Проекты АКР 2023

Время, как невосполнимый ресурс нуждается в планировании, а загруженность общественных пространств в пиковые часы в оптимизации и управлении.

На данный момент в ВУЗе отсутствует информация о загруженности точек питания, что приводит к скоплению людей, т.к. студенты и сотрудники приходят в одно и то же время.

1. Формулировка и верификация гипотезы о проблематике проекта.
2. Сбор и агрегация учетных данных по основному потоку посетителей кампуса НИУ ВШЭ на Покровке и количества посетителей точек питания в этом кампусе за последний год.
3. Получение доступа к камерам.
4. Поиск разработчиков и дальнейших держателей проекта.
5. Разработка системы по подсчету людей в помещении (с элементами машинного обучения).
6. Тестирование полученных данных.
7. Создание прогнозной модели загруженности точек питания в кампусе НИУ ВШЭ на Покровке на основании собранных ретроспективных данных.
8. Разработка и внедрение системы в приложение HSE App X.
9. Запуск функционала с информацией по загруженности трех точек питания в мобильном приложении HSE App X (основная столовая, Груша, Джеффрис)

Человеческие ресурсы (эксперты):

1. Одоевская Елена Викторовна;
2. Бондарь Дмитрий Павлович;
3. Коптюбенко Дмитрий Борисович;
4. Какабадзе Елена Ревазовна;

       и др.

Человеческие ресурсы (партнеры):

• Отдел мобильных приложений

Материальные ресурсы:

1. Видеокамеры наблюдения, расположенные в непосредственной близости от мест питания, общественных мест;
2. Сервер для хранения и обработки данных

Информационные ресурсы:

1. Портал НИУ ВШЭ;
2. Информационная рассылка

1. Временные (риски не уложиться в лимитированный период времени программы АКР);
2. Внешние (отказ представителей коммерции в участии в проекте).
3. Технологические (устаревание технологий в процессе реализации).

1. Получение доступа к камерам.
2. Реализация функционала по отображению загруженности точки питания в режиме реального времени в мобильном приложении HSE App X.
3. Подключение двух точек питания (кафе «Груша» и кафе «Jeffrey’s»).
4. Разработка прогнозной модели.
5. Реализация функционала по отображению прогнозируемой загруженности точек питания в мобильном приложении HSE App X.

1. Сформулирована и верифицирована гипотеза о проблематике проекта.
2. Промежуточные результаты проекта (презентация проекта, паспорт проекта, накопление ретроспективных данных).
3. Продуктовые результаты проекта – раздел в приложении HSE App X.
4. Просветительские результаты проекта (освещение результатов проекта в пабликах АКР и портале НИУ ВШЭ).

• Активные сотрудники Университета, в перспективе - обучающиеся  Университета;
• Руководство НИУ ВШЭ

1. Проанализировать необходимость внедрения системы подачи идей
2. Проанализировать предшествующие подобные проекты, которые предлагались ранее и были/не были реализованы в НИУ ВШЭ, причины произошедшего.
3. Подготовка MVP системы для предложения идей и голосования за них
4. Опробация MVP проекта на первой предложенной идее
5. Создание схемы процесса для подачи идей через ЕЛК
6. Создание системы подачи идей на базе ЕЛК
7. Проведение глобальной маркетинговой кампании данного проекта

1. Администратор/Модератор
2. Приоритет 2030
3. Проектная команда для разработки цифрового сервиса
4. Эксперты - Мартусевич И.А., Одоевская Е.В., Артюхова Е.А.
5. Jira
6. ЕЛК/BPM

1. Низкая заинтересованность работников в выработке предложений и экспертизе -> система поощрения, отличия для популярных и реализованных идей
2. Большое число «глупых» и нереализуемых предложений -> Активная система модерации и премодерации заявок
3. Невозможность реализовать предложения, набравшие большое количество лайков из-за бюрократических, финансовых и других сложностей

1. Анализ ЦА (опрос качественный и количественный)
2. Изучение предыдущего опыта
3. Описание функционала
4. Поиск и прикрепление экспертов к категориям
5. Подготовка правил подачи идей
6. Подготовка и выпуск MVP «кнопки» (только для сотрудников)
7. Доработка внутреннего взаимодействия сервиса (настраиваем логики процессов)
8. Улучшение/доработка существующего функционала
9. Внедрение новой системы на сайт НИУ ВШЭ (сотрудники+студенты на «Вышка для своих»)
10. Формирование позитивного облика проекта среди пользователей
11. Продвижение проекта на постоянной основе (часть цифрового пространства Вышки)

1. Кнопка «Я предлагаю»
2. Open Цифровой сервис для подачи идей на улучшение и трансформацию бизнес-процессов
3. Экспертиза заявки
4. Комментарии к заявке
5. Рейтинг предложения
6. «Центр ответственности» принимает решение и публикует его открыто

Большие объемы коммуникации, быстрый темп выполнения задач и необходимость параллельного решения множества вопросов - специфика административной работы в НИУ ВШЭ. Такая интенсивная рабочая среда зачастую приводит к накоплению усталости, возникновению острых эмоциональных реакций, увеличению текучести кадров и снижению продуктивности и психологического благополучия сотрудников.

