Служебные записки в ГУ-ВШЭ: меньше пишем, быстрее рассматриваем и исполняем?

Каждый месяц руководителям Высшей школы экономики поступает в среднем около 700 служебных записок от работников. О том, как организуется их поток, эффективно ли работают с ними руководители и их помощники, рассказывает начальник Управления делами Татьяна Болотова.

Каждый месяц руководителям Высшей школы экономики поступает в среднем около 700 служебных записок от работников. О том, как организуется их поток, эффективно ли работают с ними руководители и их помощники, рассказывает начальник Управления делами Татьяна Болотова.

— Татьяна Сергеевна, зачем вообще нужны служебные записки? Есть ведь организации, где вообще обходятся без них.

— Действительно, в небольших организациях можно обойтись и без них. Но Высшая школа экономики — большое учреждение, здесь около 3,5 тысяч сотрудников. Они пишут служебные записки руководителям на самые разные темы, согласовывают их в различных отделах, после чего руководитель — ректор, первый проректор, проректор или руководитель структурного подразделения, которому адресована записка, принимает решение и отправляет ее на исполнение.

— О чем пишут служебные записки?

— Темы самые разные. Вот примеры краткого содержания записок, которые недавно поступили к руководителям: о ремонте помещений, об отчислении студентов и слушателей, о премировании работников, о проведении конкурса среди студентов, о выходе на работу в выходные дни. От того, какие решения принимаются по этим запискам, зависит судьба людей, организация образовательного процесса и проведение научных исследований, другие важные вопросы университетской жизни.

— Служебные записки поступают на бумаге или в электронном виде?

— В ГУ-ВШЭ с 2004 года внедряется автоматизированная Система документационного обеспечения управления — СДОУ. Она упрощает работу со служебными записками и другими документами, делает ее "прозрачной". Например, включив компьютер, я сразу принимаю предназначенные для меня служебные записки. Кроме того, вижу, в какое время была написана конкретная записка, когда и кто ее получил и согласовал, какое принято решение и т.д.

Сегодня служебные записки согласовываются, регистрируются, рассматриваются и отправляются на исполнение только в электронном виде. На бумаге принимаются записки только у тех подразделений, которые не имеет технических возможностей для подключения к СДОУ, — это учебный центр "Вороново", некоторые общежития, несколько помещений на Покровке. В сентябре из 688 служебных записок 125 поступили на бумаге, в октябре — 75 из 779, в ноябре — 34 из 871. Ситуация постепенно улучшается. В то же время остаются подразделения, где установлена СДОУ, но работники по-прежнему приносят на регистрацию служебные записки на бумаге. У ряда работников есть возможность подключиться к СДОУ, но они почему-то не подают заявку в Дирекцию по информационным технологиям.

СДОУ упрощает работу хотя бы потому, что не нужно перевозить документы из одного здания в другое, из Москвы в города, где расположены наши филиалы. Тем не менее, документы пересылаются в сторонние организации и сдаются в архив, конечно же, на бумаге.

— Существуют ли единые правила оформления служебных записок?

— Да. Есть регламент, утвержденный приказом ректора № 31-07/546 от 17 июля 2007 года "Об оформлении, рассмотрении и исполнении служебных записок в ГУ-ВШЭ". Разработан шаблон служебной записки, который можно найти на странице Управления делами портала ГУ-ВШЭ и который также будет размещен в разделе "В помощь сотруднику ГУ-ВШЭ". Шаблон разработан в соответствии с ГОСТом по оформлению организационно-распорядительных документов.

— Какой порядок приказ ректора устанавливает для рассмотрения и исполнения служебных записок?

— В соответствии с регламентом руководители должны рассматривать служебные записки в течение двух дней с момента их поступления на резолюцию (если руководитель отсутствует, это делает тот, кому он делегирует свои полномочия). Если в резолюции не указан конкретный срок исполнения служебной записки, подразумевается, что он составляет десять рабочих дней с момента поступления на исполнение.

Управлению делами поручено ежемесячно представлять ректору отчеты о служебных записках, которые не были рассмотрены руководителями в течение двух дней и которые не были исполнены в установленные сроки. Работник Управления делами ежедневно просматривает служебные записки в СДОУ, проверяет своевременность рассмотрения, наложения резолюции и ход исполнения. Мы напоминаем сотрудникам о служебных записках, которые не рассматриваются в течение двух рабочих дней.

— Сколько таких нерассмотренных и неисполненных записок?

