На пути к бережливому офису

С 15 февраля 2021 года университет перейдет на новую систему электронного документооборота на базе 1С. Мы поговорили с руководителем аппарата Ириной Мартусевич о том, почему назрела необходимость замены СДОУ, как будет проходить переход и в чем преимущества новой системы.

— В чем причина перехода на новую СЭД?

— Полтора года назад мы провели аудит и обнаружили, что в университете существует порядка 200 различных информационных систем. И между ними необходимо было настраивать интеграцию, чтобы не заставлять людей по несколько раз вручную вводить одни и те же данные в разные системы. Доработка каждого такого соединения, например, между СДОУ и ИС-ПРО или АСАВ была весьма затратной как по деньгам, так и по времени, поскольку компании, которые поддерживали платформу, не очень распространены на рынке. 

При этом сама система СДОУ была уже «немолода»: давно не обновлялась, работала медленно, любая доработка занимала неоправданно много времени. Все, кто был связан с ней по работе, жаловались. 

Цифровой блок провел анализ всех действующих на рынке систем и принял решение перейти на единую платформу 1С, которая позволит облегчить бизнес-процессы и свести к минимуму ручной труд. 

— Какие проблемы пользователей она решит?

– Недавно мы провели исследование, которое показало: объем служебных записок, зарегистрированных в СДОУ в этом году, вырос в три раза по сравнению с прошлым годом. Это произошло из-за того, что во время перехода в дистант некоторые процессы просто не могли оставаться на бумаге, а служебная записка оказалась наиболее удобным инструментом, который полностью автоматизирован. 

При этом у нас все еще остаются бумажные «служебки»: заказ групповых пропусков и пропусков на парковку, выдача ключей и много чего еще. 

Мы планируем перевести все эти служебные записки в сервисы. У нас уже существуют успешные практики: например, заказ помещений и технического оснащения для мероприятий через Вышка-BMP или новый сервис заказа канцтоваров. Мы надеемся, что увеличение подобных сервисов позволит сократить ненужные хождения с бумагами.

Очень важно, что в новой системе будет удобно использовать квалифицированную электронную подпись. Это также должно привести к сокращению бумажных документов. 

К сожалению, российское законодательство пока отчасти ограничивает сокращение бумажного документооборота, но уже сейчас и в образовательном блоке, и в Управлении делами, и в Планово-финансовом управлении есть списки документов, которые мы можем перевести в электронный вид в обозримом будущем. Во всех сферах жизни мы наблюдаем тренд на осознанное потребление и отказ от лишнего. Бережливый офис — как одно из проявлений этой глобальной тенденции — набирает популярность, и мы это поддерживаем. 

Сейчас большое количество сотрудников фактически работает «курьерами» между кабинетами и зданиями, поэтому мы также думаем о создании службы для доставки документов: сотрудник оставляет заказ, а потом просто следит за статусом своей заявки на сайте. 

— Чем СЭД удобнее СДОУ?

— Первое — это интуитивно понятный интерфейс. Не каждый работник в состоянии осилить бесконечные регламенты и инструкции к системе, да еще  и постоянно держать их в голове. 

Во-вторых, СЭД позволяет настроить систему под себя, чтобы видеть объем текущих задач и оценивать, на чем надо сосредоточиться прямо сейчас. Есть возможность вывести на рабочий стол только те виджеты, которые вам необходимы. Например, администраторам системы потребуется расширенный функционал, а руководителю подразделения будет достаточно и нескольких кнопок — «согласовать», «отправить на доработку» и «создать поручение».

Руководители будут видеть исполнительскую дисциплину, а также вопросы и задачи, которые у них стоят в зависимости от того, чье это было поручение — ректора, ученого совета или ректората. 

И в-третьих, в новой системе можно настроить необходимые виды отчетов. В СДОУ это всегда лишняя головная боль — приходится делать специальный запрос администратору, а автоматические отчеты не всегда дают нужную информацию. 

Тем не менее, СДОУ останется для нас ценной базой исторических документов, поэтому мы не планируем отключать ее полностью.

— Как в дальнейшем будет развиваться система?

— Я вижу серьезную точку роста в интеллектуальных алгоритмах, которые распознают входящие документы, автоматически заводят регистрационную карточку в системе и направляют ее нужному пользователю. Но такой механизм потребует достаточно длительного обучения в силу разветвленности системы полномочий в Вышке. 

— Как будет организован переход на СЭД для сотрудников?

— В ноябре Цифровой блок начал обучающие вебинары, на которых каждый пользователь подробно изучает не только то, как работает система в целом, но и чем она будет полезна в его конкретной деятельности, будь то договоры или приказы учебного блока.

Посмотреть расписание вебинаров и зарегистрироваться можно по ссылке

Также мы планируем создать мобильное приложение, которое поможет руководителям осуществлять оперативную работу в системе.

Я уверена, что наши общие усилия помогут сделать работу с документами современной, удобной и эффективной.

Автор текста: Гиацинтова Юлия Николаевна, 24 ноября, 2020 г.