• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Порядок организации и проведения летней школы

Регламент работы по организации и проведению летних школ

Летняя школа (ЛШ) – краткосрочное научно-образовательное мероприятие, не входящее в РУПы образовательных программ. Участниками ЛШ могут стать студенты, магистранты, аспиранты и молодые ученые НИУ ВШЭ и любых других вузов. Программа ЛШ может включать в себя обсуждение заранее подготовленных работ участников или лекций приглашенных лекторов либо семинары и воркшопы. Преподавателями ЛШ могут выступать преподаватели ВШЭ, российских и зарубежных вузов.

Научная комиссия факультета – утвержденная приказом ректора группа сотрудников факультета, принимающая коллегиальное решение о распределении средств Фонда академического развития (ФАР), закрепленных за факультетом на текущий год.

Комиссия по летним школам – университетская комиссия под председательством первого проректора В.В. Радаева, координируемая заместителем первого проректора Е.А. Артюховой. Ежегодно коллегиально распределяет на летние школы средства ФАР, не переданные на факультеты.

Филиал – совокупность всех подразделений НИУ ВШЭ в кампусах Нижнего Новгорода, Перми и Санкт-Петербурге.

Менеджер летней школы – сотрудник, которого руководитель ЛШ назначает ответственным за координацию ЛШ и взаимодействие организаторов ЛШ с подразделениями НИУ ВШЭ и внешними подрядчиками. В частности, менеджер ЛШ оформляет все необходимые документы и следит за своевременной оплатой счетов и запуском приказов о доплатах/заключением договоров.

Конкурс заявок на проведение студенческих экспедиций «Открывая Россию заново» будет объявлен отдельно. Информация о студенческих экспедициях размещена на странице https://foi.hse.ru/openrussia

Этап 1. Подача электронной заявки на финансирование летней школы: до 15 января 

Информация о сроках подачи заявок направляется ответственному секретарю научной комиссии факультета или филиала либо руководителю самостоятельного научного структурного подразделения.

В заявке необходимо указать:

  • ФИО, должность, ученую степень, контактный телефон и e-mail руководителя ЛШ;
  • ФИО, контактные телефоны и e-mail контакты менеджера ЛШ (обязательно) и других организаторов ЛШ (по желанию);
  • структурное подразделение;
  • название ЛШ;
  • сроки и место проведения ЛШ (страна, город, адрес);
  • общую стоимость проведения ЛШ, размер софинансирования и запрашиваемую сумму;
  • количество участников (из них студентов, аспирантов, преподавателей, внешних участников, в т.ч. российских и зарубежных студентов и др. участников);
  • данные о запрашиваемых суммах по всем статьям расходов.

Заявки от структурных подразделений (в т. ч. ассоциированных) факультетов московского кампуса поступают на рассмотрение научных комиссий факультетов московского кампуса, заявки от остальных подразделений поступают на рассмотрение университетской Комиссии по летним школам (см. этап 4).

Этап 2. Рассмотрение заявок научной комиссией факультета московского кампуса: конец января - февраль

Заявки на финансирование летних школ, поданные от структурных подразделений (в т.ч. ассоциированных) факультета московского кампуса, поступают на рассмотрение научной комиссии факультета, которая распределяет средства из Фонда академического развития факультета, предназначенные для финансирования научных программ факультета.

Этап 3. Подача заявки на дополнительное финансирование ЛШ в Комиссию по летним школам: до 15 февраля

В случае если средств, выделенных научной комиссией факультета на проведение ЛШ, недостаточно, руководитель ЛШ вправе подать заявку на дополнительное финансирование в университетскую Комиссию по летним школам. Для этого необходимо направить от подразделения служебную записку на имя первого проректора В.В. Радаева по СДОУ.