— Управление делами подготовило отчеты о работе со служебными записками за сентябрь, октябрь и ноябрь 2007 года. Есть информация о том, как работает каждый руководитель, данные мы можем разослать по запросу.

Итак, в сентябре вообще не рассмотрены (нет резолюции) 104 служебные записки, в октябре — 147, в ноябре — 220. В течение двух рабочих дней не рассмотрены в сентябре — 241 записки, в октябре — 317, в ноябре — 287. В то же время работники стали лучше осуществлять контроль, то есть создавать поручения на служебные записки. В сентябре было 13 поручений, в октябре — 98, в ноябре — 136.

Ситуация с рассмотрением служебных записок не улучшается. Уровень исполнительской дисциплины работников ГУ-ВШЭ, к сожалению, очень низкий. Мы провели совещание с работниками приемных, готовы индивидуально обучать каждого сотрудника работать со служебными записками. По вопросам оформления, регистрации, рассмотрения и исполнения служебных записок и других документов каждый работник может напрямую обратиться в Управление делами.

— Не слишком ли много служебных записок?

— Да, много, и число их, к сожалению, не сокращается. С целью сокращения количества служебных записок ректором был подписан приказ от 25 июля 2007 года № 31-07/567 "Об организации работы с заявками по обеспечению работников ГУ-ВШЭ средствами, оборудованием и справками". Например, сотрудники всегда писали служебные записки с просьбой что-то предоставить — канцелярские товары, чайник, телефон и проч. Теперь же разрабатываются формы заявок, регламенты работы с ними — нужно лишь зайти на портал ГУ-ВШЭ (на страницу соответствующего подразделения или в раздел "Справочник сотрудника"), заполнить заявку и получить ответ в установленные сроки. В заявке достаточно заполнить обязательные поля и отправить ее по электронной почте. Заявки в отличие от служебных записок не надо согласовывать и визировать у первых лиц университета — они и без того перегружены работой. Достаточно, если их рассмотрит руководитель соответствующего структурного подразделения.

Уже есть формы заявок и регламенты на установку и ремонт оргтехники, по обеспечению мобильной связью, на изготовление визиток, объявлений и плакатов, на проведение корпоративных мероприятий, на выдачу подлинников и копий уставных документов ГУ-ВШЭ. Их также можно найти на портале ГУ-ВШЭ на страницах соответствующих подразделений и в разделе "Справочник сотрудника".

— Почему же часть служебных записок не рассматривается? Вы сказали, что руководители слишком заняты. Или есть другие причины?

— Честно говоря, я не могу это понять и оправдать. Если в жизни ты написал письмо, а ответ не получил, тебе это понравится? Если ты поздоровался, а тебе не ответили, это приятно? Если в нашем университете люди получают образование высокого качества, уровень культуры работы с документами у административного персонала должен быть высоким. А в настоящее время регламент по работе со служебными записками, утвержденный ректором, выполняется лишь на 60%.

— Никто ведь не пострадает, если руководитель прочитает служебную записку не через два дня после поступления, а через три и даже через пять.

— Я не согласна с тем, что никто не страдает от того, что записки рассматриваются несвоевременно. Это ведь отражается на учебном процессе, на организации научной работы, на многих других аспектах работы университета. Допустим, вовремя не рассмотрена служебная записка о предоставлении аудитории или мультимедийного проектора для проведения занятий. Что это означает? Пострадает качество образования, потому что лекция будет сорвана, или ее эффективность окажется значительно ниже.

А вот еще вопрос, не имеющий, казалось бы, отношения к образованию и науке. Нам необходимо срочно отправить почту на Покровку, а служебную записку о предоставлении машины вовремя не рассмотрели. В этой почте может оказаться счет, который нужно срочно оплатить, приглашение в налоговую или иную инспекцию, даже повестка в суд.

— Можно ли применить какие-то карательные меры к тем, кто не выполняет июльский приказ ректора?

— Это вопрос не ко мне. Наша задача — анализировать ситуацию, контролировать ход работы. Очевидно, без определенных мер со стороны руководства ситуация не сдвинется с мертвой точки.

— Неужели соблюдение правил работы со служебными записками так важно для Высшей школы экономики?

— На мой взгляд, работа с документами — это лицо любого учреждения, в том числе университета. Мы ведь хотим, чтобы Вышка была лучшим вузом России, а в лучшем вузе документооборот должен быть организован на соответствующем уровне.

Борис Старцев, Новостная служба портала ГУ-ВШЭ

Автор текста: Болотова Татьяна Сергеевна, 19 декабря, 2007 г.