Сорокина Елена Анатольевна

Менеджер Центра университетского партнерства:

- выполнение текущих поручений руководителя центра;

- планирование и обеспечение выполнения рабочего графика руководителя центра;

- прием посетителей центра (чай, кофе), координирование работы центра;

- организация встреч и совещаний (бронирование переговорных, оповещение участников, подготовка помещения);

- приём входящих звонков, ведение телефонных переговоров, а также коммуникации от имени руководителя (ответы на письма, согласование встреч, предварительные переговоры);

- заказа пропусков;

- ведение делопроизводства (ведение требуемой документации, касающейся работы центра) с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (1С СЭД) (оформление договоров ГПХ, формирование различных видов приказов (по финансовым вопросам, по организации и проведению мероприятий), служебных записок; а также ведение табеля учета рабочего времени, графиков отпусков сотрудников центра, заявлений о переносах отпусков (при необходимости) и т.д.);

- оформление командировок и служебных записок руководителя;

- подготовка и организационное сопровождение мероприятий (в том числе - выездных) для руководителей стажировок;

- обеспечение офисной техники и систем в рабочем состоянии;

- взаимодействие с библиотекой, бухгалтерией, общежитием, дирекцией по информационным технологиям, типографией по вопросам сопровождения стажировок и осуществления расчётов по договорам ГПХ;

- контроль наличия финансового обеспечения, контроль исполнения бюджета (проверка соответствия расходов утвержденному финансовому плану);

- сопровождение закупочной деятельности центра (взаимодействие со службой закупок по вопросам соответствия закупок утвержденному бюджету; согласование расчетов с контрагентами в части финансовых условий бронирования билетов и проживания, работа в ФАС);

- материально-техническое обеспечение центра (закупка канцелярских товаров, продуктов (кофе, чай, вода, сладости), хозяйственных товаров);

- подготовка бланочной документации (исходящая корреспонденция, приглашения на стажировки и др.);

- оформление сертификатов о прохождении стажировок;

- блок функций по ДПО: утверждение УП в СЭД; введение данных слушателей в КИС ДПО; согласование приказов по ДПО о зачислении, об отчислении, о внесении изменений; подготовка и согласование итоговых зачётных ведомостей по ППК; подготовка проектов удостоверений и их оформление.