Заключение договоров об образовании с поступающим и(или) юридическим лицом

Работа со слушателями в УС (интеграция с ЛКС, приказы) 

Работа с договорами 

  1. Верифицировать в учетной системе полученные из ЛКС/ЛКЮл документы абитуриента (паспорт, диплом, СНИЛС, подписанные согласия на обработку персональных данных и на электронное взаимодействие и др.) одним из способов: скан-копия документов, по видеосвязи или оригинал при очном взаимодействии.

Обработать полученное из ЛКС обращение с заявлением о приеме в учетной системе.

При отсутствии у абитуриента ЛКС/ЛКЮл в учетной системе также остается возможность ручного создания:

• карточки физического лица
• карточек документов физического лица
• карточки слушателя
• карточки контрагента
• заявления о приеме

  2. Одобрить в учетной системе поступившую из ЛКС/ЛКЮл заявку на договор

В учетной системе также остается возможность ручного создания заявки на договор (при отсутствии ЛКС /ЛКЮл)

 3. Создать и дозаполнить карточку договора, формируемую в учетной системе на основе одобренной заявки на договор

 4. Использование типовой формы

 4.1. В случае использования типовой формы НИУ ВШЭ:

    4.1.1. Выгрузить автоматически сформированную в системе печатную форму договора и прикрепить её на вкладке «Печатные формы» в поле «Проект договора»

    4.1.2. Завизировать проект договора (с приложениями (при наличии) последовательно на последней странице с указанием должности, фамилии и инициалов, и даты визирования:

• ответственным лицом;
• руководителем заинтересованного подразделения;

начальником ОУ ДПО

 4.2. В случае использования формы договора контрагента:

     4.2.1. Согласовать проект договора (с приложениями (при наличии), упомянутыми в договоре (соглашении), приложив копию доверенности уполномоченного лица контрагента (при наличии:

• Дирекцией по правовым вопросам;
• Управлением бухгалтерского учета и отчетности;
• Управлением экономики;
• начальником ОУ ДПО.

     4.2.2. Прикрепить согласованный проект договора:

• на вкладке «Основная информация» в поле «Печатная форма от заказчика»
• на вкладке «Печатные формы» в поле «Проект договора»

 5. Подписание договора

 5.1. В случае подписания НЕ в СЭД:

Предоставить для подписания уполномоченному лицу (см. доп. информацию) согласованный договор (с отметками на последнем листе договора о визировании или с листом согласования договора из СЭД).

 5.2. В случае подписания в СЭД:

    5.2.1. В учетной системе в карточке договора выставить флаг «подписание в СЭД», указав в комментарии причину необходимости подписания договора в СЭД

    5.2.2. Получить подписантов в СЭД и записать карточку договора. Проект договора автоматически отправится на подписание в СЭД

 6. Скрепить подпись уполномоченного лица на договоре гербовой печатью НИУ ВШЭ в Управлении делами или штампом «Для договоров об образовании (дополнительное профессиональное образование)». Если договор согласовывался через СЭД, прикрепить подписанный скан в качестве оригинала подлинника в СЭД

Примечания:

-  в случае заключения рамочного договора: заключать в последующем каждое дополнительное соглашение к нему по шагам, указанным выше.

 7.  Прикрепить в учетной системе скан-копию подписанного договора и записать карточку договора. Договор автоматически направится в ЛКС/ЛКЮл на подписание слушателю/заказчику

В случае отсутствия ЛКС/ЛКЮл направить слушателю/заказчику договор на подписание по электронной почте.

 8. Утвердить договор в учетной системе после получения от слушателя/заказчика подписанной с его стороны скан-копии

В случае если скан-копия договора, подписанная со стороны слушателя/заказчика, получена не из ЛКС/ЛКЮл, предварительно загрузить скан-копию подписанного всеми сторонами договора в поле «Подписанный договор».

  1. Верифицировать в учетной системе полученные из ЛКС/ЛКЮл документы абитуриента (паспорт, диплом, СНИЛС, подписанные согласия на обработку персональных данных и на электронное взаимодействие и др.) одним из способов: скан-копия документов, по видеосвязи или оригинал при очном взаимодействии.

Обработать полученное из ЛКС обращение с заявлением о приеме в учетной системе.

При отсутствии у абитуриента ЛКС/ЛКЮл в учетной системе также остается возможность ручного создания:

• карточки физического лица
• карточек документов физического лица
• карточки слушателя
• карточки контрагента

заявления о приеме

  2. Одобрить в учетной системе поступившую из ЛКЮл заявку на двусторонний договор с юр.лицом

В учетной системе также остается возможность ручного создания заявки на договор (при отсутствии ЛКС /ЛКЮл).

