Профиль Researcher ID: как его вести и на что обращать внимание

Изначально индексы цитирования разрабатывались как инструменты для библиотек — чтобы определять, какой из журналов является наиболее авторитетным и, следовательно, подходит для того, чтобы оформить на него подписку. Сейчас область применения таких индексов расширилась и, в частности, они стали инструментом оценивания авторов университетами и другими организациями, финансирующими исследования.

Подробно об истории индексов и возможностях, которые они дают исследователям, рассказано в онлайн-курсе «Развитие в академической профессии». Название выглядит претенциозно, но на самом деле в курсе речь идёт только об одном из аспектов академической профессии — использовании индексов цитирования для своих целей. Курс разработан сотрудниками нукометрических центров и библиотек различных университетов (в том числе НИУ ВШЭ), поэтому рассказывает об этих системах не с точки зрения отчётности, а с точки зрения пользы и расширения горизонтов.

Вопрос о том, насколько показатели этих индексов соответствуют реальному положению дел в науке (не всегда), значит ли, что журнал не подходит только потому, что он не входит в индекс (нет, не значит) требует отдельных дискуссий. Задача этого материала — показать, на что обращать внимание при ведении своего профиля в системе Web of Science. Для нашего Института этот индекс важен потому, что количество публикаций, проиндексированных в WoS и корректность информации в карточках публикаций — один из показателей эффективности нашей работы. Кроме того, показатели этого индекса бывают необходимы при подаче заявок на некоторые типы грантов.

Статья должна быть привязана к личному профилю
В карточке статьи должна быть указана аффилиация
В карточке статьи должен быть указан источник финансирования
Публикация должна быть
Как часто всё это проверять
 

Статья должна быть привязана к личному профилю

Это пункт — в личных интересах автора. Имеет значение при подаче заявок на гранты, где просят указывать Researched ID исследователей, входящих в рабочую группу.

Кажется, что раз система цифровая, она должна автоматических определять публикации одного автора, но, к сожалению, это просиходит не всегда. Причина — неоднородность данных. Всегда есть вероятность, что где-то существуют исследователи с одинаковыми фамилиями и инициалами. Дополнительная путаница может возникнуть, если в изданиях разные требования к указанию авторства. Ivanov I., Ivanov I.I., Ivanov I. Ivan, Ivanov II с точки зрения алгоритма — разные люди. Пространство вариантов умножается, если имя и фамилия могут транслитерироваться разными способами. Интернациональное имя Александр на латинице может превратиться в Alexander, Aleksandr или Alexandr, и если оно указано в реквизитах статьи полностью, а не начальной буквой, то алгоритм вновь может распознать разные варианты как разных людей. Буквосочетания "ий", "ия" и "ая" могут передаваться как "ii"/"iy", "iia"/"iya", "ai"/"aya" и так же плодят возможные варианты. И это только проблемы, которые возникают с более-менее неизменной частью — именем. Меняться могут аффилиации и место проживания (обратная сторона академической мобильности, международного сотрудничества и участия в международных грантах), тематика исследований и т.д. — всё это не даст алгоритму корректно объединить статьи одного автора в один профиль.

Ниже — пример того, как умножаются карточки авторов из-за различия в данных. Один и тот же автор представлен тремя разными профилями. Если вдруг завтра конкурсная комиссия какого-нибудь гранта будет проверять индекс, то автору засчитают только одну публикацию — ту, которая указана в авторизованном профиле. 

Как привязывать статьи

через Publons

В разделе “Publications” на основании данных, которые внесены в профиль, время от времени появляются публикации, которые, по мнению алгоритма, могут принадлежать данному автору. Нужные публикации — одобрить, ошибочные — отклонить или просто не подтверждать.

через WoS

Здесь придётся искать вручную по любому из параметров поиска. На карточке нужной публикации есть кнопка “Экспорт”. На неё нужно нажать и выбрать вариант “Add to my Publons profile”. Через какое-то время публикация отобразится в Вашем профиле и будет привязана к Вашему ResearcherID.

Важно: перекрёстная синхронизация Publons и Web of Science работает медленно. Привязка Публонс проходит быстро, а вот изменения в Web of Science медленнее.

В карточке статьи должна быть указана аффилиация

 Этот показатель больше в интересах организации: по нему легко можно увидеть, сколько университет или научное подразделение выпускает публикаций. Но и сотруднику это тоже упрощает жизнь: потому что для отчётности научного подразделения перед университетом или в рамках какого-либо проекта важна однозначная аффилиация.

Даже при условии, что на стадии подготовки аффилиация была указана верно (Подробно об этом см: Как правильно указать аффилиацию с НИУ ВШЭ) на стадии индексации могут возникнуть проблемы.

Сбои в заполнении этого поля могут возникнуть в случае если аффилиаций несколько, либо в тексте статьи сначала идёт название научного центра, а потом университета, к которому центр привязан. В этом случае при обработке в карточку добавляется только первая организация, а вторую можно добавить только вручную.

К счастью, сделать это просто: через форму “Исправление данных”.

В форме много различных полей, но обязательных не так много.  Их смысл в том, чтобы быстро найти, какую запись нужно скорректировать, а потом оповестить заявителя, сделаны изменения или нет. Дополнительным плюсом будет, если есть возможность приложить макет статьи, чтобы подтвердить, что данные, которые нужно внести, соответствуют тексту статьи. 

Для исправления аффилиации надо выбрать раздел  “Address”.

В карточке статьи должен быть указан источник финансирования

Это поле бывает важным для отчётности по тем или иным грантам. Источник финансирования всегда указывается в самой публикации, но в некоторых случаях требуется, чтобы он был указан и на карточке публикации в базе “Web of Science”. В этом случае нужно выбирать вариант “Funding Information”.

Если журнал индексируется — публикация должна быть в системе

Если журнал не индексируется в Web of Science в принципе, добавить статью не получится. Но бывают случаи, когда журнал индексируется, а статьи почему-то нет.

Вариант 1: в сборнике много статей и какую-то из них пропустили. В этом случае нужно выбирать “Missing article”.
Вариант 2: журнал выходит четыре раза в год, первый, третий и четвёртый выпуски в индекс добавлены, а третий нет. В этом случае нужно выбирать “Missing issue".

Как часто всё это повторять

Хорошая новость, что заниматься этим надо сравнительно нечасто.

Между фактическим выходом и появлением в индексе может проходить довольно продолжительное время, поэтому слишком часто это делать не нужно, можно проверять раз в три месяца или даже в полгода.

В качестве ориентира можно опираться на ключевые периоды - время подготовки отчётов и подачи заявок на гранты. Чаще всего это конец календарного года и конец академического года. В НИУ ВШЭ итоги года по публикациям подводятся в ноябре. Поэтому сентябрь-октябрь - хорошее время, чтобы в спокойном темпе освежить профиль, проверить, всё ли в порядке со статьями, вышедшими за прошедший год.

Весной часто происходит сбор заявок на гранты на будущий год, в апреле-мае можно проверять статьи, вышедшие с осени-зимы предыдущего года.