Административное управление образовательными программами НИУ ВШЭ
Система учебных офисов
В НИУ ВШЭ система управления выстроена по образовательным программам (ОП), и для поддержки административного уровня управления реализуется система учебных офисов (УО), цель которой — комплексное сопровождение образовательного процесса по ОП. Студенты могут обращаться к сотрудникам учебного офиса со всеми возникающими в ходе обучения организационными вопросами.
Внутри системы УО существуют несколько категорий сотрудников: менеджер, администратор, специалист по учебно-методической работе, диспетчер — каждый из них отвечает за отдельные сферы сопровождения в зависимости от специфики структуры учебного офиса и сопровождаемых им ОП. Структура УО и число работников определяется деканом и согласовывается с проректором, который также является их работодателем.
Менеджер ОП – работник УО, который является фронт офисом ОП: координирует и осуществляет мониторинг деятельности всех участников реализации ОП, включая студентов и преподавателей, отвечает на их вопросы, разъясняет правила и общается с Академическим руководителем. Статус менеджера ОП может быть делегирован любому сотруднику УО или возложен временно.
Начальник УО — лицо, принимающее решения, распределяющее функционал между линейными сотрудниками и следящий за тем, чтобы все задачи и функции, возложенные на подразделение были исполнены. Начальниками считаются все руководители структуры учебного офиса (директора, начальники, руководители, заместители и менеджеры программ (по должности, не по статусу), поскольку в системе учебных офисов предполагается структурная и функциональная свобода.
Задачи учебных офисов не привязываются к конкретной должности, а распределяются внутри учебного офиса факультета:
● планирование, управление и поддержка образовательного процесса студентов ОП в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами НИУ ВШЭ;
● мониторинг уровня качества реализации ОП, реализуемых факультетом;
● участие в разборе обстоятельств, приведших к конфликту между участниками реализации ОП.
Все функции и обязанности сотрудников УО закреплены в Положении о системе учебных офисов, и а краткий перечень представлен ниже. Со стороны факультета может быть добавлен дополнительный функционал (при этом, центральный бюджет выделяется исключительно на исполнение перечисленного в Положении функционала).
Актуальные вакансии в Учебные офисы
-
Организация учебного процесса
– Формирование и обновление расписания (занятий, экзаменов, пересдач)
– Составление и корректировка индивидуальных учебных планов
– Поддержка выбора дисциплин и практик
– Ведение ведомостей, организация сдачи, пересдачи и апелляций
– Обеспечение проведения государственной итоговой аттестацииДокументальное сопровождение всех категорий студентов
– Оформление приказов (зачисление, перевод, отчисление и др.)
– Подготовка справок и документов (обучение, стипендии, дипломы)
– Ведение личных дел студентов, обновление данных в ЭИОС
– Оформление договоров, расчет стоимости, подготовка документов по оплате
– Сопровождение академической мобильности (учет, ИУП, приказы)
– Ведение визово-миграционного учетаИнформационная поддержка и коммуникация
– Обновление сайта программы, размещение актуальной информации
– Консультирование студентов и родителей
– Обработка обращений, претензий, подготовка отчетов
– Информирование о СОП, рейтингах преподавателей, конкурсах
– Ведение взаимодействия по вопросам оплаты, отчисления и возвращения к обучению
Оценка качества работы учебных офисов
Оценка качества кадрового состава – один из ключевых элементов уникальной внутренней системы оценки качества образования (ВСОКО). В частности, сотрудники учебных офисов оцениваются регулярно и в несколько этапов. Путь нового административного сотрудника в учебном офисе начинается с глубокой Входной оценки, включающей в себя: набор тестовых заданий, языковые тестирования, и несколько собеседований. Также возможны внеплановые оценки компетенций, которые проводятся при переводе сотрудника с одной должности на другую в учебном офисе.
Результаты оценки используются для установления и определения размера годового фонда оплаты труда (ФОТ) факультета, ознакомления с ними деканов факультетов и академических руководителей ОП, формирования плана развития профессиональных компетенций и плана повышения квалификации работников учебного офиса на следующий год. При этом если до 2022 года оплата труда работника зависела от его должности и личных показателей эффективности, то сегодня она зависит от ключевых показателей эффективности факультета и пула порученных работнику задач.
