Какие проекты стартуют в Вышке в этом году

В этом году в университете стартует сразу четыре проекта, направленные на оптимизацию административных сервисов для вышкинцев. Эти проекты были выбраны управляющим комитетом Программы модернизации бэк-офиса из 39 идей, предложенных административными подразделениями. Рассказываем, какие полезные сервисы появятся у сотрудников в ближайшее время.

Все четыре проекта, поддержанные университетом, направлены на модернизацию университетских административных сервисов и отказ от бумажных носителей.

Инициатива «Безбумажный документооборот» позволит сократить сроки подготовки и оформления документов, оптимизировать взаимодействие подразделений и усовершенствовать систему хранения документов. Проект инициировали руководство университета и Управление делами.

Ольга Рыбалко

Заместитель руководителя аппарата

Идея проекта давно обсуждалась, и были даже сделаны некоторые шаги для ее дальнейшей реализации. В этом проекте ключевая задача — сделать рывок в сторону развития электронного документооборота, оформления документов без бумаги и создания места для хранения электронных документов. На первоначальном этапе предполагается проработать большой объем методологических вопросов по работе с электронными документами, решить организационные задачи и усовершенствовать некоторые процессы. 

Внедрение сервиса «Командировки» позволит перевести процесс оформления командировок в цифровой вид с применением электронных подписей, снизить объем ручных операций. Проект ведет Управление персонала.

Наталья Малыхина

Заместитель директора по персоналу

Управление персонала продолжает работу над улучшением сервиса “Командировки”, оформление которых в электронном виде стартовало одним из первых в университете еще в 2019 году. На текущем этапе к сервису будет добавлена возможность электронного подписания со стороны руководителя и командируемого работника, а также будет реализована возможность автоматического формирования предварительных документов для сдачи авансового отчета. По результатам опросов ЦВМ, именно сдача авансового отчета вызывает наибольшее количество вопросов со стороны работников, и доработка этого процесса станет важным шагом для повышения удовлетворенности административными сервисами работников университета.

В рамках проекта «Управление имуществом» планируется создать электронную систему управления имуществом НИУ ВШЭ, улучшить процессы имущественного учета, отслеживать реальную стоимость активов, исключить дублирующие закупки. В проекте участвуют имущественный блок, финансовый блок, блок закупок.

Наталия Никитина

Советник отдела по обеспечению деятельности проректоров и директоров

В настоящий момент в Вышке более 1500 материально ответственных лиц (МОЛ) ведут учет имущества и занимаются его управлением и списанием. Ежегодно оформляются и подписываются тонны документов, которые месяцами перемещаются между разными зданиями университета в Москве. Поэтому основными целями создания электронной системы управления имуществом в НИУ ВШЭ, помимо соблюдения законодательства, мы считаем интеграцию с системами бухучета, оформления и подписания документов в электронном виде, оптимизацию бизнес-процессов имущественного учета, предоставление МОЛ современных инструментов для управления имуществом, а также возможность получения различных аналитических отчетов.

В рамках проекта «Цифровая экосистема “Олимпиады Вышки”» создадут единую платформу для проведения олимпиад. Благодаря этому участникам олимпиад будет проще ориентироваться в продуктах довузовского блока, а организаторам — привлекать школьников. Проект ведет блок довузовской работы.

Необходимость реализации данных проектов обсуждается уже несколько лет. Подразделения Вышки предложили 39 идей, каждая из которых направлена на улучшение административных процессов и процедур. В феврале прошла стратегическая сессия с авторами проектов, на которой подвели итоги анализа проектов и в командно-игровом формате рассказали участникам программы о специфике сервисного подхода.

Следующим этапом программы станет оценка затрат и детализация дальнейших шагов по каждому из проектов.

В ходе создания цифровой платформы университетских сервисов уже стало возможным дистанционное заключение электронных договоров ГПХ на оказание преподавательских услуг, заключение электронных договоров со студентами.

Фото: Михаил Дмитриев

27 марта