Развитие навыков уверенного и спокойного поведения в сложных коммуникативных ситуациях, эффективного выражения собственных мыслей и чувств, четкого определения границ ответственности, управления стрессом и практик самоподдержки может стать действенным средством для формирования здоровых рабочих отношений, снижения уровня рабочего стресса и повышения продуктивности и эмоционального благополучия административных сотрудников НИУ ВШЭ.

Разработка и внедрение тренинга, направленного на развитие и укрепление навыков уверенного поведения, эффективного управления стрессом и совершенствование коммуникативных компетенций административных сотрудников НИУ ВШЭ.

Данный тренинг по завершению участия в проекте Административного кадрового резерва (АКР) будет интегрирован в программы Центра повышения квалификации и Административного кадрового резерва, что позволит сделать его доступным для широкого круга административных работников.

1. Способствовать развитию у административных сотрудников ВШЭ навыка сосредоточения на задачах без излишнего эмоционального вовлечения.
2. Поддерживать позитивную самооценку административных сотрудников ВШЭ и помогать им избегать негативной саморефлексии.
3. Создать готовый и воспроизводимый продукт — тренинг-практикум, который позволит административным сотрудникам ВШЭ приобрести навыки эффективной коммуникации.

1. Онлайн-курсы, научно-популярная литература.
2. Пройденные курсы повышения квалификации: “Психологическая компетентность сотрудников университета, работающих со студентами” (2018), “Управление конфликтами в образовательной среде” (2023), “Эффективная коммуникация в команде и эмоциональный интеллект” (2023)
3. Опыт проведения тренингов, который будет использован для разработки и проведения учебных мероприятий.
4. Практический опыт участников проекта в успешном решении сложных и многокомпонентных задач, требующих активного взаимодействия и коммуникации.
5. Специализированное образование одного из членов команды по конфликтологии, что добавляет глубину и экспертизу в область управления конфликтами и эффективной коммуникации.

1. Отсутствие времени или ресурсов для прохождения тренинга: если тренинг не удастся интегрировать в рабочее время, сотрудники могут потерять мотивацию к участию.
   • Как решили: проводить занятия в течение рабочего дня, ограничивая продолжительность тренинга до 4 академических часов, чтобы минимизировать влияние на выполнение служебных обязанностей.
2. Неудовлетворенность сотрудников результатами тренинга: существует риск, что тренинг окажется недостаточно практичным и больше ориентированным на теорию, что не принесет ожидаемых результатов в краткосрочной перспективе.
   • Как решили: организовать тренинг в формате практикума, где 90% программы будет посвящено отработке практических заданий в диалогах или мини-группах, что обеспечит максимальную применимость полученных знаний на практике.

1. Сбор аналитики. Разработка анкеты и опросника, которые будут использоваться для сбора данных о текущих проблемах и потребностях административных сотрудников.
2. Анализ собранных данных. Определяются ключевые проблемы и потребности, которые должны быть охвачены программой.
3. Составление плана программы, включая теоретические блоки и практические упражнения (разработка библиотеки ситуационных задач).
4. Для консультаций и доработки программы привлекаются эксперты в области психологии, управления персоналом и коммуникации. Подготовка методических и раздаточных материалов.
5. Формирование фокус-группы, ее опрос на предмет проблемных ситуаций. Подбор для аудитории релевантных и эмоционально откликающихся кейсов.
6. Проведение тестового тренинга на фокус-группе. Сбор фидбэка, проработка отзывов с замечаниями и пожеланиями. Вносятся необходимые изменения в содержание, структуру и методические материалы.
7. Обсуждение результатов предыдущего этапа с экспертами, финальная доработка материалов.
8. Переговоры с основными профильными стейкхолдерами (Центр повышения квалификации (ЦПК) и Административный кадровый резерв (АКР)). Введение в круг действующих предложений о дополнительном образовании программы тренинга на регулярной основе.

