Ответы на вопросы по организации конкурса факультетов на поддержку проектных групп (в части проектов обучающихся)

Подготовка и реализация проекта

Как определить тип проекта, если он подходит под несколько типов?

В заявке можно отметить все подходящие варианты ответа.

Насколько полно должно быть оформлено содержание проекта?

Максимально полно. Читающий заявку должен понять, в чем основная идея. В заявке нет ограничения по максимуму слов/букв.

Можно ли кратко представить содержание проекта в заявке, а презентацию его отправить дополнительным материалом/ссылкой?

Форма заявки - это официальный неизменяемый документ, а сайт с презентацией вы можете менять каждые 10 минут. Поэтому лучше указать эту презентацию как дополнительный материал, ресурс, который поможет заявке лучшему пониманию. Но принимать решение о поддержке проекта комиссия факультета будет на основе текста заявки.

Может ли быть так, что руководитель с одной школы/департамента, а заявка подаётся на другую, но на том же факультете?

Да, конечно, такое может быть, потому что заявка подаётся на факультет.

Какие различия в подаче заявки от студентов и от сотрудников?

Разница в статусе, в котором вы находитесь. Если вы только сотрудник Вышки, то вы можете подаваться только на конкурс среди работников. Но если вы имеете статус студента, то можете свободно участвовать в студенческом конкурсе.

Спортивные проекты также относятся к тем, которые могут поддержать?

Да, ограничений нет, так как есть категория «Другие». Уточните на факультете, куда планируете подавать заявку, актуален ли такой проект. Возможно, спортивный проект можно переформулировать и специфицировать под конкретный факультет, чтобы он стал релевантнее. Учитывайте также условия самоизоляции, которые накладывают свои ограничения.

Если руководитель проекта экономист, а проект медийный, то какой департамент/лабораторию выбрать?

Руководитель проектной группы должен быть обучающимся факультета, на который подана заявка.

Участие в проекте

Может один человек (работник или студент) участвовать в нескольких проектах? Может ли руководитель проекта одновременно быть участником другой проектной группы?

Один человек может участвовать в нескольких проектах, однако в качестве руководителя может выступать только один раз (п. 3.4 Регламента).

Пять человек в проектной группе - это строгое условие?

Да, участников должно быть не менее 5 (включая руководителя).

Возможно ли наличие у проекта не одного руководителя, а двух со-руководителей?

Нет, в целях обеспечения эффективного управления проектными группами Временным регламентом предусмотрен только один руководитель каждой проектной группы. В то же время, в рамках проекта возможно установление распределения обязанностей между участниками проектной группы, предусматривающего делегирование тем ли иным участникам проектной группы руководства определенными компонентами проекта или подпроектами.

Есть ли ограничения по количеству работников/студентов, работающих над проектом в основном/дополнительном составе?

Количество участников должно быть не менее 5 человек, работающих на постоянной основе (п. 2.2 Регламента), максимальных ограничений нет.

Могут ли в одной группе участвовать аспиранты или студенты с разных факультетов НИУ ВШЭ?

Да, в одной группе могут состоять студенты/аспиранты с разных факультетов. По Регламенту, руководитель проектной группы должен быть работником или обучающимся факультета, на который подается заявка. Далее междисциплинарные заявки могут рассматриваться, по согласованию, комиссиями двух и более факультетов по инициативе одной из комиссий.

Могут ли в конкурсе на равных правах участвовать студенты очно-заочных магистерских программ?

Временный регламент конкурса не предусматривает таких ограничений. Студенты очно-заочных программ могут принять участие в конкурсе.

Среди участников есть человек, который заканчивает в этом году бакалавриат, но со следующей осени абсолютно точно идет в магистратуру во ВШЭ. Можно ли его указывать? А можно ли недавних выпускников?

Да. Даже если участник не станет студентом магистратуры, он сможет продолжить работать над проектом. В случае, если предполагается оплата его участия, то нужно будет заключать договор ГПХ с внешним (не студентом) участником.

Может ли состав участников меняться в процессе работы над проектом? В частности: можно ли присоединять студентов к проекту после одобрения финансирования? Можно ли удалять студента или участника по желанию руководителя из проектной группы по каким-либо причинам (болезнь, отказ или нежелание работать над проектом)? Может ли студент или участник выйти из проекта по собственному желанию?

Общеуниверситетский регламент не предусматривает ограничений на изменения в составе участников проекта. Процедура согласования таких изменений и правила их оформления определяются факультетскими комиссиями самостоятельно.

Я являюсь студентом выпускного курса. Могу ли я участвовать в конкурсе?