 Служебная записка

Этап 4. Рассмотрение заявок Комиссией по летним школам: март

Виды заявок, рассматриваемые Комиссией по летним школам:

  • первичные заявки, поступившие от структурных подразделений НИУ ВШЭ, не относящихся к факультетам;
  • первичные заявки, поступившие от структурных подразделений филиалов;
  • заявки на дополнительное финансирование, поступившие от структурных подразделений факультетов московского кампуса НИУ ВШЭ и ассоциированных с ними подразделений.

Комиссия по летним школам распределяет средства, выделенные ей для финансирования ЛШ в текущем календарном году, и направляет руководителям ЛШ решение о полном или частичном выделении запрошенного финансирования, либо о невозможности поддержать заявку из средств университетской Комиссии по летним школам.

Средства, выделенные университетской Комиссией по летним школам на дополнительное финансирование летних школ факультетов московского кампуса, направляются в бюджет факультетов. Средства, выделенные на проведение летних школ филиалов, направляются в бюджеты филиалов. Средства, выделенные на проведение летних школ структурных подразделений, не относящихся к факультетам, закрепляются в центральном бюджете за этими летними школами.

Этап 5. Подача заявки в Управление закупок: в течение 10 дней после подтверждения решения о выделении финансирования

В случае если бюджет ЛШ из средств НИУ ВШЭ превышает 150 тысяч рублей, для проведения ЛШ, возможно, понадобится закупка услуг. Для консультации о целесообразности и порядке проведения закупочных процедур менеджер ЛШ должен направить директору по корпоративным закупкам и торгам Т.М. Обернибесовой (в копии начальнику Управления закупок О.А. Бабякиной) в электронном виде уточненную смету мероприятия с указанием сумм по статьям расходов, которые будут оплачены из средств НИУ ВШЭ. В письме обязательно указать контактный телефон, по которому Т.М. Обернибесова сообщит о времени встречи для согласования данной сметы/заявки.

Если закупочные процедуры необходимы, то менеджер ЛШ должен направить директору по корпоративным закупкам и торгам Т.М. Обернибесовой (в копии начальнику отдела аналитики и планирования закупок Управления закупок В.В. Неверову) служебную записку о внесении изменений в План закупки товаров, работ, услуг на текущий календарный год.

Конкурентные закупки и закупки у единственного поставщика

 Служебная записка о внесении изменений в план закупки 

 Уточненная сводная заявка 

Этап 6. Проведение закупок: не позднее, чем за 2 месяца до начала ЛШ

Менеджер ЛШ направляет в Управление закупок техническое задание (ТЗ). Управление закупок выделяет сотрудника, ответственного за определенную ЛШ, который взаимодействует с менеджером ЛШ и консультирует по вопросам заполнения документов для закупки. После корректировки ТЗ менеджер согласовывает ТЗ с Планово-финансовым управлением (М.В. Куликовой) и, в случае необходимости, с Дирекцией программы развития (И.Г. Карелиной). Закупочные процедуры осуществляются в соответствии с регламентами, утвержденными Дирекцией по корпоративным закупкам и торгам. 

 Формат технического задания (ТЗ)

 Служебная записка о проведении аукциона (котировки)

 Обоснование к ТЗ

 ТЗ на питание в Вороново

Этап 7. Создание сайта ЛШ на странице подразделения на портале НИУ ВШЭ: не позднее, чем за месяц до начала ЛШ

Для создания сайта ЛШ менеджер ЛШ должен направить на portal@hse.ru заявку, где будут указаны:

  • желаемый адрес сайта;
  • полное наименование ЛШ;
  • сроки ее проведения;
  • адрес места проведения;
  • краткое описание ЛШ (на главную страницу сайта);
  • контакты менеджера ЛШ;
  • Ф.И.О.сотрудника, ответственного за редактирование сайта ЛШ.

После того, как сотрудники портала создадут сайт и наполнят его первичной информацией, права на редактирование сайта будут переданы сотруднику подразделения, инициировавшего проведение ЛШ. С этого момента участие портала в ведении сайта ограничивается консультативной поддержкой. Инструкция по наполнению сайта мероприятия.

