Жугина Светлана Викторовна
- Делопроизводитель:учебная часть
- Начала работать в НИУ ВШЭ в 2016 году.
Полномочия / обязанности
Организация делопроизводства и контроль документооборота (учет входящей\исходящей документации, ведение, регистрация документов в СДОУ);
Организовывать прием поступающей корреспонденции и передачу ее в соответствии с принятым решением на исполнение работникам структурных единиц;
Осуществлять информационное обеспечение деятельности подразделения;
Подготовка необходимых для работы документов (печать, копирование, сканирование);
Прием и распределение входящих звонков;
Встреча посетителей (чай, кофе);
Помощь в организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений и обеспечение их необходимыми материалами);
Принимать в установленном порядке участия в комиссиях, комитетах, совещаниях, рабочих группах;
Контролировать поручения руководителей;
Подготовка презентаций, сводных отчетов, аналитических, информационных и иных материалов;
Коммуницировать со смежными подразделениями;
Вести деловую переписку, подготавливать официальные документы;
Оформлять командировки сотрудникам;
Ведение календаря руководителя, выполнение поставленных задач;
Подготовка командировок и отчетов по ним;
Согласование самых разнообразных вопросов;
Отслеживание всех изданных локально-нормативных документов, ориентация в тех, что затрагивают деятельность кафедры, а также необходимых при реализации тех или иных задач;
Согласование договоров со школами о сотрудничестве;
Поддержание порядка (вызов уборщицы, заказ воды);
В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.