Да, вы можете подать заявку на участие в конкурсе. Регламент предполагает возможность дальнейшего трудоустройства (или договоров ГПХ, если трудовая в другом месте), на усмотрение комиссии и участников самой проектной группы.

Если ли какие-либо ограничения при отборе студентов в проектную группу? Успеваемость, наличие дисциплинарных взысканий, посещаемость?

Ограничений нет, решение принимают руководители групп.

Студенты за участие в проекте получают кредиты? Как рассчитать, сколько кредитов получит студент?

Вопрос мотивации студентов решается руководителем проекта. Регламент конкурса позволяет предусмотреть материальное вознаграждение для участников поддержанных проектов из числа студентов. Получение образовательных кредитов за участие в проектах также возможно. Условием является согласие академического руководителя образовательной программы зачесть работу в проектной группе в качестве элемента учебного плана. Автоматического начисления кредитов за участие в проектной группе нет.

Будет ли как-то отражаться участие студента в проектной группе – в волонтерской книжке, в виде грамот?

Отражение успехов студента, а также награждение грамотами возможно по представлению руководителя проекта и решению полномочных руководителей факультета или университета.

Смета и финансирование проекта

Интересует размер базового финансирования на администрирование проекта и лимиты специального финансирования по расходам проектной группы. Есть ли какие-то ограничения на выплаты?

В соответствии с пунктом 5.5. Временного регламента размеры базового и специального финансирования определяются решением ученого совета факультетов или, при отсутствии ученого совета, деканами факультетов. Размер финансирования со стороны университета в соответствии с пунктом 5.7. определяется решением создаваемой Университетской комиссии. Каких-либо ограничений по размеру финансирования Временным регламентом не установлено, он определяется соответственно факультетом и Университетской комиссией.

Смета определяется руководителем проекта? Может ли она меняться в процессе работы над проектом?

Смета определяется заявителями и до подачи заявки утверждается руководителем проекта. Изменения сметы не предусмотрено регламентом. В случае необходимости изменение сметы согласовывается с комиссией, которая вынесла решение о поддержке проекта.

Какие пункты должны входить в смету?

Общее требование - смета должна отражать общий объем запрашиваемого финансирования по годам (по кварталам в случае годичных проектов) в разрезе по основным направлениям расходов. Специальные рекомендации по составлению сметы можно уточнить в соответствующих факультетских комиссиях.

После одобрения финансирования, какая предполагается финансовая и прочая формы и графики отчетности?

График отчетности соотносится с п. 7.1 и п. 7.2 Регламента. Формы отчетности разрабатываются соответствующими комиссиями.

Я подаю заявку на проведение научного исследования и хочу указать в смете расходов оплату работы интервьюеров (участников группы). Могу ли я это сделать, или расходы должны быть техническими вроде расшифровки интервью?

В смете можно указать расходы на оплату работы участников, всё верно.

В смете нужно указывать финансирование участия в иностранных конференциях, семинарах и др. мероприятиях для представления результатов работы или речь идет только об оплате работы участников + расходы полевые исследования и оборудование (диктофоны, например)?

Если предполагаются такого рода мероприятия, то их нужно указать в смете.

Обязательные выплаты только для постоянных участников? Есть еще поле «привлечение участников».

В смету нужно внести расходы на привлеченных участников тоже.

Какие статьи сметы не поддержат ни каких обстоятельствах?

Четких ограничений нет, важна уместность и релевантность статей расхода для проекта. Караоке-станция тоже может быть поддержана, если вы проводите исследование о влиянии караоке на формирование стресса у соседей. В данном случае это оборудование для исследования. Но если не получается описать в смете, зачем эта станция, то вряд ли она будет одобрена.

Из чего мы исходим, когда планируем смету? Это какие-то расчёты реальные, или наугад?

Возможно и так, и так. Вы можете обосновать, каким образом эта цифра была получена. Это иногда помогает. Но когда речь идёт о каких-то очень простых вещах, допустим, караоке-станции, достаточно указать цифру и не обязательно давать ссылку на сайт. Чем более понятна смета, тем лучше.

Для зарплат участникам проекта нужно опираться на общую разнарядку Вышки или на возможности финансовые факультета. На что всё-таки лучше ориентироваться при составлении сметы?

