Инструкция по подключению образовательных программ к сервису CRM

1. Связь опросных форм на портале с CRM

Необходимо связать опросные формы на портале (формы, открывающиеся по кнопкам «Подать заявку» и «Задать вопрос» на странице программы) с CRM. Для этого необходимо:

1.1 Убедиться, что форма имеет минимально необходимый набор полей (вопросов).

Для корректной отправки данных в CRM необходимо, чтобы в форме были заведены отдельные поля для вопросов «имя», «фамилия» и «отчество» (а не общее поле «ФИО»). При этом поля «имя» и «фамилия» должны быть обязательны к заполнению, см. рис. 1 (это проверяется при открытии формы в режиме редактора):

Для корректной отправки данных в CRM необходимо, чтобы в форме были заведены отдельные поля для вопросов «имя», «фамилия» и «отчество» (а не общее поле «ФИО»). При этом поля «имя» и «фамилия» должны быть обязательны к заполнению, см. рис. 1 (это проверяется при открытии формы в режиме редактора):

Рис. 1

«Отчество» можно сделать необязательным.

Кроме того, в любой форме, отправляющей данные в CRM, обязательным должно быть поле «email».

Таким образом, для отправки данных в CRM форме необходимо иметь 3 отдельных и обязательных поля:

• Фамилия
• Имя
• Email

Если ваша форма не имеет вышеуказанных обязательных полей, необходимо скорректировать поля. О том, как создать или отредактировать опросную форму, читайте в инструкции: https://portal.hse.ru/poll.

1.2 Разметить поля формы специальными кодами

Открыв форму в режиме редактора, необходимо задать соответствующий код для каждого поля (вопроса), см. рис. 2:

Рис. 2

Значения кодов:

• firstname — Имя. В CRM этому соответствует поле «Имя» в сущности «Контакт» и «Лид»
• lastname — Фамилия. В CRM этому соответствует поле «Фамилия» в сущности «Контакт» и «Лид»
• middlename — Отчество. В CRM этому соответствует поле «Отчество» в сущности «Контакт» и «Лид»
• country_citizenship — Гражданство. Поле в сущности «Контакт». Для корректной передачи этой информации в CRM также необходимо указать формат ответа «Специальный вопрос» → «страна». Рекомендуется использовать этот код при сборе контактов через опросную форму на сайте, если среди участников могут быть иностранные граждане. Это даст вам расширенные возможности коммуникации с пользователями — например, настройку триггерных рассылок на различных языках, в зависимости от гражданства пользователя
• date_of_birth — Дата рождения. Поле в сущности «Контакт». Для корректной передачи этой информации в CRM также необходимо указать формат ответа «Специальный вопрос» → «дата»
• email — E-mail. Поле «E-mail» в сущности «Контакт» и «Лид». Для корректной передачи этого обязательного поля в CRM также необходимо указать формат ответа «Специальный вопрос» → «email»
• telephone — Телефон. Поле «Телефон» в сущности «Контакт». Для корректной передачи этой информации в CRM также необходимо указать формат ответа «Специальный вопрос» → «телефон»
• question — Вопрос, используется в форме «Задать вопрос». Формат ответа рекомендуется задать, как «Несколько строк»
• interest — Сфера интересов пользователя. Для того, чтобы значение данного поля было загружено в CRM, оно должно точно соответствовать одному из значений, находящихся в справочнике «Сферы интересов» в Битрикс24
• current_education_level — Текущий уровень образования. Поле в сущности «Контакт». Для корректной передачи этой информации в CRM при выборе формата ответа на портал необходимо указать «Только один ответ из нескольких вариантов», а варианты для ответа указать в точном соответствии со справочником «Уровни образования» в CRM Битрикс24 (см. Таб.1)
• desired_education_level — Желаемый уровень образования. Поле в сущности «Контакт». Для корректной передачи этой информации в CRM при выборе формата ответа на портал необходимо указать «Только один ответ из нескольких вариантов», а варианты для ответа указать в точном соответствии со справочником «Уровни образования» в CRM Битрикс24 (см. Таб.1)
• additionalfield1, additionalfield2, additionalfield3 — дополнительные поля, в которых вы можете хранить в CRM необходимую вам информацию

Необходимо разметить все возможные поля, для которых есть подходящие коды. Значения полей, для которых не указан код, не будут загружены в CRM.

