Выдаваемые документы
Оформление и отзыв выходных документов
Оформление и отзыв выходных документов выпускникам (учет в учетной системе)
2. Проверить и заполнить информацию о выпускниках и результатах их обучения, необходимую для формирования выходных документов в учетной системе.
3. Создать электронные выходные документы в учетной системе через сервис «Формирование выходных документов ДПО» на основании утвержденного приказа о выпуске (для отдельных выпускников - через сервис «Выходной документ ДПО») (Инструкция). Печатная форма выходного документа формируется без подложки. При необходимости макет выходного документа (один на группу) можно направить для проверки курирующему сотруднику ОУ ДПО: Антонова Н.Е., Васильева И.Е., Клевцова Ю.А.
4. Проверить проекты электронных выходных документов на корректность информации.
5. Согласовать проекты электронных выходных документов для отправки их на подписание в СЭД. В СЭД отправляется печатная форма без подложки. После подписания документов в СЭД в учетной системе сформируются файлы визуализации (со штампом ЭЦП), которые будут переданы в ЛКС или на электронную почту выпускника (на следующий день). Срок хранения файла визуализации выходного документа в хранилище составляет 30 дней. После истечения срока в учетной системе будет доступно формирование файла визуализации с помощью кнопки «Сформировать файл визуализации», а в ЛКС – «Запросить файл визуализации»
6. Подготовить бумажную версию выходного документа по заявке выпускника. Для этого необходимо документы скачать на вкладке «Печатные формы» кнопка «Печать» (см. в строке с вкладкой «Общие данные») и распечатать в типографии. Требования для печати выходных документов в типографии указаны в Дополнительной информации к чек-листу. Обработать в учетной системе полученное из ЛКС обращение (при наличии). По решению руководителя подразделения бумажные версии документов могут выдаваться всей группе без индивидуальных заявок выпускников. ВАЖНО: бумажные версии документов оформляются ТОЛЬКО после подписания электронных выходных документов КЭП.
7. Подписать у уполномоченного должностного лица выходные документы на бумажном носителе и проставить гербовую печать в Единой приемной НИУ ВШЭ. Для подписания документов директором по коммуникациям Лавровым А.С. передать документы курирующему сотруднику ОУ ДПО (Антонова Н.Е., Васильева И.Е., Клевцова Ю.А.).
8. Выдать выходные документы выпускникам под роспись в Книге учета и регистрации документов об образовании или реестре, сформированном из учетной системы: ДПО – Выходные документы - Выходной документ ДПО – Еще – Вывести список – Выбрать колонки 
(например, Регистрационный номер, Слушатель, Серия, Номер, Начало обучения, Окончание обучения, Вид документа, Дубликат, Программа обучения, Дата, Ответственный). Для сохранения списка использовать кнопку 
9. Отозвать и создать новый документ в случае обнаружения технической ошибки в выходном документе после его подписания (Инструкция). Если документ был уже передан в ФИС ФРДО, то необходимо его отозвать в учетной системе через курирующего сотрудника ОУ ДПО: Антонова Н.Е., Васильева И.Е., Клевцова Ю.А., и отозвать из ФИС ФРДО через Слугина И.А. (тел. 11076, islugin@hse.ru).
Оформление и отзыв выходных документов выпускникам прошлых лет (студенты)
2. Проверить информацию о выпускнике и результатах его обучения, необходимую для формирования выходного документа в учетной системе по полученному обращению от выпускника, предоставившему документ об образовании и о квалификации. Обработать в учетной системе полученное из ЛКС обращение (при наличии).
3. Издать приказ о смене ФИО выпускника на основании заявления о смене ФИО и документов-оснований: новый паспорт, документ о смене ФИО (если у выпускника изменились ФИО). Если в учетной системе отсутствует выпускник, то необходимо создать физическое лицо, программу, учебный план, слушателя, технические приказы о зачислении, выпуске и др. За консультацией можно обратиться к курирующему сотруднику ОУ ДПО (Антонова Н.Е., Васильева И.Е., Клевцова Ю.А.). Формы документов размещены в Каталоге УФД в разделе 19. Иное
4. Создать электронный выходной документ в учетной системе через сервис «Выходной документ ДПО» (Инструкция).
5. Проверить проект электронного выходного документа на корректность информации.