1. Готовый инструмент для саморегуляции в процессе сложных переговоров и внешнего урегулирования конфликтов: участники тренинга овладеют техниками управления своими эмоциями и стрессом, что помогает им эффективно справляться с трудными переговорами и решать возникающие конфликты конструктивным образом.
2. Навыки перехода от деструктивных конфликтов к конструктивным дискуссиям: сотрудники смогут распознавать и устранять истинные причины спорных ситуаций, преобразуя их в плановом порядке в продуктивные обсуждения, что приведет к улучшению рабочей атмосферы и снижению количества конфликтов.
3. Снижение процента увольнений административных сотрудников из-за эмоциональной нагрузки: благодаря развитию навыков уверенного поведения и управления стрессом ожидается уменьшение текучести кадров, что сократит трудозатраты университета на поиск, обучение и адаптацию новых сотрудников.

Обоснование необходимости проекта (проблематика)

ВШЭ является крупной организацией, где на постоянной основе происходят изменения в кадровом составе и функционале сотрудников (= меняющаяся Вышка — много людей — много функционала). Изменения могут быть связаны и с текучестью кадров, и с появлением новых проектов и направлений работы (например, текучесть ИТ-кадров в России превышает 10%). Новым сотрудникам — как административным работникам, так и преподавателям — при решении ежедневных задач очень сложно найти информацию о других сотрудниках, если они знают, чем сотрудник, которого они ищут занимается, но не знают его ФИО (т.к. на сайте НИУ ВШЭ возможно найти сотрудника по ФИО и прочитать функционал, однако обратно эта схема не работает). Данный процесс увеличивает количество взаимодействий и зачастую приводит к удвоению выполняемых задач, или же просто в значительной степени усложняет и замедляет их выполнение. В среднем для поиска нужного сотрудника выполняется 11 итераций и тратится около 10 минут. Создаваемый в рамках проекта продукт — навигатор по функциональным обязанностям сотрудников и подразделений НИУ ВШЭ, реализованный в виде чат-бота для приложения Яндекс мессенджер — призван стать цифровым помощником для сотрудников НИУ ВШЭ и помочь ему в поиске, взаимодействии и налаживании коммуникации с другим сотрудником, отвечающим за тот или иной вид деятельности университета.

Цель проекта

В течение двух лет сократить количество дополнительных поисковых запросов (с 11 до 2-3) и время, затрачиваемое на их выполнение (с 10 минут до нескольких секунд)

Целевая аудитория

Административно-управленческий и учебно-вспомогательный персонал НИУ ВШЭ

Научно-педагогические работники НИУ ВШЭ

Студенты

Задачи проекта

1. Модернизация поисковых процессов на основе информационных технологий (чат-бота)
2. Создание механизмов и базы данных для осуществления поиска сотрудников по их функционалу
3. Ускорение процесса адаптации новых сотрудников НИУ ВШЭ
4. Снижение количества ситуаций с дублированием задач

Ресурсы

1. Ярмарка проектов (получение помощи студентов для разработки чат-бота)
2. Конкурс студенческих проектов
3. Оптимальные для проекта компетенции и состав команды (IT, маркетинг, академический и административный опыт, 2 кампуса, опыт проектной деятельности, опыт аналитической работы, создания, наполнения и управления базами данных)
4. Эксперты из кампусов
5. Яндекс-мессенджер
6. Инструменты искусственного интеллекта, позволяющие написать необходимый код для приложений и возможность их подключения к боту
7. СЭД, Личные страницы, должностные инструкции

Риски

1. Частое обновление информации о функционале и сотрудников
2. Ограниченный охват участников
3. Сопротивление изменениям
4. Сбор необходимой информации (не все сотрудники готовы заполнить данные о своей деятельности)

Этапы внедрения в НИУ ВШЭ

1. Проектирование и разработка прототипа
2. Сбор экспериментальной базы данных и создание прототипа
3. Пилотное внедрение на базе кампуса в СПб
4. Доработка продукта по итогам пилотного внедрения
5. Создание базы данных и внедрение в других кампусах.
6. Мониторинг и оценка эффективности.

Прогнозируемые результаты

1. Разработан чат-бот, знающий функциональные обязанности и сотрудников НИУ ВШЭ.
2. Количество пользователей чат-бота — от 1000. Прогнозируемый ежегодный прирост пользователей — 10-15%.
3. Сформирована база данных с реальным функционалом сотрудников. База имеет понятный интерфейс, поддерживается и пополняется.
4. Снижено число дополнительных итераций при поиске сотрудника из 11 до 2-3 и время затрачиваемое на поиск до нескольких секунд