Проекты АКР 2023

Время, как невосполнимый ресурс нуждается в планировании, а загруженность общественных пространств в пиковые часы в оптимизации и управлении.

На данный момент в ВУЗе отсутствует информация о загруженности точек питания, что приводит к скоплению людей, т.к. студенты и сотрудники приходят в одно и то же время.

1. Формулировка и верификация гипотезы о проблематике проекта.
2. Сбор и агрегация учетных данных по основному потоку посетителей кампуса НИУ ВШЭ на Покровке и количества посетителей точек питания в этом кампусе за последний год.
3. Получение доступа к камерам.
4. Поиск разработчиков и дальнейших держателей проекта.
5. Разработка системы по подсчету людей в помещении (с элементами машинного обучения).
6. Тестирование полученных данных.
7. Создание прогнозной модели загруженности точек питания в кампусе НИУ ВШЭ на Покровке на основании собранных ретроспективных данных.
8. Разработка и внедрение системы в приложение HSE App X.
9. Запуск функционала с информацией по загруженности трех точек питания в мобильном приложении HSE App X (основная столовая, Груша, Джеффрис)

Человеческие ресурсы (эксперты):

1. Одоевская Елена Викторовна;
2. Бондарь Дмитрий Павлович;
3. Коптюбенко Дмитрий Борисович;
4. Какабадзе Елена Ревазовна;

       и др.

Человеческие ресурсы (партнеры):

• Отдел мобильных приложений

Материальные ресурсы:

1. Видеокамеры наблюдения, расположенные в непосредственной близости от мест питания, общественных мест;
2. Сервер для хранения и обработки данных

Информационные ресурсы:

1. Портал НИУ ВШЭ;
2. Информационная рассылка

1. Временные (риски не уложиться в лимитированный период времени программы АКР);
2. Внешние (отказ представителей коммерции в участии в проекте).
3. Технологические (устаревание технологий в процессе реализации).

1. Получение доступа к камерам.
2. Реализация функционала по отображению загруженности точки питания в режиме реального времени в мобильном приложении HSE App X.
3. Подключение двух точек питания (кафе «Груша» и кафе «Jeffrey’s»).
4. Разработка прогнозной модели.
5. Реализация функционала по отображению прогнозируемой загруженности точек питания в мобильном приложении HSE App X.

1. Сформулирована и верифицирована гипотеза о проблематике проекта.
2. Промежуточные результаты проекта (презентация проекта, паспорт проекта, накопление ретроспективных данных).
3. Продуктовые результаты проекта – раздел в приложении HSE App X.
4. Просветительские результаты проекта (освещение результатов проекта в пабликах АКР и портале НИУ ВШЭ).

• Активные сотрудники Университета, в перспективе - обучающиеся  Университета;
• Руководство НИУ ВШЭ

1. Проанализировать необходимость внедрения системы подачи идей
2. Проанализировать предшествующие подобные проекты, которые предлагались ранее и были/не были реализованы в НИУ ВШЭ, причины произошедшего.
3. Подготовка MVP системы для предложения идей и голосования за них
4. Опробация MVP проекта на первой предложенной идее
5. Создание схемы процесса для подачи идей через ЕЛК
6. Создание системы подачи идей на базе ЕЛК
7. Проведение глобальной маркетинговой кампании данного проекта

1. Администратор/Модератор
2. Приоритет 2030
3. Проектная команда для разработки цифрового сервиса
4. Эксперты - Мартусевич И.А., Одоевская Е.В., Артюхова Е.А.
5. Jira
6. ЕЛК/BPM

1. Низкая заинтересованность работников в выработке предложений и экспертизе -> система поощрения, отличия для популярных и реализованных идей
2. Большое число «глупых» и нереализуемых предложений -> Активная система модерации и премодерации заявок
3. Невозможность реализовать предложения, набравшие большое количество лайков из-за бюрократических, финансовых и других сложностей

1. Анализ ЦА (опрос качественный и количественный)
2. Изучение предыдущего опыта
3. Описание функционала
4. Поиск и прикрепление экспертов к категориям
5. Подготовка правил подачи идей
6. Подготовка и выпуск MVP «кнопки» (только для сотрудников)
7. Доработка внутреннего взаимодействия сервиса (настраиваем логики процессов)
8. Улучшение/доработка существующего функционала
9. Внедрение новой системы на сайт НИУ ВШЭ (сотрудники+студенты на «Вышка для своих»)
10. Формирование позитивного облика проекта среди пользователей
11. Продвижение проекта на постоянной основе (часть цифрового пространства Вышки)

1. Кнопка «Я предлагаю»
2. Open Цифровой сервис для подачи идей на улучшение и трансформацию бизнес-процессов
3. Экспертиза заявки
4. Комментарии к заявке
5. Рейтинг предложения
6. «Центр ответственности» принимает решение и публикует его открыто

Проект "Тренинг "Уверенное поведение" является необходимой и эффективной мерой для снижения стресса среди наших коллег и повышения их продуктивности. Специфика административной работы в Вышке подразумевает большой объем коммуникаций, высокий темп работы и многозадачность. В свою очередь, это приводит к высокому уровню стресса и снижению продуктивности. Постоянная напряженность и внутренние конфликты могут негативно сказываться как на физическом здоровье, так и на психологическом благополучии сотрудников. Развитие ассертивных качеств, обучение стратегиям управления стрессом, а также навыкам эффективного общения позволит уверенно выстраивать здоровые коммуникации, снизить уровень рабочего стресса и повысить продуктивность сотрудников.

