«Рутинную работу должен взять на себя робот»

Сможет ли Вышка создавать свои коммерческие программные продукты, чем занимается созданный недавно Центр программных разработок и цифровых сервисов и зачем проводится хакатон по технологиям роботизации бизнеса — обо всем этом в интервью «Вышке для своих» рассказал старший директор по финансовым технологиям Леонид Новиков.

— Леонид Владимирович, год назад, когда вы только пришли в НИУ ВШЭ, мы точно так же приходили к вам брать интервью. Расскажите, пожалуйста, что произошло за этот год, что изменилось?

— Когда я год назад пришел в финансовую службу, у нас было огромное желание повысить эффективность и качество работы подразделения, но требовалось более четко сформулировать задачи и решить проблему с ресурсами. Несмотря на то что Вышка готовит для IT-рынка большое количество ценных специалистов на базе факультета компьютерных наук и Московского института электроники и математики, за которыми буквально выстраивается очередь, мы проигрываем конкуренцию за кадры крупным технологическим компаниям. Возникла идея привлечь к нашей работе студентов и выпускников МИЭМ, которые и так в той или иной мере занимаются заказной разработкой. В программе развития МИЭМ было заявлено создание Центра программных разработок и цифровых сервисов. Мы присоединились к этой инициативе, и данное решение было поддержано ректором, после чего команда центра подключилась к реализации наших цифровых проектов. На первом этапе мы делаем проекты для внутреннего пользования Вышки, а в дальнейшем хотели бы предлагать их и другим вузам.

Также были сформулированы стратегические цели финансовой службы, для достижения которых должны реализоваться проекты развития:

обеспечение необходимого уровня безопасности финансовых операций;
повышение финансовой устойчивости университета;
обеспечение качественной оперативной, глубинной финансово-экономической аналитической информацией для принятия управленческих решений;
повышение собственной операционной эффективности;
развитие клиентоориентированного взаимодействия с потребителями финансовых сервисов.

— Как вы считаете, другим вузам будут интересны такие решения?

— Большинство топовых вузов записывают себе в программу развития, что они смогут продавать собственные продукты другим вузам. Уже есть несколько отдельных попыток претворить это в жизнь, но это все единичные истории. ВШЭ принимает участие в различных конференциях, где мы в том числе рассказываем о своих проектах. К нам часто подходят после доклада и спрашивают про возможность заказать наши продукты. Например, нашими разработками интересовались коллеги из Сколтеха и Ассоциации ведущих университетов.

Если подводить промежуточные итоги, то мы считаем старт работы центра успешным. Он оперативно подключился к реализации ряда наших центральных проектов и уже продемонстрировал первые результаты. В перспективе мы видим его развитие в предложении услуг для других подразделений вуза и выходе на внешний рынок.

При этом если говорить о потенциальной возможности продавать свои продукты, то мы выбрали свою собственную нишу — доработку решений с открытым исходным кодом. Когда многие иностранные бренды ушли из России, освободившуюся нишу стали занимать российские и опенсорсные решения. Но любые такие продукты требуют доработки, и мы в ВШЭ этим успешно занимаемся.

В ближайшее время мы хотим проверить теорию практикой, убедиться, что доработанные собственными силами приложения в принципе можно продавать на рынке образования, что они будут востребованы.

Мы четко осознаем, что не создадим такой продукт, который позволит рядом с Вышкой выстроить технологический гигант. Мы создаем продукт, который закрывает наши потребности и может закрыть также и чужие. Если таким образом удастся вернуть хотя бы часть затрат на разработку, то, значит, для Вышки создание продуктов будет дешевле.

— Чем сейчас занимается Центр программных разработок и цифровых сервисов?

— Если брать крупные направления, то одно из наиболее интересных — это создание аналитической системы дашбордов (информационные панели, которые отображают данные в понятном виде. — Ред.). При взаимодействии с руководителями факультетов и крупных подразделений, а также их заместителями, отвечающими за финансы, выяснилось, что у них есть запрос на контроль текущих лимитов и прогнозы по их использованию до конца года. Планирование проводилось в программе Excel, а данные из финансово-аналитической системы были достаточно сложными в интерпретации. Хватает ли денег на текущие расходы, будут ли выполнены конкретные KPI, успевают ли подразделения сделать нужные закупки — все планирование осуществлялось с высокой степенью допущения. Поэтому мы предложили собрать эти данные в единые дашборды. Первую версию дашборда проверили на данных МИЭМ, сейчас запущена апробация на ФКН и ФКИ.

Также в рамках стратегической цели «Обеспечение качественной оперативной, глубинной финансово-экономической аналитической информации для принятия управленческих решений» мы занимаемся разработкой дашборда управления университетом. У руководящего состава ВШЭ также есть свои КПЭ и требования к выполненной работе. У Вышки запрашивают порядка 360 показателей в составе различных отчетов, и через них также оценивается работа университета и ректора. 130 из них мы выделили как ключевые, по которым сейчас осуществляется разработка. Визуализация текущего состояния процессов позволит существенно повысить их управляемость и эффективность работы.

