- A
- A
- A
- АБB
- АБB
- АБB
- А
- А
- А
- А
- А
«Очень важно, что очагов заражения у нас не было даже в общежитиях»
Уже почти 4 месяца Вышка работает и учится дистанционно. Руководитель аппарата Ирина Мартусевич, директор по персоналу Елена Молодых и проректор Владимир Самойленко рассказали «Вышке для своих» как пандемия изменила привычный режим работы подразделений, что было сделано для поддержания рабочих процессов и предотвращения массовых заражений и когда университет сможет вернуться к прежней жизни.
«Мы вернемся на работу большими профессионалами, чем уходили в марте»
Руководитель аппарата Ирина Мартусевич
Как все мы помним, ситуация развивалась очень стремительно. Первые случаи неизвестного тогда заболевания были зафиксированы в Китае только в канун Нового года. В Европу вирус пришел 24 января, а неделю спустя был обнаружен на Дальнем Востоке.
Даже в начале марта ситуация в России была еще очень спокойной. 5 марта ректор принял решение ограничить служебные командировки. На тот момент главной угрозой был завоз вируса из зарубежных стран, но уже к середине месяца стало очевидно, что количество заболевших в России растет по экспоненте. Министр науки и высшего образования Валерий Фальков издал указ о переводе всех образовательных учреждений в дистант с 17 марта, и для нас началась новая жизнь.
Подобного опыта, очевидно, не было не только у нас, но и ни у кого в мире, поэтому мы опирались в основном не на опыт, а на здравый смысл, на желание максимально обезопасить наших студентов и сотрудников. Как говорится, «делай, что должно, и будь, что будет». Кроме того, мы постоянно находились в плотном контакте с Министерством науки и высшего образования, Правительством Москвы и коллегами из других вузов.
«Чувство, что ты не один в этот непростой момент, очень помогало сохранить спокойствие и делать свою работу»
Если говорить об эпидемиологической обстановке, совсем избежать случаев заболевания не удалось. Но очень важно, что очагов заражения у нас не было даже в общежитиях, где, по понятным причинам, было невозможно держать социальную дистанцию. Половина студентов приняли решение остаться в общежитиях на период изоляции. Было необходимо не допустить распространения заболевания там.
Для полноценной работы административного персонала крайне важна эффективность документооборота. И, хотя у нас в Вышке налажена электронная система, многими документами все равно обменивались в бумажном виде – необходимо было оперативно решить вопрос, как действовать дальше. Часть персонала, в частности, бухгалтерия, от работы которой зависят наши зарплаты и стипендии, все равно должна была физически присутствовать на работе, что потребовало от нас нетривиальных решений.
А вот проводить совещания в ZOOM оказалось очень удобно. Думаю, мы сохраним эту практику на будущее. Люди не тратят время на то, чтобы собраться, часть вопросов решается в чате.
Основные сложности были связаны с необходимостью принимать решения «с колес», с тем, что ситуация менялась крайне динамично. Иногда было сложно найти баланс между тем, чтобы не слишком закручивать гайки, и в то же время не выпустить ситуацию из-под контроля.
В некоторых случаях, к сожалению, мы столкнулись с нежеланием людей воспринимать пандемию как чрезвычайную ситуацию, требующую нестандартного поведения. Было нелегко донести до людей свою позицию, объяснить, почему мы выбрали тот или иной сценарий.
Было много обид, выплескивающихся в публичное пространство. Кто-то требовал снижения платы за обучения, не желая понимать, что расходы университета возросли, а качество образования было сохранено. При этом нам пришлось оперативно разукомплектовать компьютерные классы, чтобы снабдить оргтехникой тех, кто в ней нуждался.
Студенты, оставшиеся в общежитиях, очень по-разному относились к вопросам своей и коллективной безопасности, что, конечно, естественно для людей их возраста, но доставляло немало неприятных моментов администрации. Было непросто принимать решения, от которых зависят все вышкинцы.