Таб. 1. Уровень образования

Таб. 2. Примеры возможной разметки для нестандартных полей

Необходимо учесть, что вы можете использовать каждый код в одной форме только один раз. Например, если поле «город проживания» было размечено кодом additionalfield3, этот код больше не должен использоваться в данной форме.

1.3 Для каждого вопроса необходимо указать формат ответа (см. рис. 3):

Рис. 3

При этом для таких вопросов, как:

• Email
• Телефон
• Гражданство
• Дата рождения

необходимо указать формат ответа «Специальный вопрос» и выбрать соответствующий тип специального вопроса, см. рис. 4:

Рис. 4

1.4 Настроить отправку данных в CRM

Для этого в настройках формы раскрыть Дополнительные параметры, см. рис. 5:

Рис. 5

и выбрать «ВышкаCRM» в поле «Интеграция с внешней системой».

Ниже обязательно выбрать вид формы (см. рис. 6):

• Консультация — если настраивается форма «Задать вопрос» (форма вопроса портала, в CRM создается лид)
• Регистрация — если настраивается форма «Подать заявку» (форма заявки портала, в CRM создается лид и сделка)

Рис. 6

После внесения всех изменений необходимо сохранить форму по кнопке «Сохранить» внизу страницы.

При сохранении формы с выбранной настройкой «ВышкаCRM», данная форма автоматически появится в CRM Битрикс24 и будет доступна для дальнейшей настройки.

2. Настройка формы на стороне CRM

Необходимо произвести настройку на стороне CRM. Для этого:

2.1 Убедитесь в наличии доступа к CRM

Для подключения нового пользователя к CRM необходимо подать заявку с помощью сервиса Jira Service Desk: https://pmo.hse.ru/servicedesk/customer/portal/45.

2.2 Привяжите к каждой форме образовательную программу

В навигационном меню слева найдите и откройте пункт «Формы опроса на портале» (рис. 7):

Рис. 7

Найдите необходимую форму в списке. Можно воспользоваться поиском по названию формы (рис. 8):

Рис. 8

Перейдите в настройки конкретной формы, нажав на ее название.

В поле «Образовательная программа» нажмите ссылку «Выбрать» и найдите в списке образовательную программу, по которой поступают заявки через данную форму. В списке есть поле поиска (рис. 9), можно воспользоваться поиском по названию программы.

Рис. 9

Если через поиск нашлось несколько программ, название которых точно совпадает с вашей программой, и вы не знаете, какую выбрать – отправьте запрос на поддержку команде CRM-системы с помощью сервиса Jira Service Desk: https://pmo.hse.ru/servicedesk/customer/portal/45

2.3 Выберите язык общения с абитуриентом 

В раскрывающемся списке выберите язык общения с абитуриентом (рис. 10).

Рис. 10

Выбранный язык будет установлен для лида при прохождении пользователем формы опроса (рис. 11), что позволит в дальнейшем настроить сегментацию по языку общения при организации email-рассылок.

Рис. 11 

После выбора программы и языка общения, нажмите «Сохранить».

Если на странице образовательной программы на портале используются 2 формы («Подать заявку» и «Задать вопрос») — необходимо произвести настройку по п.1 и 2 для каждой из них.

После выполнения перечисленных выше действий, контакты из опросных форм на портале будут отправляться в CRM. С опросных форм формата «Задать вопрос» в CRM будут формироваться сущности «Лид» и «Контакт», с форм формата «Подать заявку» — сущности «Лид», «Контакт» и «Сделка».

Ответственным за лид, контакт и сделку назначается ответственный за опросную форму. Ответственным за опросную форму в Битрикс24 автоматически становится сотрудник, который проводил интеграцию формы на портале с CRM. В настоящий момент за каждую форму (и соответственно — лид, контакт и сделку) может быть только один ответственный. Если требуется изменение ответственного за форму лица, необходимо отправить запрос в сервис Jira Service Desk: https://pmo.hse.ru/servicedesk/customer/portal/45.

3. Советы

После выполнения всех шагов рекомендуем самим пройти опрос и убедиться, что:

• Форма опроса создана в CRM
• Контакт сохраняется в CRM. Для этого сами пройдите опрос
• Все поля заполняются. Если это не так, то проверьте, правильно ли заполнили в опросе системные названия полей
• Лид создается в CRM
• Для программ ДПО: для формы «Подать заявку» — Сделка создается в CRM.