6. Согласовать электронный выходной документ для отправки его на подписание в СЭД. В СЭД отправляется печатная форма без подложки. После подписания документов в СЭД в учетной системе сформируются файлы визуализации (со штампом ЭЦП), которые будут переданы в ЛКС или на электронную почту выпускника (на следующий день). Срок хранения файла визуализации выходного документа в хранилище составляет 30 дней. После истечения срока в учетной системе будет доступно формирование файла визуализации с помощью кнопки «Сформировать файл визуализации», а в ЛКС – «Запросить файл визуализации»
7. Подготовить бумажную версию выходного документа по заявке выпускника. Для этого необходимо скачать документы на вкладке «Печатные формы» кнопка «Печать» (см. в строке с вкладкой «Общие данные») и распечатать в типографии. Требования для печати выходных документов в типографии указаны в Дополнительной информации к чек-листу. ВАЖНО: бумажные версии документов оформляются ТОЛЬКО после подписания электронных выходных документов КЭП.
8. Подписать у уполномоченного должностного лица выходной документ на бумажном носителе и проставить гербовую печать в Единой приемной НИУ ВШЭ. Для подписания документов директором по коммуникациям Лавровым А.С. передать документы курирующему сотруднику ОУ ДПО (Антонова Н.Е., Васильева И.Е., Клевцова Ю.А.).
9. Выдать выходной документ выпускнику под роспись в Книге учета и регистрации документов об образовании или реестре, сформированном из учетной системы: ДПО – Выходные документы - Выходной документ ДПО – Еще – Вывести список – Выбрать колонки (например, Регистрационный номер, Слушатель, Серия, Номер, Начало обучения, Окончание обучения, Вид документа, Дубликат, Программа обучения, Дата, Ответственный). Для сохранения списка использовать кнопку
10. Отозвать и создать новый документ в случае обнаружения технической ошибки в выходном документе после его подписания (Инструкция). Если документ был уже передан в ФИС ФРДО, то необходимо его отозвать в учетной системе через курирующего сотрудника ОУ ДПО (Антонова Н.Е., Васильева И.Е., Клевцова Ю.А.), и отозвать из ФИС ФРДО через Слугина И.А. (тел. 11076, islugin@hse.ru).
Дополнительная информация
Перечень выдаваемых документов по ДОП
1) Слушателям ДПП успешно завершившим обучение и прошедшим итоговую аттестацию, выдается документ о квалификации установленного НИУ ВШЭ образца с приложением:
- удостоверение о повышении квалификации;
- диплом о профессиональной переподготовке и приложение к нему.
2) Лицам, освоившим программы ДОПВ, выдаются документы об обучении установленного НИУ ВШЭ образца:
- свидетельство об обучении (предусмотрена итоговая аттестация);
- сертификат об обучении (не предусмотрена итоговая аттестация).
3) Лицам, прошедшим краткосрочное обучение (семинары, тренинги, мастер-классы, вебинары и т.д.), выдаются документы, подтверждающие оказание НИУ ВШЭ информационно-консультационных услуг:
- сертификаты участника семинара/ тренинга/ мастер-класса/ вебинара.
4) Лица, непрошедшие итоговую аттестацию или получившие на итоговой аттестации неудовлетворительные результаты, а также слушатели, освоившие часть ДПП и (или) отчисленные из НИУ ВШЭ получают справку об обучении или о периоде обучения установленного НИУ ВШЭ образца.
До формирования выходных документов необходимо проверить в учетной системе корректность информации: наименование программы (не должно содержать лишних пробелов, кавычек, знаков), сферу профессиональной деятельности, присваиваемую квалификацию, специализацию (при наличии), количество часов, зачетных единиц, сроков реализации программы и т.д.
Требования для печати выходных документов в типографии
- Дипломы и удостоверения необходимо печатать на мелованной бумаге, граммаж от 150 до 300г/м2 с использованием грильяжной сетки, которая отображается на выходных документах при печати.
- Дипломы и приложения к дипломам сохранить в отдельные файлы. Приложения к дипломам в файле сохранить в последовательности: 1 страница, 2 страница приложения одного выпускника, а далее 1 страница, 2 страница приложения следующего выпускника и т.д.
- Приложения к дипломам необходимо печатать с оборотом (используется двухсторонняя печать). Допускается использование мелованной бумаги, граммаж от 115 до 250г/м2. Оплата за бумагу и печать выходных документов взимается с подразделений в соответствии с оформленной заявкой.
- Для полного и корректного отображения информации при печати выходных документов в настройках печати указывается «подогнать под размер страницы», тогда при печати файл немного уменьшится, все будет пропечатано и по краям останутся белые полосы (мертвые поля при печати).