Этап 8. Размещение анонса о проведении ЛШ на сайте НИУ ВШЭ: не позднее, чем за неделю до начала ЛШ

Для публикации анонса на главной странице портала необходимо сначала разместить анонс на сайте подразделения, инициировавшего проведение ЛШ (обращаться к редактору своего подразделения), после чего отправить ссылку на свой анонс на portalnews@hse.ru

Заявка может представлять собой ссылку на анонс о проведении ЛШ, размещенный на сайте структурного подразделения, либо непосредственно на сайт ЛШ.

Обязательные требования к анонсам

Анонсы англоязычных мероприятий подразделения нужно размещать также и в английской версии сайта.

Инструкция по размещению анонсов

Этап 9. Организационные вопросы ЛШ: не позднее, чем за месяц до начала ЛШ

Для того чтобы забронировать нужную аудиторию, менеджеру ЛШ необходимо выбрать аудиторию из аудиторного фонда в соответствии с требованиями ДИТ.

Если менеджер ЛШ хочет заказать изготовление пакета презентационных материалов (ручки, блокноты, бейджи на ленте с логотипом ВШЭ, сумки и пр.), он должен обратиться в отдел корпоративного оформления. Канцелярскую продукцию можно заказать на складе НИУ ВШЭ. Тиражирование материалов и программы ЛШ осуществляет Типография НИУ ВШЭ. Расценки на тиражирование материалов опубликованы здесь. Напечатать настольные таблички, бейджи и указатели можно по шаблонам. Пластиковые настольные таблички можно взять в Управлении по организации конференций, предварительно согласовав с руководством Управления наличие достаточного количества свободных табличек на период проведения ЛШ. Бейджи на ленте заказываются в числе презентационных материалов. Размещение стоек для указателей согласуется с комендантом здания НИУ ВШЭ, в котором проводится ЛШ.

Для того чтобы заказать аудиозапись, видеосъёмку, оборудование для презентации, синхронный перевод или видеотрансляцию, необходимо подать заявку в ДИТ через систему BPM-Вышка.

Этап 10. Подготовка приказа об организации ЛШ: не позднее, чем за 1 неделю до проведения ЛШ

Менеджер ЛШ должен подготовить проект приказа об организации летней школы и запустить его в СДОУ. В лист согласования приказа необходимо поставить: Т.С. Болотову, секретаря научной комиссии факультета, М.В. Куликову, Н.В. Рябушкину, Л.М. Журавлеву. В лист рассылки необходимо поставить всех согласующих, а также Ю.В. Захарову и Е.А. Артюхову.

Образцы приказа и приложений к нему:

 Приказ

 Программа 

 Смета

 Список

Этап 11. Заказ пропусков в здания НИУ ВШЭ: не позднее, чем за день до начала ЛШ

Для того чтобы заказать пропуск в здание НИУ ВШЭ, менеджер ЛШ должен передать служебную записку, подписанную руководителем своего структурного подразделения, в дирекцию соответствующего АУК.

Этап 12. Оформление финансовых документов на выполнение работ и оказание услуг: в течение недели после окончания ЛШ

  • Передать на оплату счета, выставленные компанией-туроператором либо другой обеспечивающей проведение ЛШ организации.

 Инструкция по приему счетов чеков служеб записок к оплате

 Карточка сопровождения счета к оплате 

  • Подготовить и подписать договоры

Формы ГПД и актов на странице Правового управления 

  • Подготовить проекты приказов о начислении доплат организаторам и лекторам, запустить их в СДОУ. В лист согласования приказа надо поставить: Т.С. Болотову, секретаря научной комиссии факультета, М.В. Куликову, Н.В. Рябушкину, Л.В. Журавлеву. В лист рассылки необходимо поставить всех согласующих, а также Ю.В. Захарову, Е.А. Артюхову.

 Форма приказа о доплатах

Этап 13. Получение студентами итоговых документов об участии в ЛШ

По запросу студентов возможно оформление итоговых документов об участии в ЛШ.

 Оформление документов студентам по итогам участия в летних школах

 


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!