  3. Направить заявку на электронную почту IT IS-PRO EDU (itis-proedu@hse.ru) отдел учета образовательной деятельности) с просьбой выделить номер счета для оформления счета-договора.

  4. Создать и дозаполнить карточку договора, формируемую в учетной системе на основе одобренной заявки на договор, проставив номер договора, полученный из отдела учета образовательной деятельности

  5. Выгрузить автоматически сформированную печатную форму в учетной системе договора-счета и загрузить в  карточке договора на вкладке «Печатные формы» в поле «Проект договора»

Отправить на электронную почту IT IS-PRO EDU « itisproedu@hse.ru » (отдел учета образовательной деятельности) автоматически сформированную печатную форму в учетной системе договора-счета, с просьбой распечатать и подписать (как обычный счёт). Подпись в договоре-счете должна быть главного бухгалтера или его заместителя (далее – бухгалтер). 

 6. Получить по готовности подписанный бухгалтером оригинал договора-счета, подписать у руководителя структурного подразделения ДОП

 7.  Прикрепить скан-копию подписанного договора в карточке договора на вкладке «Печатные формы» в поле «Подписанный договор» и записать карточку договора. Договор автоматически направится ЛКЮл на подписание слушателю/заказчику

В случае отсутствия ЛКЮл направить слушателю/заказчику договор на подписание по электронной почте.

8. Утвердить договор в учетной системе после получения от слушателя/заказчика подписанной с его стороны скан-копии.

В случае если скан-копия договора, подписанная со стороны слушателя/заказчика, получена не из ЛКС/ЛКЮл, дополнительно загрузить скан-копию подписанного всеми сторонами договора в поле «Подписанный договор».

  1. В учетной системе создать публичную оферту на график обучения по учебному плану

  2. Верифицировать в учетной системе полученные из ЛКС/ЛКЮл документы абитуриента (паспорт, диплом, СНИЛС, подписанные согласия на обработку персональных данных и на электронное взаимодействие и др.) одним из способов: скан-копия документов, по видеосвязи или оригинал при очном взаимодействии

Обработать обращение с заявлением о приеме в разделе «Обращения из сервисов» в учетной системе.

  3. Дозаполнить автоматически сформированной черновик карточки договора

При отсутствии у абитуриента ЛКС.В учетной системе также остается возможность ручного создания:

- карточки физического лица,

- карточек документов физического лица

- карточки слушателя

- черновика договора-оферты

- заявления о приеме

  4. Выгрузить автоматически сформированную в системе печатную форму договора и прикрепить её на вкладке «Печатные формы» в поле «Проект договора»

 5. Предоставить для подписания уполномоченному лицу (см. доп. информацию) согласованный договор (с отметками на последнем листе договора о визировании или с листом согласования договора из СЭД).

Прикрепить скан-копию подписанного договора в карточке договора на вкладке «Печатные формы» в поле «Подписанный договор» и записать карточку договора. Договор автоматически направится в ЛКС на подписание слушателю.

В случае отсутствия ЛКС направить слушателю договор на подписание по электронной почте.

 6. После получения от слушателя подписанной с его стороны скан-копии договора утвердить договор в учетной системе.

В случае если скан-копия договора, подписанная со стороны слушателя, получена не из ЛКС, дополнительно загрузить скан-копию подписанного всеми сторонами договора в поле «Подписанный договор» и записать карточку договора.

  1. Верифицировать в учетной системе полученные из ЛКС/ЛКЮл документы абитуриента (паспорт, диплом, СНИЛС, подписанные согласия на обработку персональных данных и на электронное взаимодействие и др.) одним из способов: скан-копия документов, по видеосвязи или оригинал при очном взаимодействии.

При отсутствии у абитуриента ЛКС/ЛКЮл в учетной системе также остается возможность ручного создания:

• карточки физического лица
• карточек документов физического лица
• карточки слушателя
• карточки контрагента
• заявления о приеме

  2. Одобрить в учетной системе поступившую из ЛКЮл заявку на двусторонний договор с юр.лицом с указанием способа заключения – «Торговая площадка» и наименования торговой площадки

В учетной системе также остается возможность ручного создания заявки на договор (при отсутствии ЛКС /ЛКЮл).

  3. Создать и дозаполнить карточку договора, формируемую в учетной системе на основе одобренной заявки на договор. Выгрузить автоматически сформированную в системе печатную форму договора.

Процесс формирования и утверждения договора в учетной системе тот же, что и по заключению обычного договора.

4. Направить в ОУ ДПО по корпоративной почте или через Центр поддержки ОУ ДПО, заявку о размещении оферты на Портале поставщиков, с прикреплением к письму предзаполненного  договора под конкретную утвержденную ДОП, использую типовую форму договора.

