с кампусами (пока они не полностью перешли в СЭД), доработка функционала системы и переход на безбумажный документооборот. Важным результатом работы в этом направлении стало внедрение процесса заключения договоров в цифровом формате. 

На данный момент совместно с компанией 1С университет планирует запуск «Цифрового архива» ‎— системы архивного хранения электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, а также электронных копий бумажных документов, хранящихся в архиве НИУ ВШЭ (более 1 500 000 документов и файлов, сформированных с 2009 года). Это очень перспективное направление, которое интересно в рамках цифровизации и импортозамещения многим компаниям, поэтому надеемся, что нам удастся создать типовой продукт для всего рынка.

Еще одна масштабная задача для нас — это развитие ИТ-бренда Вышки. Когда мы набираем людей в цифровой блок, то сталкиваемся с тем, что пока на рынке труда наш университет не очень ассоциируется с информационными технологиями. Поэтому для дополнительного пиара мы хотим не только участвовать во внешних профильных мероприятиях (как конкурс 1С), но и организовывать мероприятия внутри Вышки, чтобы тиражировать свой опыт на другие образовательные организации. 

До конца этого года мы планируем провести на базе университета митап с участием вузов для обмена опытом и идеями по стратегии развития документооборота. Это будет дискуссионная площадка, где участники смогут обсудить наиболее перспективные направления для вложения ресурсов. Для нас эта инициатива будет новым этапом развития, и я уверен, что она принесет свои плоды.

Белинская Екатерина Александровна
Заместитель начальника управления цифровизации административных процессов

Поскольку в Вышке уже была система электронного документооборота (СДОУ), мы не просто переводили бумагу в цифру, а заменяли старую систему, к которой все привыкли, на новую, а она довольно сильно отличается и по интерфейсу, и по функционалу. Для некоторых пользователей нагрузка уменьшилась, а для некоторых ее стало больше, поэтому реакция на внедрение СЭД была разной. 

Изменения — это всегда непросто, поэтому мы постарались максимально усилить нашу техподдержку, обрабатывающую запросы не только по Москве, но и по кампусам. Для определенных групп сотрудников мы выделили VIP-линии для оперативной консультации по срочным задачам, чтобы бизнес-процессы не стояли на месте. 

Помимо обучающих вебинаров, в пространстве пользователя СЭД мы сделали большой википодобный справочник с ответами на популярные вопросы о работе в системе, наполнили его короткими видео, инструкциями и схемами. Приятно, что пользователи восприняли это очень позитивно и активно включились в изучение системы.

Высшая школа экономики/Даниил Прокофьев

Кроме того, мы запустили мобильное приложение HSE SmartDoc для упрощенной работы с задачами (согласование, исполнение, отчеты, резолюции). 

В целом мы ожидали, что само внедрение пройдет сложнее, но благодаря пользователям, команде и руководителям, которые нас активно поддерживали, все прошло в штатном режиме. СЭД — живая система, и она, конечно же, будет дорабатываться, становиться умнее и, мы надеемся, поможет всем коллегам проще и эффективнее работать с документами.

Мартусевич Ирина Александровна
Руководитель аппарата

Победа в конкурсе «1С:Проект года» — важное событие в цифровой истории Высшей школы экономики. Мы вступили в стадию реализации крупных ИТ-проектов, которые должны существенно повысить цифровую зрелость университета. Проект внедрения новой системы электронного документооборота был первым крупным проектом, поэтому победа в конкурсе дает основание верить, что мы на правильном пути. А полученные уроки позволят нам эффективнее продвигаться в следующих проектах. Я хочу поблагодарить всю команду, как от цифрового блока, так и от функциональных заказчиков, за вклад в реализацию проекта и командную работу.

Автор текста: Гиацинтова Юлия Николаевна, 30 сентября, 2021 г.