Подписание выходных документов
Документы о квалификации, документы об обучении по ДОПВ и сертификаты (ИКУ) подписываются руководителем НИУ ВШЭ, имеющим соответствующие полномочия.
Сроки выдачи выходных документов по ДОП
Электронные документы установленного образца выдаются (направляются) выпускнику в электронном виде через учетную систему в личный кабинет слушателя или по корпоративной электронной почте обучающегося не позднее 7 рабочих дней после издания приказа об отчислении из НИУ ВШЭ в связи с завершением обучения.
Документы установленного образца на бумажном носителе выдаются после издания приказа об отчислении из НИУ ВШЭ в связи с завершением обучения не позднее 15 рабочих дней с даты подачи соответствующего заявления/заявки от выпускника, если иное не указано в договоре об образовании.
Условия выдачи документов о квалификации и приложений к ним студентам
При освоении слушателем ДПП параллельно с получением среднего профессионального и (или) высшего образования документ о квалификации (Удостоверение или Диплом) выдаются слушателю одновременно с получением или после получения и предоставления соответствующего документа об образовании и о квалификации.
Хранение выданных выходных документов
- Копии выданных дипломов о профессиональной переподготовке с приложениями хранятся в личном деле выпускника.
- Копии выданных удостоверений о повышении квалификации и документов об обучении хранятся в деле в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения НИУ ВШЭ.
- Невостребованные бумажные версии документов о квалификации хранятся в структурном подразделении НИУ ВШЭ в течение 5 лет с даты завершения обучения. По истечении срока оперативного хранения в структурном подразделении НИУ ВШЭ невостребованные бумажные версии выходных документов передаются в Управление делами НИУ ВШЭ для архивного хранения.
Оформление дубликатов выходных документов
Дубликаты выходных документов выпускникам (учет в учетной системе)
2. Оформить заявление о выдаче дубликата документа по полученному обращению от выпускника. Форма документа размещена в Каталоге УФД в разделе 11. Документы о квалификации. Обработать в учетной системе полученное из ЛКС обращение (при наличии).
3. Издать приказ о смене ФИО выпускника на основании заявления о смене ФИО и документов-оснований: новый паспорт, документ о смене ФИО (если дубликат выдается в связи со сменой ФИО). Формы документов размещены в Каталоге УФД в разделе 19. Иное
4. Создать в учетной системе дубликат документа из карточки ранее выданного документа через кнопку «Создать на основании» и заполнить вкладку «Дополнительно». Дата выдачи документа должна быть текущая.
5. Проверить проект электронного выходного документа на корректность информации.
6. Согласовать электронный выходной документ для отправки его на подписание в СЭД. В СЭД отправляется печатная форма без подложки. После подписания документов в СЭД в учетной системе сформируются файлы визуализации (со штампом ЭЦП), которые будут переданы в ЛКС или на электронную почту выпускника (на следующий день). Срок хранения файла визуализации выходного документа в хранилище составляет 30 дней. После истечения срока в учетной системе будет доступно формирование файла визуализации с помощью кнопки «Сформировать файл визуализации», а в ЛКС – «Запросить файл визуализации»
7. Подготовить бумажную версию выходного документа по заявке выпускника. Для этого необходимо скачать документы на вкладке «Печатные формы» кнопка «Печать» (см. в строке с вкладкой «Общие данные») и распечатать в типографии (https://print.hse.ru/contacts). Требования для печати выходных документов в типографии указаны в Дополнительной информации к чек-листу.
Обработать в учетной системе обращение из ЛКС (при наличии).
ВАЖНО: бумажные версии документов оформляются ТОЛЬКО после подписания электронных выходных документов КЭП.
8. Подписать у уполномоченного должностного лица дубликат документа на бумажном носителе и проставить гербовую печать в Единой приемной НИУ ВШЭ. Для подписания документа директором по коммуникациям Лавровым А.С. передать документ курирующему сотруднику ОУ ДПО (Антонова Н.Е., Васильева И.Е., Клевцова Ю.А.).
9. Выдать дубликат документа выпускнику под роспись в Книге учета и регистрации документов об образовании или реестре, сформированном из учетной системы: ДПО – Выходные документы - Выходной документ ДПО – Еще – Вывести список – Выбрать колонки (например, Регистрационный номер, Слушатель, Серия, Номер, Начало обучения, Окончание обучения, Вид документа, Дубликат, Программа обучения, Дата, Ответственный). Для сохранения списка использовать кнопку
Дубликаты выходных документов выпускникам, завершивших обучение до внедрения учетной системы
2. Оформить заявление о выдаче дубликата документа по полученному обращению от выпускника. Форма документа размещена в Каталоге УФД в разделе 11. Документы о квалификации. Обработать в учетной системе полученное из ЛКС обращение (при наличии).