Адресат письма Королева Е.Б., ekoroleva@hse.ru. В копию письма Жгун О.Л., ozhgun@hse.ru   и руководителя  от структурного подразделения ДОП.

5. ОУ ДПО размещает на Портале поставщиков оферту с предзаполненным со стороны НИУ ВШЭ договором.

Примечания:

•  согласно регламенту Портала поставщиков, срок оферты (с даты ее размещения) − 3 месяца;

• продление оферты осуществляется ОУ ДПО (при наличии заявки от структурного подразделения о необходимости в продлении оферты, подаваемой в порядке согласно шагу 4)

Акцептование оферты Заказчиками на Портале поставщиков.

Примечание:

• если по условиям договора будет предусматриваться электронное исполнение с использование УПД:

направляется от структурного подразделения заявка о необходимости формирования УПД на Портале поставщиков, подаваемая в порядке согласно шагу 1. Соответствующая заявка  должна быть направлена заблаговременно, так как УПД формируется ОУ ДПО  самостоятельно на Портале поставщиков не ранее крайнего дня завершения обучения или в сроки, согласно заключенному договору

 6. После заключения договора на Портале поставщиков утвердить в учетной системе договор, загрузив подписанную скан-копию договора

В учетной системе реализована возможность формирования и утверждения следующих типов доп. соглашений:

• предоставление скидки
• обучение по индивидуальному учебному плану
• продление и перенос сроков
• изменение списка слушателей
• отсрочка
• рассрочка
• материнский капитал
• расторжение

В части доп. соглашений к договорам об образовании учетная система интегрируется с:

• ЛКС/ЛКЮл – для обмена скан-копиями доп. соглашений
• СЭД (если требуется подписание доп. соглашения в СЭД)

БГУ – для учета платежей и возвратов по договору

 1. Утвердить договор в учетной системе и создать на его основе черновик доп. соглашения 

 2. Заполнить карточку доп. соглашения к договору и записать её

Состав полей в карточке доп. соглашения к договору меняется в зависимости от выбранного типа доп. соглашения.

 3. Использование типовойформы

 3.1. В случае использования типовой формы НИУ ВШЭ

    3.1.1. Выгрузить автоматически сформированную в системе печатную форму доп соглашения к договору и прикрепить её на вкладке «Печатные формы» в поле «Проект доп соглашения (файл)»

    3.1.2. Завизировать проект договора (с приложениями (при наличии) последовательно на последней странице с указанием должности, фамилии и инициалов, и даты визирования:

• ответственным лицом;
• руководителем заинтересованного подразделения; начальником ОУ ДПО

3.2. В случае использования формы договора контрагента

    3.2.1. В учетной системе в карточке доп. соглашения установить флаг «По форме контрагента»  и прикрепить в поле «Печатная форма от заказчика» скан-копию доп. соглашения по форме заказчика

    3.2.2. Согласовать проект доп. соглашения к договору (с приложениями (при наличии), упомянутыми в договоре (соглашении), приложив копию доверенности уполномоченного лица контрагента (при наличии:

• Дирекцией по правовым вопросам;
• Управлением бухгалтерского учета и отчетности;
• Управлением экономики

 4. Подписание договора

 4.1.  В случае подписания НЕ в СЭД

Предоставить для подписания уполномоченному лицу (см. доп. информацию) согласованный проект доп. соглашения к договору (с отметками на последнем листе договора о визировании или с листом согласования договора из СЭД).

 4.2. В случае подписания в СЭД

    4.2.1. Прикрепить согласованный проект доп. соглашения к договору в поле «Проект доп. соглашения (файл)»

    4.2.2. Проект доп. соглашения к договору автоматически направится на подписание в СЭД после записи карточки доп. соглашения

 5. Скрепить подпись уполномоченного лица на доп. соглашении к договору гербовой печатью НИУ ВШЭ в Управлении делами или штампом «Для договоров об образовании (дополнительное профессиональное образование)». Если доп. соглашение к договору согласовывалось через СЭД, прикрепить подписанный скан в качестве оригинала подлинника в СЭД

 6. Прикрепить в учетной системе скан-копию подписанного со стороны НИУ ВШЭ доп. соглашения. Доп. соглашение автоматически направится в ЛКС/ЛКЮл на подписание слушателю/заказчику

В случае отсутствия ЛКС/ЛКЮл направить слушателю/заказчику доп. соглашение к договору на подписание по электронной почте.

 7. Утвердить доп. соглашение в учетной системе после получения от слушателя/заказчика подписанной с его стороны скан-копии.

В случае если скан-копия доп. соглашения к договору, подписанная со стороны слушателя/заказчика, получена не из ЛКС/ЛКЮл, предварительно загрузить скан-копию подписанного всеми сторонами договора в поле "Подписанное доп. соглашение"