Коммуникация с контактом по электронной почте

Вы можете общаться с контактами по электронной почте как непосредственно из CRM-системы, так и не покидая почтовое приложение Outlook, при этом вся переписка к контактом будет сохраняться в CRM-системе.

Отправка писем из CRM-системы

Вы можете инициировать действие «Электронная почта» в меню «Маркетинг» CRM-системы, как показано на скриншотах ниже. Для этого в меню выберите раздел «Действия». Затем, перейдя в раздел действий, выберите новое действие «Электронная почта»:

В открывшемся окне появится привычный интерфейс почтового клиента: вы можете выбрать, кому отправить письмо из списка контактов, задать тему письма и его содержание, прикрепить к письму файлу (доступно после сохранения черновика письма).

Наведите курсор на нужное поле, чтобы получить подсказку по функционалу поля.

Если вы направляете однотипные сообщения нескольким контактам, вы можете воспользоваться функционалом шаблонов. Кнопка добавления шаблона доступна в меню сообщения электронной почты. Чтобы создать новый шаблон, выберите Параметры > Шаблоны > Шаблоны сообщений электронной почты. Подробнее о создании шаблонов писем читайте здесь. Подробнее о создании подписи под сообщениями читайте здесь.

Вы также можете отправить сообщение электронной почты непосредственно из карточки контакта. Для этого в карточке контакта перейдите во вкладку Действия и выберите там действие «Электронная почта»:

По нажатию откроется интерфейс почтового клиента и предзаполенным адресом получателя.

Интеграция CRM-системы и Outlook

На вашем рабочем месте должен быть установлен почтовый клиент Microsoft Outlook 365, чтобы вы могли воспользоваться преимуществами интеграции. Установить Outlook 365 можно, подав заявку через ЕЛК (Административные сервисы → Сервисы ИТ → Программное обеспечение). С вами свяжется сотрудник для установки необходимого программного обеспечения на ваш ПК.

Перед началом работы нужно подать заявку на активацию почтового ящика в CRM. Вам на почту придет уведомление о том, что администратор подключил ваш почтовый ящик к Dynamics 365. В панели инструментов Outlook должен будет появиться значок Dynamics 365.

Когда приложение App for Outlook установлено, вы можете использовать панель Dynamics 365 для связывания и отслеживания электронных писем и встреч Outlook с записями в CRM.

Все отслеживаемые письма (входящие и исходящие) в дальнейшем будут отображаться в разделе Сообщения электронной почты в общем меню вкладки Главная в CRM.

Откройте нужное сообщение в Outlook и активируйте панель Dynamics 365. Нажмите на три точки справа от надписи «Не отслеживается» с тем, чтобы активировать связь с CRM. Используйте «Отслеживать без установки "В отношении"» в Dynamics 365 App for Outlook, чтобы отслеживать сообщение электронной почты или встречу, не связывая их с определеннвм контактом в CRM. Вы можете выбрать «Установить значение поля "В отношении"», чтобы принудительно связать письмо с тем или иным контактом. После того, как вы включили отслеживание, электронное сообщение сохранится в карточке нужного контакта.

Вы также можете быстро добавлять информацию о новом контакте в Dynamics 365, используя адрес электронной почты клиента. Когда вы получаете или создаете сообщение электронной почты или встречу для нового клиента, используйте его адрес электронной почты, чтобы добавить его в качестве нового контакта. Подробнее читайте здесь.

Более подробно о приложении Dynamics 365 App for Outlook написано на сайте Microsoft.

Входящие письма

В зависимости от выбранного способа отслеживания входящее письмо отслеживается автоматически, либо необходимо выбрать эту функцию в письме вручную.

В правой части панели CRM вы можете просматривать необходимую информацию в карточке контакта. Данное письмо также отображается в карточке контакта в блоке Временная шкала. Открыть письмо можно, нажав на иконку Открыть запись.

Исходящие письма

При ответе либо при написании нового письма необходимо установить отслеживание письма в CRM. Отправленное письмо вы также сможете затем найти в блоке Временная шкала карточки контакта.