«Если говорить о личном, то мне было трудно привыкнуть к внезапно опустевшим стенам университета»
Сейчас мы продолжаем работать в плотном контакте с руководством города и Минобрнауки. Как только нам будет предоставлена такая возможность, мы все с радостью вернемся в родную Вышку. Но этот сложный период многому нас научил, так что мы вернемся на работу большими профессионалами, чем уходили в марте.
«Для нас перевод большей части команды Управления персонала на дистанционную работу был гигантским шагом»
Директор по персоналу Елена Молодых
У пятницы 27 марта и так было относительно мало шансов просто закрыть собой рабочую неделю, но после обращения президента стало понятно, что дальше все пойдет совсем не по привычному сценарию. Вместе с определением «нерабочие оплачиваемые дни», которое нам еще предстояло осмыслить и научиться применять в наших рабочих процессах, в жизнь Управления персонала вошла дистанционная работа, причем как самого управления, так и остальных подразделений Вышки, работников которых необходимо было на эту работу оперативно, с соблюдением всех кадровых формальностей, перевести.
Первым вызовом стало обеспечение всех отделов нашего управления техническими возможностями для работы в удаленном и, что самое важное, контролируемом и бесперебойном режиме – в этом нам очень помогли коллеги из дирекции по информационным технологиям.
Как Цифровой блок помог перевести на удаленку 50 тысяч вышкинцев и сам перешел в онлайн
Нельзя сказать, что мы были совершенно не готовы к переходу на дистанционный формат: до начала карантинных мероприятий мы вели активную работу по внедрению и оптимизации цифровых кадровых сервисов. В частности, в Едином личном кабинете был доступен заказ справок с места работы, заверенных копий трудовых книжек и других рабочих документов. Еще в конце прошлого года было переведено оформление всех договоров гражданско-правового характера в СДОУ, что существенно помогло нам во время пандемии.
Также в Управлении персонала уже практиковалась модель, когда часть работников работает в офисе, а часть – из дома, при этом все документы находятся в общем пространстве, есть возможность организации видеосовещаний и все инструменты для организации как операционной, так и проектной работы.
Но все же для нас перевод большей части команды Управления персонала на дистанционную работу был гигантским шагом. От привычных, рутинных, понятных, последовательных процедур одним скачком перевести практически все наши процессы в «цифру» было непросто, и этот путь только начинается.
«Для подразделения, работающего с людьми и «живыми» документами, этот переход был настоящим вызовом»
С самого начала введения ограничительных мероприятий Управление персонала плотно взаимодействовало со всеми работниками университета, у которых была масса вопросов в отношении организации и оплаты работы, возможности работать удаленно или, наоборот, в стенах университета, командировок, отпусков и прочее.
Надо сказать, на многие вопросы у нас самих в тот момент не было ответов, но мы осознавали свою ответственность, понимая волнения и опасения людей, и максимально оперативно находили возможные решения, старались поддержать наших работников и снизить их беспокойство.
Еще одним вызовом оказалась задача организовать работу команды в удаленном режиме, для этого использовались все средства связи: ежедневные «летучки», регулярные встречи по текущим операционным задачам, совещания по реализации тех или иных проектов. Поддержание контакта с командой и оперативная обратная связь, возможность в любой момент поговорить со своим руководителем на волнующие темы, понимание, что есть поддержка, – все это очень сильно помогло в этот непростой период.
Если говорить об изменении кадровых процессов, то оперативно были разработаны и запущены механизмы дистанционной подачи кадровых заявлений через ЕЛК и СДОУ для приема на работу, оформления отпуска, перевода, увольнения и перехода на удаленный режим работы. Все необходимые инструкции об оформлении документов размещались на странице Управления персонала. Удалось в рабочем режиме, минуя тестовый период, закрепить новые механизмы приема и регистрации договоров ГПХ, кадровых документов, заявлений работников.
«Оглядываясь назад, удивляешься, сколько всего было сделано и переделано (и даже не один раз, чтобы стало лучше)»
Весь период объявленных «нерабочих дней» большая часть работников управления персонала работала в дистанционном режиме, но с постоянным присутствием дежурных на рабочих местах: как правило, дежурили руководители Управления персонала и работники Единой приемной, так как их сервисы были очень востребованы.
