Вышка внедрила процесс заключения договоров в цифровом формате

Во время пандемии многие административные процессы в Вышке перешли в цифровой формат. В их числе — процедура заключения договоров с физическими лицами.

Благодаря внедрению новой системы электронного документооборота и использованию электронных подписей, на сентябрь 2021 года более 3000 договоров с физическими лицами были заключены в электронном виде. 

Это касается, в частности, договоров гражданско-правового характера с приглашенными преподавателями и договоров на оказание образовательных услуг с абитуриентами. Особенно актуальной эта инициатива стала для тех из них, кто на момент поступления не имел возможности присутствовать в Москве.

«Удобный личный кабинет, где можно пошагово следить за процессом подписания договора, нет лишней суматохи — что, где, когда подписывать, какие нужны документы. Все предельно понятно и просто. В другом вузе мне было сложно найти информацию, понять процесс заключения договора, приходилось лишний раз звонить или копаться на форуме», — отмечает студентка 1-го курса ОП «Медиакоммуникации» Анна Христюк. 

Перевод договоров в «цифру» помог значительно сократить число ошибок при работе с документами за счет интеграции смежных систем и обеспечения автоматизированных проверок, предоставить сотрудникам университета возможность быстрого поиска и оперативного доступа к документам, а также уменьшить сроки их согласования.

С учетом нормативных ограничений к 2024 году Вышка планирует минимум на 80% отказаться от бумаги в кадровом, финансовом, организационном и образовательном документооборотах — везде, где это будет возможно в действующей нормативной рамке.

Лузгачев Михаил Васильевич
Заместитель проректора

Цифровизация договорных процессов стала первым важнейшим шагом в масштабном применении квалифицированной и простой электронной подписи в юридически значимых взаимоотношениях с контрагентами — физическими лицами. Мы перевели взаимодействие с ними в онлайн-формат, причем полноценно с правовой точки зрения. Но есть и зоны роста — работа по улучшению клиентского опыта по имеющимся сервисам, а также отказ от бумаги по другим направлениям.

Мы пока не так активно подписываем договоры ГПХ в электронном виде с привлеченными специалистами (здесь развитие зависит от сроков интеграции с ЕСИА), а вот по абитуриентам следует отметить значительную динамику: цифровой формат используется уже второй год подряд, он востребован среди абитуриентов, в прошлом году мы заключили таким образом порядка 900 договоров, а в этом уже более 2000.

Цифровизация позволила нам в том числе выявить большое количество барьеров при отказе от бумаги; критичные уже устранены, а по части остальных мы активно работаем, развивая платформу безбумажного документооборота Вышки, которая включает в себя систему электронного документооборота, инфраструктуру электронных подписей, удаленной идентификации, системы оперативного и архивного хранения документов. При этом наше развитие на сто процентов соответствует задачам государства — уже запущено большое количество проектов, инициатив в этом направлении, активно пересматривается нормативка.

Среди ближайших задач — завершение построения платформы безбумажного документооборота (сейчас наша команда активно занимается вопросами хранения электронных документов), расширение практики заключения договоров ГПХ в электронном виде, обеспечение возможности удаленного оформления простой электронной подписи, работа по улучшению клиентского опыта.

Полученные результаты стали возможны только благодаря слаженной работе большой команды, включающей коллег из самых разных подразделений: Цифрового блока, Управления делами, Финансовой дирекции, Дирекции по правовым вопросам, Управления персонала, Приемной комиссии и не только.

Автор текста: Гиацинтова Юлия Николаевна, 17 сентября, 2021 г.