«Библиотека вещей» пополняется и становится удобнее

Теперь сотрудникам Вышки доступны для заказа мольберты, буклетницы и настольные принтеры для печати этикеток. Подать заявку на получение инвентаря, в том числе и новых позиций, можно через удобную форму заявки.

В феврале этого года был запущен сервис «Библиотека вещей». За 3,5 месяца его работы было получено более 70 заявок и выдано почти 1,5 тысячи единиц инвентаря. Самыми популярными для заказа оказались: настольные таблички, флипчарты, постерные стенды и стойки ресепшен. Использование инвентаря на мероприятиях делает их запоминающимися, а предметы с символикой Вышки способствуют повышению узнаваемости бренда. Все чаще возникает потребность и в более элегантном и современном оформлении мероприятий, например партнерских выставок. Для этих целей подходят мольберты и оригинальные складные буклетницы, которые уже доступны для заказа. Еще одна новая позиция — принтеры для печати этикеток, с помощью которых инициаторы могут печатать именные наклейки на бейджи для участников мероприятий.

Не только расширяется каталог инвентаря, но и совершенствуется процесс подачи заявок. Совместно с Дирекцией информационных технологий реализована форма подачи заявок на Jira Service Desk. Теперь пользователи смогут видеть историю поданных заявок и получать уведомления о статусе заявки на каждом этапе процесса.

Развитие сервиса возможно только благодаря вовлеченности сотрудников, которые делятся своими мнениями и рекомендациями. Управление по организации и сопровождению мероприятий внимательно относится к мнению каждого сотрудника и старается оптимизировать сервис в соответствии с пожеланиями пользователей и профессиональными советами партнеров.

Екатерина Григорьева

начальник Управления по организации и сопровождению мероприятий НИУ ВШЭ

— В Вышке ежегодно проходит множество мероприятий, для проведения которых используется чаще всего одинаковый инвентарь. Ранее для получения оборудования необходимо было направить запрос на электронную почту, а учет велся сотрудником вручную. Однако каталог предоставляемого был достаточно ограничен, и инициаторам все равно приходилось приобретать какой-то товар дополнительно и решать проблему с его хранением.

С целью автоматизации процесса и выявления потребности коллег в сервисе была запущена онлайн-форма заявки. На первом этапе для получения был доступен только тот инвентарь, который имелся в наличии, тем не менее подобная форма взаимодействия получила положительный отклик от сотрудников. Коллеги активно подавали заявки, а также делились комментариями и предложениями по оптимизации процесса и дополнению каталога.

На текущий момент система включает уже 12 наименований, в том числе логотипированный инвентарь (ролл-апы и стойки информации), что позволяет оформлять мероприятия в едином корпоративном стиле. Заявки теперь подаются через Service Desk, пользователи могут отслеживать статус задачи и видеть все комментарии в одной форме.
Мы продолжаем развивать сервис и открыты к предложениям и пожеланиям. Если у вас есть идеи или вы хотите увидеть в ассортименте определенные наименования инвентаря, пожалуйста, пишите: conference@hse.ru. Мы постараемся учесть потребности и сделать сервис еще более удобным.

Опрос пользователей сервиса проводился с 15 по 20 мая 2025 года. Отзывами и комментариями поделились 36% организаторов мероприятий, которые заказывали инвентарь в «Библиотеке вещей». Все участники опроса отметили простоту и понятность процесса заказа, более 70% респондентов — комфортность сроков использования инвентаря. Средняя оценка полезности сервиса составила 5 по 5-балльной шкале. Около 50% опрошенных высказались за расширение каталога инвентаря.

1 июля, 2025 г.