Создание тренинга по развитию и отработке навыков уверенного поведения, управления стрессом, эффективной коммуникации.

1. Развить навык фокусировки на задачах без эмоционального вовлечения;

2. Избежать негативной саморефлексии работника после участия в сложной коммуникации

3. Поддержка самооценки работника

1. Три члена команды, прошедшие специализированный курс повышения квалификации по программе «Управление конфликтами в образовательной среде».

2. Член команды с высшим образованием по конфликтологии.

3. Онлайн-курсы, научно-популярная литература.

4. Опыт одного из членов команды в проведении тренингов.

1. Не будет времени/ресурса проходить тренинг, если тренинг не получится встроить в рабочее время.

2. У сотрудников может не хватить мотивации.

3. Неудовлетворенность сотрудников от пройденного тренинга,  не даст ожидаемого результата быстро (теория перевесит практику).

1. Пробный тренинг для желающих (тестовые группы по 5-7 коллег из АКР).

2. Сбор фидбэка, проработка негативных отзывов, добавить практики по результатам опроса коллег (какие ситуации хотят разобрать дополнительно.

3.Доработка тренинга, рассылка тестовой группе результатов и приглашение на повторный тренинг-презентацию с приглашенными экспертами

4. Сбор фидбэка от экспертов, доработка материалов.

5. Апробация тренинга на выездном семинаре АКР.

Знания:

1. Основные психологические аспекты уверенного поведения;
2. Знание основных принципов коммуникации и эффективного общения;
3. Понимание своих сильных и слабых сторон;
4. Знание стратегий самоутверждения и защиты от манипуляций.

Навыки:

1. Распознать невербальные сигналы и использовать свою невербальную коммуникацию для уверенного взаимодействия;
2. Принять конструктивную критику и отреагировать адекватно;
3. Эффективно выразить свои мысли и чувства;
4. Ставить границы и отстоять свои права;
5. Контролировать эмоции и выстроить положительное мышление даже в сложной ситуации.

ВШЭ является крупной организацией, где на постоянной основе происходят изменения в кадровом составе и функционале сотрудников (= меняющаяся Вышка — много людей — много функционала). Изменения могут быть связаны и с текучестью кадров, и с появлением новых проектов и направлений работы (например, текучесть ИТ-кадров в России превышает 10%). Новым сотрудникам — как административным работникам, так и преподавателям — при решении ежедневных задач очень сложно найти информацию о других сотрудниках, если они знают, чем сотрудник, которого они ищут занимается, но не знают его ФИО (т.к. на сайте НИУ ВШЭ возможно найти сотрудника по ФИО и прочитать функционал, однако обратно эта схема не работает). Данный процесс увеличивает количество взаимодействий и зачастую приводит к удвоению выполняемых задач, или же просто в значительной степени усложняет и замедляет их выполнение. В среднем для поиска нужного сотрудника выполняется 11 итераций и тратится около 10 минут. Создаваемый в рамках проекта продукт — навигатор по функциональным обязанностям сотрудников и подразделений НИУ ВШЭ, реализованный в виде чат-бота для приложения Яндекс мессенджер — призван стать цифровым помощником для сотрудников НИУ ВШЭ и помочь ему в поиске, взаимодействии и налаживании коммуникации с другим сотрудником, отвечающим за тот или иной вид деятельности университета.

• Административно-управленческий и учебно-вспомогательный персонал НИУ ВШЭ

• Научно-педагогические работники НИУ ВШЭ

• Студенты

1. Модернизация поисковых процессов на основе информационных технологий (чат-бота)
2. Создание механизмов и базы данных для осуществления поиска сотрудников по их функционалу
3. Ускорение процесса адаптации новых сотрудников НИУ ВШЭ
4. Снижение количества ситуаций с дублированием задач

1. Ярмарка проектов (получение помощи студентов для разработки чат-бота)
2. Конкурс студенческих проектов
3. Оптимальные для проекта компетенции и состав команды (IT, маркетинг, академический и административный опыт, 2 кампуса, опыт проектной деятельности, опыт аналитической работы, создания, наполнения и управления базами данных)
4. Эксперты из кампусов
5. Яндекс-мессенджер
6. Инструменты искусственного интеллекта, позволяющие написать необходимый код для приложений и возможность их подключения к боту
7. СЭД, Личные страницы, должностные инструкции

1. Частое обновление информации о функционале и сотрудников
2. Ограниченный охват участников
3. Сопротивление изменениям
4. Сбор необходимой информации (не все сотрудники готовы заполнить данные о своей деятельности)

1. Проектирование и разработка прототипа
2. Сбор экспериментальной базы данных и создание прототипа
3. Пилотное внедрение на базе кампуса в СПб
4. Доработка продукта по итогам пилотного внедрения
5. Создание базы данных и внедрение в других кампусах.
6. Мониторинг и оценка эффективности.

1. Разработан чат-бот, знающий функциональные обязанности и сотрудников НИУ ВШЭ.
2. Количество пользователей чат-бота — от 1000. Прогнозируемый ежегодный прирост пользователей — 10-15%.
3. Сформирована база данных с реальным функционалом сотрудников. База имеет понятный интерфейс, поддерживается и пополняется.
4. Снижено число дополнительных итераций при поиске сотрудника из 11 до 2-3 и время затрачиваемое на поиск до нескольких секунд