— Какие еще есть проекты у центра?

— Еще одно важное направление работы центра — это создание системы управления задачами и поручениями. Не все задачи, которые решаются нашими сотрудниками, есть в системе электронного документооборота (СЭД). Помимо официальной переписки, есть бумажные протоколы, задачи, которые ставятся в электронной почте, есть устные поручения, поручения, которые получаются в мессенджерах, и т.д. На данный момент тяжело контролировать сроки и качество их исполнения, так же как и в целом определить общую нагрузку на сотрудника. Какие-то задачи работника находят отражение в СЭД, но когда начинаешь разбираться, можно ли ему поручить еще что-то, то оказывается, что он занят выполнением большого количества других задач, но только они не отображаются в системе. Наша задача была понять, что делает каждый сотрудник.

Приведу конкретный пример. Когда человек просто отвечает на вопрос, то это можно не вносить в систему. Если же он тратит время, например готовит письмо, то мы хотим, чтобы это отражалось в системе. Это позволит контролировать сроки исполнения поручений. Для данной задачи мы выбрали российский сервис для управления бизнесом «Битрикс24» и сейчас занимаемся настройкой этой системы под наши нужды. Мы хотим в ней собрать все задачи финансовой службы, в том числе и те, что не отображаются в СЭД, и получать отчеты об их исполнении.

Еще одно направление нашей работы — это RPA (Robotic process automation), или автоматизация процессов с использованием роботов. Это программы, которые имитируют деятельность людей, позволяя решать целый ряд типовых задач. Например, если человек регулярно куда-то заходит, открывает одну таблицу и копирует, а в другую вставляет данные или распечатывает из почты документ, то все эти типовые операции можно оцифровать. Это средство малой цифровизации. Робот может заходить как сотрудник в СЭД и доставать нужные данные, попутно решая другие задачи. Например, это распознавание рукописного и печатного текста с использованием искусственного интеллекта.

У нас в бухгалтерии большое количество первичных финансовых документов: акты, счета, счета-фактуры и так далее. Все документы требуют тщательной проверки, например чтобы договор и акт были идентичны. Сейчас бухгалтеры все это делают вручную. И в данном случае есть два варианта решения проблемы. Первый — ввести полноценный электронный документооборот с контрагентами. Но фактически договориться со всеми поставщиками, чтобы, помимо бумажного документа, они присылали файлы в нужном формате, пока не получается. Но можно сделать так, чтобы всю эту рутинную работу взял на себя робот и переносил данные в нашу систему.

— В сентябре Финансовая дирекция анонсировала запуск чат-бота. Не могли бы вы рассказать, что это за проект?

— Действительно, у нас есть направление создания чат-ботов. На сайте финансовой службы этот сервис предназначен для студентов и сотрудников НИУ ВШЭ. Он позволяет получать мгновенные ответы на вопросы финансового характера. Чат-бот подскажет, в частности, где посмотреть сформированный расчетный листок и методику расчета НДФЛ, есть ли свободные ставки в подразделении, как получить справки о стипендиях и зарплатах. Пока что он может ответить на ограниченное количество вопросов, но со временем его база знаний будет расширяться. Очень важно, что наш чат-бот обучаемый, каждый подобранный им ответ на запрос облегчит процесс поиска в дальнейшем. То есть наша система учится на запросах и каждый следующий раз подбирает ответы точнее.

На создание чат-бота уже есть запрос от Управления делами, также данным направлением интересуются ряд других подразделений.

— Это все основные текущие проекты?

— Нет, проектов достаточно много. Так, центр занимается оценкой различных гипотез и их тестированием. Приведу пример. У финансовой службы в связи с появлением ФЗ-61 существует потребность в переходе на электронный документооборот по командировкам. На рынке есть несколько компаний, которые предлагают такие решения. Центр тестировал их и готовил рекомендации по тому решению, которое рациональнее закупить.

Еще один наш проект — это создание системы для проведения конференций. В ходе пандемии МИЭМ разработал для себя сервис видеосвязи, который мы в итоге успешно тиражировали. Теперь для проведения видеоконференций в удаленном режиме можно использовать собственный сервис по адресу meet.miem.hse.ru.

Еще одно направление работы центра — это разработка совместно с МИЭМ образовательных курсов ДПО. С одной стороны, у нас есть реальная потребность повышать квалификацию сотрудников по цифровым направлениям, с другой — мы также хотели бы в перспективе продавать разработанные образовательные курсы для финансистов, где бы, в частности, затрагивались вопросы бюджетного учета, работы с госзаданием и бюджетными заявками.

— Команды, которые задействованы в реализации проектов, состоят исключительно из студентов? Как они себя проявили?

— В каждой команде, кроме студентов и выпускников Вышки, есть преподаватель или научный сотрудник.

Что касается в целом сотрудников центра, то могу сказать одно: они все креативные и мотивированные. Им всем интересно отвечать на вызовы и решать сверхзадачи. Могу сказать, что двух студентов, которые работали с нами по одному из проектов, мы взяли на позиции стажеров в финансовую службу в наш блок развития. Это позволяет решать наши задачи в условиях ограниченных ресурсов и сильного перегрева на ИТ-рынке.