3. Издать приказ о смене ФИО выпускника на основании заявления о смене ФИО и документов-оснований: новый паспорт, документ о смене ФИО (если дубликат выдается в связи со сменой ФИО). Если в учетной системе отсутствует выпускник, то необходимо создать физическое лицо, программу, учебный план, слушателя, технические приказы о зачислении, выпуске и др. За консультацией можно обратиться к курирующему сотруднику ОУ ДПО (Антонова Н.Е., Васильева И.Е., Клевцова Ю.А.). Формы документов размещены в Каталоге УФД в разделе 19. Иное
4. Дубликат документа распечатать на бланках НИУ ВШЭ, действующих до 01.02.2024 (бланк НИУ ВШЭ можно получить у сотрудника ОУ ДПО (Антонова Н.Е.), с использованием шаблона документа из АСАВ или обратиться к курирующему сотруднику ОУ ДПО (Антонова Н.Е., Васильева И.Е., Клевцова Ю.А.).
5. Подписать у уполномоченного должностного лица дубликат документа и проставить гербовую печать в Единой приемной НИУ ВШЭ. Для подписания документов директором по коммуникациям Лавровым А.С. передать документы курирующему сотруднику ОУ ДПО (Антонова Н.Е., Васильева И.Е., Клевцова Ю.А.).
6. Выдать дубликат документа выпускнику под роспись в Книге учета и регистрации документов об образовании или реестре, сформированном из учетной системы: ДПО – Выходные документы - Выходной документ ДПО – Еще – Вывести список – Выбрать колонки (например, Регистрационный номер, Слушатель, Серия, Номер, Начало обучения, Окончание обучения, Вид документа, Дубликат, Программа обучения, Дата, Ответственный). Для сохранения списка использовать кнопку
7. Направить сотруднику ОУ ДПО Слугину И.А. ( тел. 11076, islugin@hse.ru) для передачи информации о выданном дубликате документа в ФИС ФРДО данные выпускника: ФИО, программа, сроки обучения, реквизиты дубликата документа о квалификации и др.
Дополнительная информация
Условия получения дубликатов выходных документов
Дубликаты документа и приложения к нему установленного образца выдается:
- взамен утраченного документа (при условии наличия в НИУ ВШЭ всех необходимых сведений о прохождении обучения);
- взамен документа, содержащего ошибки, обнаруженные выпускником после его получения;
- лицу, изменившему свою фамилию (имя, отчество).
Сохранившийся подлинник документа и приложения к нему изымается и уничтожается (удаляется) в установленном порядке.
При утрате документов о квалификации, выданных до 01.09.2013, выдаются дубликаты документов на бланках НИУ ВШЭ образцы которых установлены с 01.09.2013.
Требования для печати выходных документов в типографии
- Дипломы и удостоверения необходимо печатать на мелованной бумаге, граммаж от 150 до 300г/м2 с использованием грильяжной сетки, которая отображается на выходных документах при печати.
- Дипломы и приложения к дипломам сохранить в отдельные файлы. Приложения к дипломам в файле сохранить в последовательности: 1 страница, 2 страница приложения одного выпускника, а далее 1 страница, 2 страница приложения следующего выпускника и т.д.
- Приложения к дипломам необходимо печатать с оборотом (используется двухсторонняя печать). Допускается использование мелованной бумаги, граммаж от 115 до 250г/м2. Оплата за бумагу и печать выходных документов взимается с подразделений в соответствии с оформленной заявкой.
- Для полного и корректного отображения информации при печати выходных документов в настройках печати указывается «подогнать под размер страницы», тогда при печати файл немного уменьшится, все будет пропечатано и по краям останутся белые полосы (мертвые поля при печати).
Подписание дубликатов документов о квалификации и об обучении
Дубликаты документов о квалификации, документов об обучении по ДОПВ и сертификатов (ИКУ) подписываются руководителем НИУ ВШЭ, имеющим соответствующие полномочия.
Сроки выдачи дубликатов выходных документов по ДОП
Дубликаты Выданного документа и (или) приложения к нему выдаются на основании личного заявления выпускника о выдаче дубликата документа о квалификации, документа об обучении не позднее 15 рабочих дней с момента подачи заявления.