-
Текущая оценка
Последующая оценка качества административной работы состоит из Текущей оценки в течение года, включающей в себя оценку следующих компетенций:
– клиентоориентированность;
– знание нормативной базы (федеральной и локальной), а также корпоративной электронной информационно-образовательной среды НИУ ВШЭ (ЭИОС);
– качественное и своевременное выполнение ключевых бизнес-процессов согласно графику;
– качественная и эффективная организация образовательного процесса.Плановая оценка
Ежегодная Плановая оценка проводится с добровольным участием работников УО: участвуют те, кто претендует на получение стимулирующих выплат помимо гарантированной оплаты труда. В рамках индивидуальных или групповых мероприятий оцениваются следующие компетенции:
– знание нормативной базы (федеральной и локальной);
– владение корпоративной электронной информационно-образовательной средой НИУ ВШЭ (ЭИОС);
– знание и умение использовать английский язык в профессиональной деятельности*.*Только по предварительной заявке; при сдаче на необходимый результат работник освобождается от необходимости прохождения тестирования на следующие два календарных года
Интегральная оценка
В конце года по результатам Текущей и Плановой оценок формируется итоговый балл учебного офиса – Интегральная оценка. В зависимости от балла полученной интегральной оценки формируется фонд оплаты труда учебных офисов факультета (ФОТ). Объектом оценки является не отдельный сотрудник, а факультет — совокупно оцениваются все образовательные программы, с учетом уровней образования.
Прием сотрудников учебных офисов
Центр поддержки и мониторинга образовательных программ контролирует и другие кадровые вопросы, например, процессы поиска, отбора, найма и адаптации персонала в системе учебных офисов. Среди курируемых должностей администраторы, диспетчеры, специалисты по УМР, менеджеры образовательных программ, заместители и начальники учебных офисов.
И внешние, и внутренние кандидаты на все позиции в обязательном порядке проходят входные испытания. Первый этап – тестовое задание. У кандидата есть 3 дня на выполнение и возможность выбрать несколько из предложенных заданий, чтобы набрать проходной балл. В тестовое задание входят: задача в Excel на работу с данными, ответы на деловые письма на русском и английском языке, а также реальный рабочий кейс, требующий изучения локально-нормативных актов.
Второй этап – тестирования по русскому и английскому языку. Это заключительный этап отбора для кандидатов на позиции администраторов, диспетчеров и специалистов по УМР.
Для соискателей на позиции менеджеров образовательных программ, заместителей и начальников обязателен еще один этап – заключительное собеседование с руководителем Центра поддержки и мониторинга образовательных программ, которое позволяет еще раз убедиться, что кандидат справится с вызовами работы в учебном офисе. Для будущих сотрудников это возможность узнать все о системе учебных офисов, получить доступ ко всем необходимым для адаптации ресурсам.
Адаптация новых сотрудников учебных офисов
После приема на работу сотрудник получает welcome-письмо, в котором собрано все, что может понадобиться в начале пути: корпоративные системы, рассылки, справочники, локально-нормативные акты.
В первую очередь новым коллегам предлагается пройти Адаптационный курс. Материалы этого курса знакомят с основными правилами, при соблюдении которых деятельность в Университете будет находиться в рамках нормативного поля. Из курса можно узнать о структуре Университета, об особенностях организации учебного процесса, о доступных сервисах и внутриуниверситетских средствах коммуникации, которые полезны в работе. Закрепить полученные знания помогут вопросы для самопроверки и итоговое тестирование, прохождение которого является обязательным условием успешного завершения адаптационного периода.
С момента создания корпоративной почты коллеги подключаются к календарю жизни образовательной программы в Outlook. Календарь отражает даты начала и конца ключевых процессов, хранит ссылки на справочные материалы по каждому из них.
Поддержка сотрудников учебных офисов
Быстрой адаптации новых работников способствует посещение встреч Клуба любителей образовательных программ (КЛОП). Клуб был создан по многочисленным просьбам как пространство для обмена опытом и обсуждения актуальных вопросов в кругу сотрудников учебных офисов. Каждый сотрудник может принять участие в формировании программы клуба, выборе спикеров, тем и форматов для обсуждений. Встречи клуба проходят в третий вторник каждого месяца, очные встречи традиционно сопровождаются чаепитием.
Регламентирующие документы
Положение о факультете Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»
*Действие Положения не распространяется на филиалы НИУ ВШЭ. Филиалы НИУ ВШЭ на основании настоящего Положения разрабатывают и утверждают локальные нормативные акты, регулирующие функции по административному сопровождению ОП.
Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.