На сегодняшний день многие дистанционные кадровые процессы, внедренные в период удаленной работы, действуют параллельно с привычными документально-бумажными процедурами. Мы намерены и дальше развивать, совершенствовать наши онлайн-сервисы, полноценно участвуя в создании цифрового университета.
Наверное, мало кто может искренне пожелать повторения тех первых, самых трудных дней массового перехода в дистант, но мы однозначно можем сказать, что в целом все поставленные перед Управлением персонала задачи были выполнены, вызовы – приняты, а трудности – преодолены.
В период удаленной работы мы получили бесценный рабочий опыт, а электронным кадровым сервисам был дан эффективный толчок для развития, время обработки заявлений работников и оформления кадровых документов ожидаемо сократилось благодаря переходу в электронную форму. Но наиболее ценный для нас опыт – это взаимная поддержка и сплоченность команды.
«Мы по-настоящему почувствовали важность и ценность каждого сотрудника Управления персонала и тех подразделений, с которыми мы взаимодействуем»
Как работали здания Вышки во время дистанционной работы
Проректор Владимир Самойленко
Первый этап мер, принятых в связи с распространением коронавирусной инфекции, начался в начале марта, когда решением руководства университета учебный процесс был переведен в онлайн-режим. Тогда же были предприняты меры по сокращению числа проживающих в общежитиях: студенты, которые уехали домой, были освобождены от платы за проживание, им была предложена материальная помощь для приобретения билетов.
После того, как руководство города приняло решение о самоизоляции москвичей, был подготовлен приказ об ограничении доступа в здания Вышки преподавателей и сотрудников. На свои рабочие места выходили только представители эксплуатирующих служб, дирекции по информационным технологиям, ограниченный круг работников управления персонала, финансовых служб, секретариата ректора. При входе в здания все сотрудники проходили температурный контроль, получали средства индивидуальной защиты.
После закрытия зданий «на карантин» клининговые компании провели полную дезинфекцию аудиторий, кабинетов и общественных пространств с использованием специальных средств, рекомендованных Роспотребнадзором. После этого практически все здания, за исключением Мясницкой, 20 и ряда корпусов Покровского бульвара, 11 были закрыты для посещения преподавателями и сотрудниками.
Работники эксплуатирующих служб были переведены на сменный режим график с целью минимизировать возможность занесения инфекции на территорию зданий. Там, где продолжали работать сотрудники, регулярно проводилась дезинфекция общественных пространств, лифтов, дверных ручек, были усилены меры санитарного контроля за работой клининговых компаний.
Было несколько случаев, когда у работников, находящихся в удаленном доступе, обнаруживались положительные результаты на коронавирус. Данную информацию мы получали от городского штаба по борьбе с пандемией. В таких случаях мы привлекали специализированные организации для обработки рабочих мест, путей следования заболевших, общественных пространств на пути их прохождения к рабочим местам.
В двух корпусах общежития в Саратовском проезде у трех студентов по результатам тестов был установлен COVID-19. Немедленно были приняты меры по полной изоляции всех проживающих на этажах, приглашены медработники для проведения дополнительных тестов. Для студентов были организованы на этажах пункты разогрева пищи, установлены пурифайеры для обеспечения горячей и холодной водой, на первое время предоставлены сухпайки. Администрация общежития и волонтеры помогали студентам закупать необходимые продукты. Сотрудники общежития регулярно проводили замеры температуры у всех изолированных студентов. В холлах, коридорах, местах общественного пользования были установленные специальные бактерицидные лампы.
Режим полной изоляции продолжался 14 дней. К счастью, инфекция не получила дальнейшего развития.
На сегодняшний день университет продолжает политику ограничения доступа на наши объекты. Экзамены на факультетах проводились в этом году в удаленном режиме с использованием системы прокторинга, летняя практика студентов перенесена или проводится в онлайне. Для приезжающих из других регионов студентов решением оперативного штаба ВШЭ по борьбе с коронавирусом установлен двухнедельный карантинный период, который они проводят в изоляторах или УЦ «Вороново», прежде чем им разрешают вернуться на свои места в общежитиях.