— Недавно в Вышке завершился хакатон среди студентов по RPA. Расскажите, пожалуйста, зачем вы решили его провести?

— В МИЭМ студенты учатся информационной безопасности, сетям, шифрованию, связи и так далее. Собственного направления работы с роботами нет, и, более того, большинство студентов не знают, что это такое. Для популяризации этого направления мы провели хакатон по технологии RPA. В рамках него мы решали задачи, которые позволяют студентам понять, что это за технология, а тех, кто заинтересуется, мы обучим и привлечем к нашей работе.

Кстати, в ходе подготовки хакатона мы заметили очень интересную вещь: те хакатоны, которые до этого проводились в МИЭМ, были довольно индивидуальными. То есть каждый студент проявлял себя в чем-то сам, и интерес к ним был огромным. Что касается нашего хакатона, где подразумевалась командная работа, то первоначально к нему не было большого интереса. Мы начали разбираться, с чем это связано. Как объяснили сами студенты, после пандемии людям стало сложнее объединяться в стихийные команды. Если студенты учатся по одной специальности на одной кафедре, допустим, по информационной безопасности, то, когда нужно принять участие в мероприятии по этому направлению, они еще могут объединиться и договориться. Когда же это совершенно новая область, то им тяжелее собраться командой.

— Это не последний такого рода хакатон, который проводится в Вышке?

— Это первый наш хакатон, и мы хотели бы, чтобы такие мероприятия по аналогии с Апрельской конференцией ВШЭ проводились регулярно в рамках Technoforge. Задача-минимум — это раз в год, задача-максимум — раз в квартал, либо по мере необходимости показывать студентам новые технологии, с которыми они еще не сталкивались и которые используются у нас. Так, мы хотели бы в рамках технофорума сделать хакатон по чат-ботам или по биосистемам. Следующий хакатон можно провести весной.

— Есть ли еще какие-то проекты, в которых могут принять участие студенты?

— У нас есть направление проектной деятельности, когда учащиеся решают проектные задачи в ходе выполнения курсовых или выпускных работ. Сейчас, например, мы вместе со студентами Школы финансов пробуем разработать критерии и методику оценки цифровых проектов.

Также мы активно взаимодействуем со Школой дизайна. Пространство определяет восприятие, и студенты могут сделать такую финансовую приемную, которая позволит упорядочить все процессы.

— Какие у вас планы развития проектов?

— Планы развития, повторюсь, — это поддерживать и углублять то, что мы уже сделали. Дальше — коммерциализация этих проектов. Подчеркну еще раз: на данный момент у нас нет цели сделать все проекты сразу коммерчески эффективными. Самое главное — создать интересный продукт и попробовать компенсировать часть затрат.

Мы считаем очень важным действовать в русле общей повестки происходящих в России изменений. Не так давно нацпроект «Цифровая экономика» трансформировался в нацпроект «Экономика данных», что коррелируется с тезисом «умное управление финансами на основе данных», который еще год назад был выбран стратегической целью финансовой службы. А наши проекты, такие как, например, дашборды, позволяют эти данные собирать и визуализировать.

Также хочу отметить, что один из крупных блоков проекта «Экономика данных» — это квантовые технологии, и МИЭМ активно ими занимается. В частности, успешно реализует совместный проект с РЖД, и я считаю, что есть все предпосылки того, что это направление в Вышке будет динамично развиваться.

— Как планы развития финансовой службы коррелируются с общеуниверситетскими?

— Мы фактически не отделяем одно от другого. Финансы — лишь один из способов взглянуть на процессы, протекающие в университете, в целом. Наша задача — сделать это направление максимально эффективным, прозрачным и удобным, что позволит Вышке продолжить свое успешное развитие. Финансовая служба является составной частью системы административного обеспечения НИУ ВШЭ, которая, в свою очередь, нацелена на обеспечение функционирования основных направлений деятельности университета, приносящих нам доход.

Как эффект от создания центра оценивает руководство МИЭМ

Евгений Аврамович Крук

директор Московского института электроники и математики им. А.Н. Тихонова

Любой университет в наше время должен думать о дополнительных источниках финансирования. Поиск таких источников — важная и сложная задача. Но повышение эффективности функционирования университета не менее важно, ведь, ускоряя бизнес-процессы, вы, в сущности, тоже увеличиваете объем доступных ресурсов за счет снижения издержек.

Антон Валерьевич Сергеев

директор Центра программных разработок и цифровых сервисов

Для меня очень важно, когда работа имеет осязаемые результаты и несет ценность для университета — его сотрудников, студентов, партнеров. Поэтому я благодарен финансовой службе, оценившей потенциал МИЭМ в части практических разработок, и уверен, что наше сотрудничество будет развиваться на благо Вышки.

Также читайте

«Процессы нельзя улучшать бездумно»

Леонид Новиков — о программе модернизации финблока

19 декабря, 2023 г.

Напишите нам

«Вышка» в Telegram