Подавать заявку хочется так, чтобы было оптимальное соотношение между вашими потребностями и возможностями. Вы можете написать в комиссию того факультета, который будет рассматривать вашу заявку. Сейчас они вряд ли будут готовы ответить, так как этот норматив зависит от количества заявок, от их качества и от общего запроса финансирования на факультет. Вы хотите знать это «до», но факультет сможет сказать лишь после получения всех заявок. Так часто бывает и во многих других конкурсах, в том числе и научных грантовых. Может быть и так, что факультет предложит сократить вашу смету. Совет: идти по некоторому разумному минимуму и руководствоваться здравым смыслом. И написать на всякий случай на факультет (секретарю или председателю образовательной комиссии).

На какую сумму лучше ориентироваться при распределении расходов и составлении сметы?

Финансированием занимаются факультеты и некоторые из них уже разместили информацию на сайте. Поэтому смотрите на страничках своих факультетов либо обращайтесь к ответственным на факультетах, они смогу точнее прокомментировать

Как будет выстроена отчетность, кому как и когда отчитываться?

Вся эта информация подробно отражена в Регламенте (п. 7). Кратко: отчет представляется к сроку завершения проекта и проектные группы представляют их в той форме, в которой их разработает комиссия факультета. Отчитываться надо будет именно перед факультетской комиссией.

Как будет выстроена отчётность при реализации проекта фундаментальных исследований и денежная ответственность?

Порядок рассмотрения отчетов о деятельности проектных групп изложен в п. 7 Регламента. Все статьи расходов по смете, одобренной Комиссией конкурса, осуществляется путем безналичного перечисления с р/с НИУ ВШЭ: участники проектной группы обращаются к своему куратору от факультета, который помогает с оплатой всех расходов.

Есть ли возможность самостоятельно привлекать каких-либо спонсоров? Как финансовых, так и материальных. Не ограничивает ли университет эту возможность?

Да, источниками финансирования деятельности проектных групп могут быть средства, привлеченные проектными группами (пп. 5.2.4 Регламента).

Проекты и возможности изменений в ходе работы

Может ли быть изменен срок исполнения проекта (в большую/меньшую сторону)?

Да, в соответствии с пунктом 3.3 Регламента срок реализации проекта может быть продлен в случае успеха соответствующей комиссией. Более короткие сроки возможны, это предусмотрено Регламентом.

Может ли изменяться или уточняться содержание проекта в течение работы над ним? Если да, то к какой мере?

Изменения в рамках заявленной темы возможны. Существенные изменения, а также изменения, влекущие корректировку результатов проекта, требуют дополнительного согласования с комиссией, которая вынесла решение о поддержке проекта.

Может ли измениться конечный продукт? Если да, то в какой степени?

Изменения в результатах требуют согласования с комиссией, которая вынесла решение о поддержке проекта.

Общие вопросы

Конкурс распространяется только на московский кампус?

Конкурс общеуниверситетский, но руководитель проекта должен быть из московского кампуса и подавать заявку на факультет московского кампуса.

На сайте написано, что создать проектную группу может только студент московского кампуса. Значит ли это, что участниками могут быть студенты и других кампусов?

Да, в качестве своих коллег можно заявлять студентов других кампусов.

Если члены команды с разных факультетов, то какая мотивация факультетов поддержать финансово студентов других факультетов?

У нас нет деления на «своих и чужих». Если проект от студентов с разных факультетов, то это даже отлично, так как это максимально то, что мы хотели бы от проекта. Потому что когда он междисциплинарный, межфакультетский, это вызывает положительные эмоции у комиссии.

Может ли выпускник Вышки участвовать в проектной группе?

Вообще конкурс для студентов Вышки. В качестве дополнительного члена команды может выступать выпускник, но нужно объяснить его задачи и почему вы передаёте эту задачу внешнему специалисту (т.е. не обучающемуся в Вышке). Если предусмотрен гонорар, то здесь скорее речь о договорах ГПХ. Возможно, факультеты могут принимать иные решения, но что совершенно точно: заявителем должен быть студент и основная часть команды тоже должна быть из актуальных студентов/аспирантов.

Могут ли быть привлечены студенты из других вузов?

Конкурс рассчитан на студентов и аспирантов Вышки, поэтому скорее всего нет. Но регламент предполагает возможность участия внешних специалистов. Поэтому если вы обосновываете в заявке, что этот человек необходим проекту с какими-то определёнными и уникальными компетенциями, то факультет рассмотрит возможность его участия.

Если необходимо приобрести ПО, то какое ПО можно приобрести? Американское (т.е. входит в список разрешенного для закупки в гос. организации)? Как потом отчитаться?

Закупку необходимого ПО производит Дирекция по информационным технологиям (ДИТ) НИУ ВШЭ. Участникам проектной группы нужно будет направить запрос на необходимое ПО своему куратору от факультета, далее факультет направляет заявку на закупку в ДИТ.