Хранение выданных выходных документов
- Копии выданных дипломов о профессиональной переподготовке с приложениями хранятся в личном деле выпускника.
- Копии выданных удостоверений о повышении квалификации и документов об обучении хранятся в деле в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения НИУ ВШЭ.
- Заявление о выдаче дубликата Диплома и (или) приложения к нему и копии прилагаемых к заявлению документов (при наличии) хранятся в личном деле выпускника, заявление о выдаче дубликата Удостоверения, Свидетельства, Сертификата ДОПВ, Сертификата ИКУ и (или) приложения к ним и копии прилагаемых к заявлению документов (при наличии) − в деле в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения НИУ ВШЭ.
Оформление дубликатов выходных документов
При заполнении дубликата документа о квалификации, и приложений к ним, документов об обучении по ДОПВ, документов, подтверждающих оказание ИКУ, в левом верхнем углу бланка документа указывается слово «ДУБЛИКАТ».
Дубликату документа присваивается новый регистрационный номер.
Оформление справки об обучении и периоде обучения
2. Проверить информацию об обучающемся в учетной системе, необходимую для формирования справки об обучении и периоде обучения, и провести все ведомости с результатами его обучения. Обработать в учетной системе полученное из ЛКС обращение (при наличии).
3. Создать или дооформить автоматически созданную справку об обучении и периоде обучения в учетной системе согласно Инструкции (см. в Чек-листах).
4. Проверить справку об обучении и периоде обучения (период обучения, название программы, трудоемкость программы, перечень пройденных дисциплин (при наличии) и т.д.).
5. Напечатать справку об обучении и о периоде обучения на гербовом бланке с угловым расположением реквизитов НИУ ВШЭ с указанием в документе даты и номера справки из учетной системы.
6. Подписать справку об обучении и о периоде обучения у уполномоченного должностного лица.
7. Заверить справку об обучении и о периоде обучения гербовой печатью НИУ ВШЭ в Единой приемной НИУ ВШЭ.
8. Загрузить скан-копию справки об обучении и периоде обучения в карточку справки в учетной системе.
9. Выдать справку об обучении и о периоде обучения обучающемуся под роспись в Книге учета и регистрации или реестре, сформированном из учетной системы.
Дополнительная информация
Перечень выдаваемых документов по ДОП
1) Слушателям ДПП, успешно завершившим обучение и прошедшим итоговую аттестацию, выдается документ о квалификации установленного НИУ ВШЭ образца с приложением:
- удостоверение о повышении квалификации;
- диплом о профессиональной переподготовке и приложение к нему.
2) Лицам, освоившим программы ДОПВ выдаются документы об обучении установленного НИУ ВШЭ образца:
- свидетельство об обучении (предусмотрена итоговая аттестация);
- сертификат об обучении (не предусмотрена итоговая аттестация).
3) Лицам, прошедшим краткосрочное обучение (семинары, тренинги, мастер-классы, вебинары и т.д.) выдаются документы, подтверждающие оказание НИУ ВШЭ информационно-консультационных услуг:
- сертификаты участника семинара/ тренинга/ мастер-класса/ вебинара.
4) Лица, непрошедшие итоговую аттестацию или получившие на итоговой аттестации неудовлетворительные результаты, а также слушатели, освоившие часть ДПП и (или) отчисленные из НИУ ВШЭ получают справку об обучении или о периоде обучения установленного НИУ ВШЭ образца.
Подписание справки об обучении и периоде обучения
Справки об обучении и о периоде обучения подписываются руководителем структурного подразделения НИУ ВШЭ, имеющим соответствующие полномочия.
Сроки выдачи справки об обучении и периоде обучения
При досрочном прекращении образовательных отношений НИУ ВШЭ не позднее 3 рабочих дней после издания приказа об отчислении обучающегося из НИУ ВШЭ выдается (направляется) лицу, отчисленному из НИУ ВШЭ, справка об обучении или о периоде обучения по ДПП или ДОПВ в форме электронного документа и (или) электронного образа документа через учетную систему в личный кабинет слушателя или по корпоративной электронной почте.
Справка об обучении или о периоде обучения по ДПП или ДОПВ на бумажном носителе выдается после издания приказа об отчислении из НИУ ВШЭ в связи с досрочным завершением обучения не позднее 3 рабочих дней с даты подачи соответствующего заявления, если иное не указано в договоре об образовании.
Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.